Per la piccola impresa esiste una ricca varietà di software che agevolano il lavoro di gestione clienti e fatturazione, ma non tutti sono semplici o gratuiti. Una valida soluzione è Invoicex 1.7.7, gratuito e in lingua italiana: presenta funzionalità molto utili che vanno dalla gestione delle fatture all’archivio dei profili dei clienti, dall’organizzazione del magazzino all’amministrazione di documenti di vario tipo (vendite, ordini e così via).
Ne esistono diverse versioni. La versione Base è free, open source e con licenza GPL mentre quelle a pagamento sono: Professional, Professional Plus e Enterprise, e si differenziano tra loro perché presentano plug-in e servizi aggiuntivi specifici. Inoltre, per eventuali problemi includono la possibilità di ricevere assistenza email o telefonica, e garantiscono un buon funzionamento del software a livello professionale.
Download e istallazione
Si può scaricare il software dal sito del produttore, scegliendo la versione desiderata in base al sistema operativo (Windows, Linux e Mac). Salviamo sul PC il file eseguibile e avviamone l’installazione cliccandovi due volte e accettando i termini di licenza.
Selezioniamo i componenti che vogliamo installare (e cioè Invoicex) e facciamo clic su “Avanti”. Confermiamo o digitiamo il percorso di destinazione dell’installazione e facciamo clic su “Avanti”. Scegliamo di creare la cartella nel menu Start e, per terminare, facciamo clic su “Installa”.
Potrebbe apparire un avviso che ci informa che sarà installato nel nostro PC Java ver 1.5 qualora non fosse già presente. L’installazione è necessaria per far funzionare correttamente il software. Ritornati nella finestra “Installazione” di Invoicex, attendiamo qualche secondo affinché il processo si completi e, per concludere, facciamo clic su “Fine”.
*Seconda parte
Gestione del magazzino
Per poter organizzare il magazzino è necessario prima inserire gli articoli che lo costituiscono. Quindi, dal menu “Anagrafiche” scegliamo la voce “Anagrafica Articoli”. Nella finestra “Articoli” inseriamo tutte le informazioni e dati relativi agli articoli che vogliamo includere nel magazzino (codice, descrizione, peso e così via). Ogni volta che vogliamo inserire un articolo facciamo clic su “Nuovo”. Alla fine salviamo tutto.
Ora passiamo al magazzino. Facciamo clic sul comando “Magazzino” e poi su “Gestione Movimenti”. Nella finestra di dialogo “Movimenti magazzino”, selezioniamo man mano gli articoli che vogliamo collocare in magazzino. Scegliamoli nella lista adiacente al campo articolo. Inseriamo informazioni relative alla quantità, al lotto, alla casuale (carico o scarico magazzino?) e altro. Anche in questo caso inseriamo gli articoli in magazzino facendo clic su “Nuovo” e salviamo.
Dallo stesso menu del comando “Magazzino” è possibile calcolare le giacenze degli articoli e riportarle in Excel o stamparle. Facciamo clic, ad esempio, sulla voce “Giacenze”. Nella finestra di dialogo, basta scegliere una data e specificare alcune impostazioni legate ai prezzi. Lo stesso accade se utilizziamo i comandi “Giacenze per Matricole” e “Giacenze per Lotti”.
Inoltre, possiamo stampare i movimenti del magazzino con il comando “Stampa movimenti”. Dobbiamo scegliere il periodo di tempo da considerare e se inserire le casuali o le giacenze. Facendo clic su “Stampa e prepara email”, viene anche creato un file PDF con il prodotto selezionato, file che può essere inviato tramite email.
Ordini, fatture, DDT
Passiamo ai documenti che possiamo compilare. Per prima cosa, vediamo come funzionano gli ordini. Entriamo nel menu del comando “Gestione” e facciamo clic sulla voce “Gestione Ordini”, oppure facciamo clic direttamente sul comando ORDINI/PREVENTIVI della barra degli strumenti.
Nella finestra “Gestione ordini/preventivi”, facciamo clic su “Nuovo”. Si apre una seconda finestra denominata “Preventivo/Ordine”; al suo interno compiliamo la scheda con tutti i dati relativi a cliente destinatario, fattura da accompagnare, modalità di pagamento, stato del preventivo (in sospeso, accettato,in lavorazione, completato e così via). Possiamo inserire più ordini e preventivi, l’importante è che ci ricordiamo poi di salvare tutto.
I preventivi e gli ordini inseriti (che possono essere modificati in ogni momento) vengono raccolti nell’area elenco della finestra “Gestione ordini/preventivi”. Selezioniamo il preventivo che ci interessa e scegliamo una delle azioni possibili: convertirlo in PDF, creare a partire da esso una fattura o un DDT, modificarlo, eliminarlo, duplicarlo.
Possiamo gestire singolarmente i DDT e le fatture utilizzando gli appositi strumenti che troviamo nel menu del comando “Gestione”, e cioè “Gestione DDT” e “Gestione Fatture”. Prendiamo in considerazione la gestione delle fatture. Nella finestra “Gestione Fatture” visualizziamo l’elenco delle nostre fatture.
Selezioniamone una e compiamo una delle azioni in alto: modifichiamola, duplichiamola o convertiamola in una fattura accompagnata o in una fattura pro-forma. Se vogliamo inviarla tramite la posta elettronica, facciamo clic sul comando “Crea PDF per email”. In questo modo, verrà immediatamente generato un file PDF impaginato come una vera e propria fattura. Altri tipi di fattura (le cosiddette Fatture d’Acquisto) possono essere gestiti attraverso il menu “Gestione IVA”.
Operazioni di sicurezza
Non ci resta che dare un’occhiata all’aspetto legato alla sicurezza, che può essere gestito attraverso gli strumenti del menu “Utilità”.
Cominciamo col fare clic sul comando “Impostazioni”. Nella finestra che si apre visualizziamo tre schede. Nella scheda “Azienda” possiamo decidere quali elementi includere nella stampa (logo, tema grafico e molto altro). Nella scheda “Avanzate” possiamo decidere alcune informazioni relative alla connessione al database e i tipi di modelli da stampare a seconda del documento (per fatture, DDT, ordine). Nella scheda “Altro”, possiamo personalizzare altri elementi legati alla stampa.
Per salvare tutti i dati contenuti nel software possiamo creare delle copie. Nel menu del comando Utilità facciamo clic su “Copia di sicurezza”. Facciamo clic su “Si” per confermare la creazione della copia. Ha avvio un processo di backup che dura pochissimi secondi; facciamo clic su “Chiudi” per terminare. La copia viene salvata nella cartella backup del programma.
Creando i backup sarà possibile poi recuperare un database che risulta danneggiato. Facciamo clic sul menu “Utilità” e scegliamo “Recupero Database”. Nella finestra “Apri”, selezioniamo una delle copie che visualizziamo, magari la più recente, e poi facciamo clic su “Apri”.
Altri strumenti utili nel menu “Utilità” sono “Cambia password Database“, che ci consente appunto di modificare e inserire una nuova password, e “Controlla integrità dei dati” che esamina i contenuti verificando che non ci sia alcun danneggiamento.
Primo avvio di Invoicex 1.7.7
Apriamo il programma utilizzando il collegamento sul desktop o dal menu “Start”. Alla prima apertura, dobbiamo effettuare una scelta: vogliamo usare il software solo sul nostro pc o vogliamo in rete?
In questo secondo caso, dovremmo scegliere la voce “Usa Invoicex in rete” e specificare i dati del server esterno che contiene il database da usare.
In questo esempio selezioniamo la prima opzione e quindi facciamo clic sul comando “Usa Invoicex su questo computer” in modo tale che venga utilizzato un database sul nostro pc (un database locale). Per confermare la scelta facciamo clic su “Prosegui”.
Prima di procedere nell’utilizzo vero e proprio del programma, ci troviamo di fronte alla finestra “Dati azienda“. Al suo interno possiamo inserire partita IVA, sito web, email aziendale, indirizzo, fax e così via. Questi dati accompagneranno in seguito ogni fattura. Dopo aver riempito tutti i campi, facciamo clic su “Conferma”. Rispondiamo a seconda delle nostre esigenze alla domanda “Vuoi aggiungere questi dati sulle intestazioni dei documenti in stampa”? (Solitamente sì).
Segue la registrazione del programma: ci viene chiesto di inviare i nostri dati a Tnx snc (la società produttrice) per una valutazione statistica; possiamo scegliere se provare funzionalità aggiuntive che avranno validità di 30 giorni. In entrambi i casi possiamo accettare o meno, la scelta è personale.
L’interfaccia di Invoicex è molto semplice. Tutti gli strumenti che ci servono sono divisi tra la barra dei menu e la barra degli strumenti, che si presentano come comandi veloci che ritroviamo anche nei menu in alto.
Contatti, listini e agenti
La prima cosa da fare è inserire la lista dei nostri clienti. Nella barra degli strumenti facciamo clic sul comando “Anagrafiche” e nel menu scegliamo “Anagrafica Clienti”. Compiliamo la finestra di dialogo “Clienti/Fornitori” con tutte le informazioni necessarie. Dopo aver compilato le schede, facciamo clic su “Salva” in fondo alla finestra.
Per inserire un nuovo cliente facciamo clic sul comando “Nuovo” in alto e avremo a disposizione una nuova scheda da riempire. Nell’area elenco visualizziamo tutti i nostri contatti. Utilizzando gli appostiti strumenti in alto della finestra “Clienti/Fornitori”, possiamo cancellare un contatto (“Elimina”), passare da uno all’altro con le frecce di spostamento, stampare la lista oppure importare dati direttamente da Excel.
Per controllare lo stato di clienti e fornitori in relazione alle loro riscossioni e pagamenti, possiamo usare il comando “Situazione Clienti/Fornitori” che si trova nel menu del comando “Gestione” oppure facendo clic su Situazione CLIENTI/FORNITORI direttamente nella barra degli strumenti.
Allo stesso modo e dallo stesso menu del comando Anagrafiche, è possibile inserire dati relativi a banche, listini, pagamenti, codici IVA, conti correnti aziendali, vettori e a molto altro ancora. Ogni finestra ha i suoi strumenti specifici e richiede determinati tipi di informazione.
Prendiamo in considerazione, ad esempio, la necessità di inserire un listino. Facciamo clic su Anagrafiche e poi su “Anagrafica Listini”. È già presente un listino base ma creiamone un altro. Facciamo clic su Nuovo. Nella finestra “Anagrafica Listini”, compiliamo i vari campi inserendo codice, tipo, descrizione, percentuale e poi salviamo. Il nuovo listino è visibile nell’area elenco della finestra e, da adesso in avanti, può essere associato a un fornitore o a un cliente.
Se vogliamo aggiungere un agente, dobbiamo utilizzare invece il comando “Agenti” che si trova sulla barra dei menu. Nell’elenco del menu scegliamo “Anagrafica Agenti”. Si apre la finestra “Gestione Agenti” nella quale dover inserire i dati che definiscono l’agente, quindi nome, codice, indirizzo, commissione e altro.
Per controllare ogni agente, nel menu del comando Agenti, scegliamo la voce Situazione Agenti. Nella finestra di dialogo Situazioni Agenti, scegliamo il nome che ci interessa tra quelli presenti nella lista del campo Agente; indichiamo il periodo di tempo che ci interessa porre sotto controllo e, infine, scegliamo quali provvigioni vogliamo visualizzare (tutte, pagate, non pagate). Possiamo poi gestire le provvigioni attraverso gli strumenti in alto segnandole come pagate (Mostra come pagate) o non pagate (Mostra come NON pagate).
(*Fine prima parte)
