Abbiamo visto, in alcuni dei precedenti tutorial, come attraverso le funzioni di ricerca (in particolare, la funzione CERCA.VERT) è possibile
estrapolare dei dati da un foglio di calcolo organizzato in database e creare prospetti quantitativi (ricevute fiscali, fatture, preventivi, etc.) di varia natura; abbiamo anche visto come gli stessi dati possono essere richiamati ed organizzati in Microsoft Word attraverso la procedura della “Stampa unione” per creare documenti personalizzati.
In questo tutorial trattiamo delle procedure e degli accorgimenti da adottare per gestire un database realizzato con il foglio di calcolo e delle principali operazioni (ordinamento e filtraggio dei dati) che consentono di estrapolare informazioni utili dallo stesso.
Per mettere in pratica quanto trattato in questo tutorial si consiglia di scaricare il database di esempio.
La struttura del database
Le regole da seguire per consentire ad Excel (ma anche a Microsoft Word e Microsoft Access in caso di importazione o collegamenti con il foglio di calcolo) di riconoscere una tabella come database sono le seguenti:
- è necessario creare un solo database per foglio di lavoro;
- è necessario lasciare almeno una riga e una colonna vuota tra il database ed eventuali altri dati presenti sul foglio di lavoro;
- non bisogna utilizzare una riga vuota per separare le intestazioni di colonna (campi) dalla prima riga di dati (record).
Inserire i dati
L’inserimento dei dati può avvenire digitando direttamente all’interno del foglio di calcolo oppure, in alternativa, attraverso la finestra Modulo. Per visualizzare quest’ultima è necessario posizionarsi in una cella qualsiasi della tabella e utilizzare il comando Modulo del menu Dati.
La finestra, il cui nome corrisponde a quello assegnato al foglio di calcolo, mostra nella parte sinistra i nomi di campo (le intestazioni della tabella) e il record selezionato (i dati di una riga della tabella), mentre, nella parte destra, separati da una barra di scorrimento che serve a visualizzare i record inseriti, una serie di pulsanti che consentono di eseguire le operazioni sul database.
Figura 1. Modulo di inserimento
L’utilizzo della finestra Modulo è particolarmente indicato per la ricerca (e la eventuale modifica) di alcuni record appartenenti al database (diversamente, per il semplice inserimento di nuovi record è consigliato utilizzare direttamente il foglio di calcolo).
Per una ricerca mirata si utilizza il pulsante Criteri, si digitano i “criteri” nei record del database (le caselle di testo vengono momentaneamente svuotate), quindi si scorrono i record che soddisfano i criteri assegnati attraverso i pulsanti Trova prec. e Trova succ. (nell’esempio riportato in figura, se si aziona il pulsante Criteri e si digita “MI” nel campo “Provincia”, attraverso i pulsanti Trova prec. e Trova succ. è possibile ricercare, ed eventualmente modificare, tutti i record appartenenti ai clienti della provincia di Milano.
Le operazioni sul database
Dopo aver creato un database è possibile “manipolarlo” per ottenere delle “informazioni” aggiuntive; le principali operazioni che possono essere compiute sul database sono l’ordinamento dei dati e il filtraggio dei record.
L’ordinamento dei dati
Il database può essere riorganizzato secondo vari criteri di ordinamento per ottenere facilmente informazioni importanti: ad esempio, da un database riepilogativo delle vendite dell’azienda, se ben strutturato, si possono ottenere informazioni circa il “mix di vendita”, i prodotti trainanti, i “mercati di sbocco”, i “canali di vendita”, etc.
I record del database possono essere organizzati in ordine alfabetico, numerico o cronologico; dopo essersi posizionati in una cella qualsiasi dell’elenco, attraverso il comando Ordina del menu Dati si accede alla finestra omonima dalla quale è possibile selezionare in base a quale colonna ordinare i dati (nella parte sinistra) e in quale ordine (nella parte destra).
Figura 4. Indicare un ordinamento
Se si indicano due criteri di ordinamento, i dati vengono ordinati anche in base al secondo criterio ma solo se esistono dati identici nella colonna indicata come primo riferimento; lo stesso principio viene utilizzato quando si indicano tre criteri di ordinamento. Nell’esempio in figura i record vengono ordinati prima per provincia in ordine crescente (dalla A alla Z) e successivamente, per fatturato in ordine decrescente (dal fatturato più alto a quello più basso); da notare che se si invertivano i criteri di ordinamento, l’ordinamento per provincia avrebbe “funzionato” soltanto a parità di fatturato (cosa molto improbabile!).
Se si intende ordinare un database attraverso un solo criterio è sufficiente posizionati su una delle celle della colonna che intendiamo utilizzare come riferimento e utilizzare i pulsanti “Ordinamento crescente” oppure “Ordinamento decrescente” presenti sulla barra degli strumenti Standard.
Quando si effettua l’ordinamento dei dati, è necessario utilizzare due accorgimenti:
- non bisogna mai selezionare alcune colonne o intervalli parziali del database prima di ordinare i dati e ciò in quanto verrebbero ordinati esclusivamente questi ultimi creando uno “sfasamento” del database (Excel, comunque, ci avvisa con una finestra di dialogo dell’anomalia riscontrata e del rischio che stiamo per correre!);
- se si intende “ripristinare” il database secondo l’ordine di inserimento dei singoli record è necessario utilizzare un campo (comunemente chiamato ID) nel quale andare ad inserire un numero progressivo per ogni record inserito: in questo modo, possiamo ripristinare il database riordinandolo in base a tale campo.
I filtri automatici
Quando si intende ricercare nel database un particolare “sottoinsieme” di dati è possibile utilizzare un “filtro” per estrapolare soltanto i record che contengono determinati valori o che soddisfano determinati criteri.
Per filtrare un elenco si utilizza il comando Filtro automatico disponibile all’interno del sottomenu Filtro del menu Dati; a lato dei campi compaiono delle frecce di selezione che consentono di scegliere, da un elenco a discesa, il criterio di filtraggio: tutte le righe del database che non contengono il valore selezionato vengono momentaneamente nascoste, mentre le frecce di selezione interessate all’operazione di filtraggio vengono evidenziate con colore differente.
Figura 5. Filtrare le righe
Nell’esempio in figura vengono filtrati dal database i Clienti della provincia di Lecco (LC).
Per ottenere informazioni più dettagliate, possono essere combinati diversi tipi di filtri, uno per ogni campo. Nell’elenco a discesa è possibile selezionare anche l’opzione Personalizza che consente di immettere, in una successiva finestra di dialogo, dei criteri di filtraggio personalizzati.
Supponiamo, per tornare all’esempio precedente, di voler filtrare i record relativi ai Clienti appartenenti alla provincia di Lecco verso i quali è stato fatturato della merce per un valore superiore a 50.000. In questo caso, dopo aver selezionato il campo Fatturato, si utilizza la voce Personalizzaetc. e si indica tale valore nella successiva finestra di dialogo.
L’applicazione di uno o più filtri automatici non preclude la possibilità di ordinare i dati “filtrati” per organizzare meglio le informazioni estraibili dal database (per tornare all’esempio, è possibile organizzare i dati filtrati in ordine decrescente di fatturato).
Per rimuovere un filtro è sufficiente selezionare la voce Tutto dall’elenco a discesa, mentre per rimuovere tutti i filtri assegnati si utilizza il comando Filtro del menu Dati e si elimina la spunta dalla voce Filtro automatico presente all’interno del sottomenu.
L’operazione di filtraggio dei dati, che si utilizza solitamente per visualizzare e stampare un “report” che soddisfa certi criteri (ad esempio, la stampa dei clienti morosi, dei dipendenti neo-assunti, etc.), può essere utilizzata anche per “duplicare” i dati su un altro foglio di calcolo e utilizzarli per scopi differenti: ad esempio, dopo aver filtrato i dati relativi agli agenti di vendita di una determinata zona, è possibile “incollarli” su un nuovo foglio di calcolo ed utilizzare questi ultimi per creare un grafico sulle vendite o per realizzare un prospetto di liquidazione dei compensi.
