Per rendere più completo un documento Word possiamo arricchirlo con fogli di calcolo, presentazioni multimediali, tabelle, grafici e tanto altro ancora.
Se li copiamo direttamente nel file Word, tali contenuti rimarranno tali e quali, e potranno essere aggiornati solo manualmente; se li colleghiamo con il documento Word, invece, sarà possibile aggiornarli continuamente – operando sul programma di partenza (Excel o PowerPoint) o viceversa – in quanto “allacciati” al file di origine.
Il collegamento dei documenti è consigliato quando si ha a che fare con file di grandi dimensioni o ripetutamente aggiornati. Naturalmente quando intendiamo trasferire un documento Word con diversi collegamenti su un altro supporto o inviarlo elettronicamente è necessario che siano inclusi tutti i file di origine affinché il lavoro possa essere visualizzato perfettamente e rispecchi il documento realizzato.
Copia di file
Per realizzare un file Word in cui inserire i dati di un foglio di calcolo apriamo entrambi i documenti. Se vogliamo eseguire una semolice copia selezioniamo nel foglio Excel le celle desiderate o addirittura l’intero foglio quindi facciamo la copia dei dati negli Appunti utilizzando il pulsante “Copia” della scheda Home o i tasti di scelta rapida [CTRL]+[C].
Nel file Word posizioniamo il cursore nel punto in cui intendiamo inserire i dati Excel e scegliamo la voce “Incolla speciale“, che si trova in “Appunti” della scheda Home sotto la freccia Incolla. Dalla finestra visualizzata selezioniamo: “Come” > “Foglio di lavoro Microsoft Office Excel Oggetto”: scegliamo “Incolla” e confermiamo su Ok.
A questo punto i contenuti Excel scelti sono stati incorporati come oggetto e, per apportare modifiche all’oggetto copiato in Word, basterà fare doppio clic sullo ed eseguire le variazioni manualmente, che ovviamente interesseranno solo il documento Word.
Collegamento foglio di calcolo
Se il nostro lavoro prevede l’inserimento di molti dati da aggiornare periodicamente, per avere sempre la situazione sottomano è meglio collegarli al file word. La procedura è simile a quella di copiatura: dalla finestra “Incolla Speciale” selezioniamo: “Come” > “Foglio di lavoro Microsoft Office Excel Oggetto“: scegliamo “Incolla Collegamento” e confermiamo su Ok.
Aggiornare file collegati
L’aggiornamento dei contenuti di due file collegati avviene in modo automatico: modificando uno, automaticamente si aggiorna anche l’altro.
In questo modo è possibile avere a disposizione in un unico documento Word tutte le informazioni utili al caso. In ogni momento, comunque, è possibile sospendere un collegamento ad un oggetto.
Ecco come fare: posizioniamoci sul logo Microsoft Office e selezioniamo “Prepara” > Modifica collegamenti a file > scegliamo il collegamento da disattivare > Interrompi collegamento.
Allo stesso modo, se decidiamo di aggiornare manualmente i dati selezioniamo il collegamento che si intende aggiornare manualmente da “Prepara” e quindi “Metodo di aggiornamento per il collegamento selezionato” e clic su “Manuale”.
