Un evento imprevisto e hai finito i biglietti da visita aziendali? Basta un software per impostare i biglietti e stamparli in tempi rapidi in ufficio. Vediamo cose usare Pimaco’s Assistant: con pochi clic consente di generare diversi tipi di biglietti utili anche per vari scopi logistici. Unico requisito, munirsi di carta pre-fustellata adatta (si risparmia il lavoro del ritaglio) o un taglierino per carta con grammatura di almeno 250 gr. Attraverso alcune funzionalità incluse, è possibile inserire codici a barre nelle etichette o generare contatori in modo da contrassegnare ciascun biglietto con un numero crescente.
Altra caratteristica è legata alla stampa unione: come vedremo, importando un file Excel con gli indirizzi è possibile generare automaticamente le corrispondenti etichette/biglietti da poter stampare e apporre sul materiale cartaceo da spedire. Insomma un software versatile da poter utilizzare in diverse occasioni.
Download, installazione e avvio
Per prima cosa effettuiamo il download del programma. Salviamo in una cartella sul nostro PC e in seguito lanciamo l’installazione vera e propria con un doppio clic sul file.
Al primo avvio del programma viene presentata la schermata new jobs che invita alla scelta del tipo di biglietto o etichetta da stampare: Sono disponibili 6 categorie, raggiungibili da altrettanti pulsanti: un clic su ciascuno consente una veloce panoramica su quel che è possibile ottenere dal software. Per ogni categoria, nella finestra sottostante sono elencate le varie tipologie con le misure di ciascun biglietto.
Misura biglietti
La misura di ciascun biglietto va scelta in base al tipo di carta che abbiamo a disposizione: se pre-fustellato siamo legati alla misura indicata sulla risma di fogli, per cui dovremo scegliere un tipo di biglietto la cui misura si avvicina il più possibile a quella indicata. Se è nostra intenzione stampare su fogli liberi, abbiamo maggiore libertà di scelta. Per il tutorial scegliamo il formato Personal Cards 7088 con un misura di 88.90 x 50,80 mm: lo troviamo all’interno della categoria “Expressions”.
Formato etichette
Effettuata la scelta del tipo di biglietto, sulla barra sinistra possiamo scegliere se realizzare biglietti tutti uguali, con “Create label sheet equal”: il software predisporrà un foglio A4 su cui andranno stampati 10 biglietti uguali a quello realizzato nell’editor. L’opzione “Create label sheet different” possiamo personalizzare ciascun biglietto con un contenuto diverso. Per i nostri scopi scegliamo la prima opzione.
Contenuto biglietti
Eseguite le impostazioni iniziali, è giunto il momento di inserire i contenuti del biglietto: il programma offre tutti gli strumenti utili per scegliere font, allineare il testo, inserire immagini, colorare sfondo e bordi, disegnare forme e linee e tanto altro ancora. Naturalmente, se abbiamo a disposizione un biglietto già pronto, potremo importarlo come immagine e posizionarlo in modo da occupare l’intero spazio.
In tal evenienza, occorre però ridimensionare il file sfruttando un software di fotoritocco modo che il biglietto abbia le stesse dimensioni di quelle impostate (nel nostro esempio 88.90 x 50,80 mm) ed una risoluzione di almeno 150 dpi o superiore. Fatto ciò, basterà premere il pulsante “insert Image” tracciare un riquadro che abbia le stesse dimensioni del biglietto e indicare il percorso dell’immagine.
Anteprima
Con un clic sul pulsante “Print preview” possiamo avere un’anteprima di stampa del foglio, in modo da poter eventualmente decidere se cambiare qualcosa prima della stampa definitiva. Per impostare i margini del foglio possiamo utilizzare il pulsante “Setup page margin”; dalla finestra visualizzata, basterà agire sui valori in modo da poter variare agevolmente la misura di ciascun margine.
Stampa unione
Pimaco’s Assistant consente anche la stampa unione, ciò significa che se occorre stampare i biglietti da visita per tutti i dipendenti, basterà importare un foglio Excel con i riferimenti a ciascun dipendente in modo che vengano automaticamente generati i biglietti corrispondenti. Per prima cosa predisponiamo la grafica del biglietto, per tale scopo possiamo utilizzare lo stesso sfondo del biglietto avendo cura di eliminare tutti i contenuti testuali. Fatto ciò predisponiamo il foglio Excel con i nominativi, basterà incolonnare i dati nella Colonna A.
Biglietti in serie
A questo punto facciamo clic sul pulsante “Import mailing” e tracciamo un riquadro nel punto preciso in cui vogliamo far apparire il nome della persona; in questo modo verrà inserito un campo unione sul quale verranno automaticamente inseriti i dati prelevati dal foglio Excel. Se proviamo a visualizzare l’anteprima di stampa possiamo dare uno sguardo al risultato.
Barcode
Con un clic sul pulsante “Insert Barcode” possiamo tracciare un’area in cui inserire un codice a barre; dalla finestra “Proprieties barcode” è possibile scegliere se il codice dovrà essere unico per tutte le etichette oppure sfruttare la stampa unione selezionando l’opzione “Mailing Sequence”; in tal caso nella casella “Choose field data” occorre scegliere il campo unione precedentemente creato, che sarà codificato. Nella stessa finestra è possibile scegliere il tipo di codice (Code 128, EAN-13 ecc.) le dimensioni, nonché la scelta se mostrare o meno un testo insieme al codice.
Numeri progressivi
Se per qualche ragione abbiamo la necessità di numerare le etichette/biglietti con un numero progressivo, attraverso il pulsante “Insert Counter” (icona con il simbolo #) possiamo inserire un campo ad auto incremento. La finestra Proprieties Counter consente di decidere il valore iniziale del conteggio ed il nome del campo.
Stampa
Per terminare il lavoro, è possibile passare direttamente alla stampa (pulsante “Print”) non prima però di aver salvato il file mediante il tasto Save Job (l’unica estensione possibile è .pds). Per poter esportare in PDF le pagine da stampare, possiamo far uso di una stampante virtuale come quella installata da PDF creator. In tal modo potremo salvare i fogli in formato PDF in modo da poterli inviare via email oppure stamparli in un secondo momento.
