Creare un database con Access per utilizzarlo nella propria attività lavorativa può rivelarsi una soluzione economica e di estrema utilità ed efficienza. Tuttavia, condividere con colleghi o dipendenti un’applicazione generata con Microsoft Office non è cosa immediata: in teoria deve essere copiata e incollata su ogni macchina e in più richiede che sia pre-installato MS Office su ogni computer.
In questo tutorial vedremo come distribuire un database creato con Access, per utilizzarlo sul lavoro in qualunque ambiente, anche senza MS Access 2007: a titolo di esempio, vediamo come distribuire in maniera professionale un archivio di gestione magazzino.
A tale scopo faremo uso di due programmi gratuitamente scaricabili dal Web, “Access Developer Extensions” e “Access Runtime“. Il primo ci consentirà di creare una procedura di installazione della nostra applicazione, il secondo di eseguirla anche in quei computer privi di Microsoft Access2007. Il nostro database di esempio (GESTMAG.accdb) è costituito dalla tabella MAGAZZINO e dalla maschera MSK_MAGAZZINO:
Ovviamente ciascuno potrà sostituirlo con il proprio database Access 2007: tuttavia, fate in modo di creare una serie di maschere, pulsanti (ecc.) che vi consentano di gestire tutto il database senza il riquadro di spostamento, visto che questo non sarà disponibile una volta terminata la procedura di installazione, in un nuovo PC.
Download
Il primo passo sarà eseguire il download di Access Developer Extensions dal sito Microsoft (salviamo il file in una cartella locale senza eseguirlo) e poi il download di Access Runtime (sempre salvandolo sull’hard disk senza eseguirlo).
Pre-installazione
Eseguiamo Access Developer Extensions e installiamolo tramite la procedura di installazione guidata. L’unica informazione richiesta sarà il percorso di destinazione (normalmente la stessa cartella dove abbiamo installato Office). Al termine, l’unico cambiamento visibile sarà la voce “Developer” (prima non era presente) in fondo al Menù Office di Access 2007.
Creazione CD di installazione del database
A questo punto, passiamo a creare un CD di installazione del database: apriamo Access 2007 e facciamo click sul pulsante Office. Posizioniamo il puntatore del mouse sulla voce “Developer” e clicchiamo su “Pacchetto”: comparirà la creazione guidata pacchetti, che pian piano ci porterà a creare un vero e proprio CD di installazione, come quelli che utilizzano la maggior parte dei programmi in commercio.
Nella prima schermata indichiamo, in basso, la posizione dove verrà collocata la cartella con i file di installazione. Per comodità noi indichiamo il Desktop. Dopo aver cliccato “Avanti”, apparirà la seconda schermata, in cui dovremo riempire una serie di campi obbligatori contrassegnati da un apostrofo rosso.
“File da inserire nel pacchetto”: aiutandoci col pulsante “Sfoglia”, inseriamo il nome del file e il percorso del database di cui intendiamo creare i file di installazione. Noi utilizziamo GESTMAG.ACCDB
“Sottocartella di installazione”: indichiamo il nome della sottocartella dove verrà installato il database nel nuovo PC. Noi abbiamo scelto il nome TUTORIAL.
“Requisiti di preinstallazione”: qui scegliamo:
- se eseguire l’installazione senza Access Runtime, obbligando l’utente a installare preventivamente Access2007 per consentire di mandare in esecuzione il database;
- se deve essere l’utente, durante la procedura di installazione del database, a scegliere se utilizzare Access Runtime o meno, a seconda che in quel PC vi sia già Access 2007 o meno;
- se eseguire durante l’installazione del database anche l’installazione di Access Runtime senza chiedere nulla all’utente, indicando anche (aiutandosi con il pulsante “Sfoglia”) dove si trova Access Runtime (per il nostro tutorial abbiamo scelto la terza opzione, però anche la seconda potrebbe avere una sua validità visto che viene data la possibilità di scelta all’utente di utilizzo o meno del programma).
“Percorsi collegamenti”: scegliamo dove ritrovare l’icona di collegamento (Desktop e/o menù Start) e il nome del collegamento, ossia il nome da assegnare all’icona del database che comparirà appena terminata l’installazione nel nuovo PC (noi abbiamo scelto GESTMAG).
Dopo aver cliccato “Avanti” ci troveremo di fronte a una schermata in cui potremo indicare eventualmente file esterni al database. Saltiamo e, andando avanti la nuova schermata ci chiederà: nome prodotto (diamo il nome alla nostra applicazione, ciò che digitiamo comparirà durante l’installazione del database), titolo della caratteristica e descrizione della caratteristica (digitiamo informazioni sul database, che potranno essere visualizzate se l’utente sceglie l’installazione personalizzata. Nello spazio “Titolo” inseriamo quello del database visualizzabile eventualmente nelle proprietà del pacchetto di installazione.
Appena facciamo click sul pulsante OK ci viene chiesto se vogliamo salvare le impostazioni. In caso di risposta affermativa, avremo la possibilità di riprenderle i vari passaggi sopra-descritti in modo estremamente veloce. Nel nostro esempio invece, almeno per il momento, consigliamo di cliccare sul No.
Installazione database
Il risultato della procedura guidata è una cartella che contiene tre elementi: il file setup.exe, il file autorun.inf (per l’avvio automatico da CD) e una sottocartella. Quest’ultima conterrà sia il file di database sia tutti gli altri file aggiuntivi.
A questo punto possiamo copiare i nostri tre elementi su un CD vergine: inseriamo il Cd su un computer dove, possibilmente, non è stato installato Access 2007 (il Pc dell’utente che si accinge ad installare il database) e, se non parte da solo, eseguire il file setup.exe contenuto al suo interno, così da trovarci di fronte la schermata tipica di una installazione guidata. A questo punto basta cliccare laddove necessario e spostarsi col pulsante “Avanti” per completare la procedura.
Al termine troveremo l’icona identificativa del programma sia nel desktop che nel menù start, basterà aprirla per mandare in esecuzione il nostro Database.
