I “calcoli matematici” necessari alla realizzazione di una ricevuta fiscale sono molto semplici: è sufficiente moltiplicare le quantità acquistate di un certo prodotto o servizio per il prezzo unitario (al lordo di IVA) e, infine, sommare la colonna degli importi.
Tuttavia, esaminando meglio il documento che vogliamo creare ci accorgiamo che ci sono alcuni accorgimenti da adottare.
Se diamo per scontato che almeno l’intestazione della società e la struttura tabellare della ricevuta fiscale la ricaviamo da un file preesistente (con la procedura copia e incolla per i principianti o, meglio, con il salvataggio della cartella come modello), restano sempre da compilare, per ogni ricevuta fiscale, il dettaglio della parte tabellare (descrizione dei prodotti, dei prezzi unitari e delle quantità acquistate) ed elementi secondari (non da un punto di vista fiscale, ovviamente) quali il nome e gli estremi fiscali del cliente, la data del rilascio e il numero progressivo del documento fiscale.
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Ecco quindi come anche un modello apparentemente semplice da realizzare, se pensato in un’ottica di efficienza (ovvero, nello specifico, di tempo necessario per compilare una ricevuta fiscale), può presentare non pochi problemi.
Il modello proposto come esempio in questo tutorial riduce di molto i tempi di compilazione di una ricevuta fiscale in quanto consente di estrapolare le informazioni (nello specifico, la descrizione del prodotto e il prezzo unitario) da un “listino prezzi” costruito in un altro foglio di calcolo e di richiamarle all’interno della parte tabellare della ricevuta fiscale attraverso il solo inserimento di un codice univoco di riferimento (“codice prodotto”): digitando un numero compreso tra 100 e 109 (il codice prodotto utilizzato come riferimento) vedremo comparire, all’interno della ricevuta fiscale, sia la descrizione del prodotto sia il prezzo unitario.
Come costruire il modello proposto
Ma vediamo nel dettaglio come è stato costruito il modello e come, con qualche semplice accorgimento, è possibile personalizzare ed, eventualmente, “automatizzare” ulteriormente lo stesso.
Cominciamo ad analizzare il foglio2 della cartella di Excel, rinominato “ListinoPrezzi“.
Esso è composto da una tabella di tre colonne contenente, rispettivamente il codice-prodotto, la sua descrizione e il prezzo unitario.
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Da notare che il “Codice” può essere costituito anche da una combinazione alfa-numerica: così, ad esempio, il listino prezzi di un ristorante, potrebbe avere come codici dei prodotti A1, A2, … per indicare gli antipasti, P1, P2, … per indicare i primi piatti, S1, S2, … per indicare i secondi piatti e così via.
Per semplicità di esposizione, sono stati inseriti soltanto 10 prodotti e, pertanto, l’intervallo di riferimento che utilizzeremo nelle formule del foglio “RicevutaFiscale” sarà ListinoPrezzi!A1:C11.
Figura 1. Esempio di ricevuta
Soffermiamo ora la nostra attenzione sul foglio1, rinominato “RicevutaFiscale“, e sulle formule utilizzate per la sua realizzazione.
Figura 2. Sfruttare la funzione “SE”
Le celle dell’intervallo A11:B22 (ma anche quelle dell’intervallo C5:C8) sono delle celle di input e, pertanto, non sono interessate da alcuna formula.
Nella cella C11 è stata utilizzata la seguente formula:
=SE(A11=””;””;CERCA.VERT(A11;ListinoPrezzi!$A$1:$C$11;2;FALSO))
Attraverso le funzioni SE si chiede ad Excel di verificare (test) se la cella A11 è vuota (una cella vuota si indica digitando due volte le doppie virgolette: ” “) e, in caso affermativo, quindi se la condizione è vera, di restituire (nella cella C11 dove è contenuta la formula) una etichetta vuota (anche l’etichetta vuota si indica con doppie virgolette) altrimenti, se la condizione è falsa, di restituire il risultato della funzione CERCA.VERT.
Quest’ultima, a sua volta, ordina ad Excel di cercare il codice digitato nella cella A11, all’interno della prima colonna della tabella ListinoPrezzi (ListinoPrezzi!$A$1:$C$11) e di restituirci il valore presente nella stessa riga ma nella seconda colonna (l’argomento “indice” della funzione CERCA.VERT è pari a 2), ovvero la descrizione del prodotto.
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L’utilizzo di FALSO come ultimo argomento della funzione CERCA.VERT (“intervallo”) consente, nel caso in cui il “codice prodotto” digitato non fosse presente in archivio, di restituire il messaggio di errore #N/D! (il suo utilizzo è un utile accorgimento per evitare di fatturare al cliente un prodotto in sostituzione di un altro!).
La formula inserita nella cella D11, simile a quella appena esaminata, è la seguente:
=SE(A11="";0;CERCA.VERT(A11;ListinoPrezzi!$A$1:$C$11;3;FALSO))
Questa volta, sempre attraverso la funzione SE, si chiede ad Excel di testare se la cella A11 è vuota e, nel caso affermativo, di restituire (nella cella C11 dove è contenuta la formula) uno zero (0), altrimenti, ovvero se è stato digitato un codice prodotto in A11, di restituire, sempre dal foglio ListinoPrezzi, il valore inserito nella terza colonna (in questo caso l’argomento “indice” è uguale a 3) in corrispondenza del codice prodotto utilizzato, ovvero il prezzo unitario.
L’utilizzo dei riferimenti assoluti (ListinoPrezzi!$A$1:$C$11 e non ListinoPrezzi!A1:C11) nelle due formule appena esaminate, ha consentito di ricopiare queste ultime verso il basso fino alla riga 22 del prospetto senza doverle trascrivere nuovamente.
Nella cella E11 è stata inserita la formula =B11*D11 (Importo = Quantità * Prezzo unitario) ed è stata ricopiata verso il basso, sempre fino alla riga E22; infine, nella cella E23 è stata utilizzata la funzione =SOMMA(E11:E22) per calcolare il totale della ricevuta fiscale.
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Infine, per evitare di visualizzare gli zero nel prospetto, è stata tolta la spunta dall’opzione “Zeri” presente all’interno della scheda Visualizza della finestra Opzioni (a quest’ultima si accede attraverso il comando STRUMENTI/Opzioni).
Personalizzare il modello
Nel caso in cui il numero di prodotti sia superiore a 10 è sufficiente aggiungerli all’interno della tabella ListinoPrezzi, modificare l’intervallo di riferimento della funzione CERCA.VERT inserita nelle celle C11 e D11, e trascinare le nuove formule sempre fino alla riga 22.
Se abbiamo necessità di avere una ricevuta fiscale con più di dodici righe possiamo inserire nuove righe al suo interno e ricopiare nuovamente le formule della riga 12 trascinandole verso il basso (l’inserimento di righe all’interno della parte tabellare della ricevuta, consente l’aggiornamento automatico della funzione somma contenuta nella riga dei totali).
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Ovviamente, dovremo modificare alcuni parametri di formattazione e stampa per adattare il prospetto alle ricevute fiscali che si utilizzano in azienda ed ottenere così una stampa ordinata.
Il modello proposto può essere “automatizzato” completamente usando altri due accorgimenti: si potrebbe inserire nella cella C6 la funzione =OGGI() in maniera tale che venga trascritta (e aggiornata ad ogni riapertura del file) automaticamente anche la data; infine, si potrebbe costruire una macro che consenta di eseguire, in ordine, la stampa della ricevuta fiscale e lo svuotamento delle celle di input.
