Le tabelle pivot di Excel sono generalmente utilizzate per analizzare e elaborare dati, esponendoli secondo un’efficace modalità di presentazione e lettura. Il loro utilizzo semplifica inoltre la comparazione di determinati tipi e quantità di dati, oltre che la somma di una lunga lista di valori.
Il vantaggio sta nel fatto che i dati vengono trattati in modo dinamico e interattivo, con la possibilità di personalizzare l’interazione tra i dati scegliendo la modalità di confronto e cambiando di volta in volta l’ordine e la forma in cui elaborarli.
I dati di partenza sono gli stessi, ma possiamo generare modalità di calcolo e di relazione differenti: in tal modo, possiamo stabilire quale tipo di risultato mettere in risalto, e il tutto in una forma ordinata e di semplice utilizzo.
Passiamo al nostro esempio: un’azienda che si occupa di vendita al dettaglio. Costruiamo una tabella da quattro colonne: nome dei prodotti venduti, valore della vendita, cliente e mese in cui la vendita è avvenuta nel 2010.
Prepariamo il foglio di calcolo disponendo al suo interno i dati da elaborare; quindi i dati di origine sulla base dei quali sarà poi originata la tabella pivot. Il nostro scopo è ordinare i dati all’interno della tabella pivot in modo da visualizzare i dati di vendita a partire dal tipo di prodotto. Selezioniamo la scheda “Inserisci” e, nell’area “Tabelle”, facciamo clic sul comando “Tabella pivot”.
Inserire una tabella pivot
Seguiamo la procedura contenuta nella finestra di dialogo Crea tabella pivot. Nel campo “Seleziona tabella o intervallo” dobbiamo inserire le celle che devono essere prese in considerazione. Possiamo farlo utilizzando il mouse, in questo modo l’intervallo sarà aggiunto automaticamente nel campo. Ricordiamo di selezionare l’intera tabella contenente i dati di origine.
In basso, indichiamo dove vogliamo creare la tabella pivot. Quindi, nell’area “Specificare dove collocare il rapporto di tabella pivot” selezioniamo la voce “Nuovo foglio di calcolo” in modo da ottenere la tabella in un foglio diverso.
Rapporto di tabella pivot
Nel nuovo foglio creiamo il cosiddetto rapporto di tabella pivot, che per ora è ancora vuoto: tocca a noi definirne i parametri utilizzando gli elementi a disposizione nel riquadro “Elenco campi tabella pivot”.
Nel riquadro a destra selezioniamo con un segno di spunta i campi che vogliamo siano inseriti nel rapporto (anche tutti). I dati non vanno inseriti a caso. Attiviamo le caselle in un ordine preciso, per organizzarli in forma gerarchica: prodotti (livello principale), mesi, clienti e vendite (livelli nidificati secondari).
Nella tabella i dati sono disposti verticalmente. Inoltre, Excel aggiunge automaticamente una nuova riga denominata Totale complessivo, dove troviamo il valore della somma delle vendite dei prodotti.
Caratteristiche della tabella pivot
Esiste una grande elasticità nel personalizzare l’organizzazione dei dati nella tabella. Un ulteriore metodo per selezionarli è costituito dai filtri, la cui applicazione consente di mostrare in tabella solo quelli necessari o più importanti.
Per modificare le opzioni del filtro possiamo utilizzare farlo dal riquadro “Elenco campi tabella pivot” (trascinando i campi nelle aree in basso denominate Filtro rapporto, Etichette di colonna, Etichette di riga, Valori. Quando spuntiamo i campi vengono aggiunti automaticamente nella sezione Etichette di riga, mentre trascinando i campi nelle sezioni sottostanti possiamo assegnargli il ruolo che preferiamo); cliccando col tasto destro sul nome dei campi e scegliendo una delle varie opzioni disponibili nel menu.
Possiamo acnhe cliccare sul pulsante a discesa “Etichette di riga” nella tabella: nel suo elenco abbiamo a disposizione una serie di opzioni per l’ordinamento e altre funzioni relative al filtraggio dei dati.
Di default, la funzione che viene realizzata come calcolo nella tabella pivot è la somma. Tuttavia, possiamo modificare il calcolo in base alle nostre esigenze e al risultato che vogliamo ottenere. Nel riquadro “Elenco campi tabella pivot”, facciamo clic sul pulsante a discesa che si trova nella sezione Valori: ai apre un menu, dal cui interno facciamo clic sul comando “Impostazioni campo valore”. Nella omonima finestra di dialogo visualizziamo una serie di funzioni, delle quali sceglieremo quella che ci interessa (Media, Min, Max, Conteggio e altro ancora).
Se necessario possiamo rappresentare dati e risultati utilizzando grafici. Per inserirne uno nel foglio possiamo usare gli strumenti dell’area “Grafici” della scheda “Inserisci” o un grafico pivot dal menu del comando “Tabelle pivot” dell’area “Tabelle della scheda Inserisci”. La differenza è dche i grafici pivot sono più dinamici e interattivi e si costruiscono proprio sulla base di un rapporto di tabella pivot.
Novità della versione 2010
Descriviamo brevemente i principali miglioramenti e le integrazioni apportate alle tabelle pivot rispetto alla precedente versione di Office.
Creare un rapporto di tabella pivot è ora più semplice: basta selezionare la casella accanto ai campi da inserire, mentre nella versione Office 2007 era necessario trascinarli.
Il nuovo strumento di ricerca dati è facile e veloce, particolarmente utile quando sono molto numerosi. Facendo clic sul pulsante a discesa della prima cella della colonna (in questo caso Etichette di riga), lo strumento che ci serve a tale scopo è il campo “Cerca” che appare nel menu. Digitiamo una parola chiave e attendiamo di visualizzare i risultati in basso.
L’utilizzo filtri è migliorato: possono essere applicati utilizzando gli strumenti dello stesso menu di Etichette di riga. A disposizione, Filtri per etichette e Filtri per valori. I Filtri di dati hanno una duplice funzione: selezionare determinati tipi di dati e dare conto del filtro stesso perché un riquadro è sempre presente accanto alla tabella e ci permette di gestire il filtro direttamente.
Per inserire un filtro dati dobbiamo entrare nella scheda “Opzioni-Strumenti tabella pivot” e utilizzare il comando “Inserisci filtro dati” dell’area “Ordina e filtra”. Nella omonima finestra di dialogo, selezioniamo il campo o i campi cui vogliamo applicare il filtro e facciamo clic su OK: appare un riquadro accanto alla tabella pivot, nel quale sono contenuti i dati del campo selezionato (ad esempio, scegliendo il campo Clienti visualizziamo il nome dei clienti). Facciamo clic su una delle voci presenti: in questo modo, nella tabella visualizziamo solo i dati che sono stati filtrati sulla base della voce selezionata (quindi vediamo solo i dati relativi a quello specifico cliente).
Formattare i valori dei campi della tabella in base ad uno specifico formato: lo strumento che ce lo consente si trova nel menu accessibile da tasto destro del mouse sulla tabella pivot. Denominato “Mostra valori come”, ci mette a disposizione molti calcoli, alcuni dei quali nuovi (ad esempio % totale di riga, % totale di colonna).
La tabella può essere organizzata anche grazie etichette che raccolgono dati nidificati (lo dimostrano la presenza delle icone + e -). Ad esempio, l’etichetta Bottoni racchiude in livelli inferiori le vendite suddivise a loro volta in livelli sottostanti nei mesi di Gennaio e Marzo. Se volessimo migliorare questa organizzazione potremmo duplicare l ‘ etichetta e associarla ai dati sottostanti, in modo che su ogni riga compaiano le informazioni complete.
Infine, diamo uno sguardo alla possibilità di modifica delle opzioni della tabella. Facciamo clic col tasto destro sulla tabella e nell’elenco scegliamo “Opzioni tabella pivot”. Nella finestra di dialogo “Opzioni tabella pivot” possiamo modificare diversi parametri a cominciare dal nome da attribuire alla tabella. Una delle funzioni interessanti si trova nella scheda “Totali e filtri” da cui possiamo gestire i totali degli elementi filtrati all’interno della tabella e stabilire cosa devono mostrare i totali quando alcuni dati sono filtrati.
