Quando è necessario scrivere una lettera commerciale con semplici prospetti quantitativi (si pensi, ad esempio, ad un preventivo per l’acquisto di alcuni prodotti mandato ad un cliente nel quale è necessario soltanto moltiplicare quantità per prezzo, fare i totali e calcolare il valore dell’IVA) è possibile utilizzare esclusivamente l’applicativo WRITER.
Questo modo di procedere ha il vantaggio di uniformare lo “stile” del documento senza necessità di formattazione aggiuntiva necessaria, ad esempio, quando si importa o si collega nel documento una tabella di CALC; inoltre, il file realizzato con il solo applicativo WRITER è più snello, è più facilmente gestibile nel caso di archiviazione dei documenti aziendali, ed è meno soggetto a “malfunzionamento” nel caso in cui si utilizzi una versione differente di OpenOffice.
Vediamo quindi quali sono le procedure e gli accorgimenti necessari per fare semplici calcoli in una tabella inserita in un documento di WRITER.
Come costruire le formule
Le formule possono contenere al loro interno numeri o valori inseriti in altre celle della tabella e, per la loro costruzione, si utilizzano gli stessi operatori aritmetici dell’applicativo CALC (ovvero ‘+’, ‘-‘, ‘*’, ‘/’, ‘^’, ‘%’).
Il riferimento ad una cella della tabelle viene indicato tra i segni minore e maggiore (‘<‘ e ‘>’), mentre le coordinate di cella sono date dalla lettera per le colonne e dal numero per le righe, come avviene esattamente all’interno di un foglio di calcolo: ad esempio, scrivere in una cella la formula
=<A1>*10%
equivale a moltiplicare la cella A1 (la prima cella in alto a sinistra della tabella) per 10 e a dividerla per 100 e, quindi, a calcolare il 10% del valore contenuto nella cella A1.
Come nella maggior parte dei fogli di calcolo (compreso CALC), il riferimento ad un intervallo di celle si indica inserendo i due punti (:) tra le coordinate superiore sinistra e inferiore destra e racchiudendo sempre l’argomento tra i segni di minore e maggiore: ad esempio, <A1:C4> è l’intervallo compreso tra le prime tre colonne e le prime quattro righe della tabella.
Se si antepone il segno di uguale (=) all’intervallo, WRITER esegue automaticamente la somma dei valori in esso contenuti.
Diversamente da CALC, WRITER non consente la copiatura di una formula tramite “trascinamento” e, pertanto, le formule devono essere inserite “manualmente” all’interno delle singole celle. Inoltre, poiché WRITER non aggiorna automaticamente i riferimenti di cella, si deve assolutamente evitare di modificare la struttura della tabella (inserimento di righe, unione di celle, eliminazione di colonne, ..) dopo l’inserimento delle formule (nel caso contrario, si dovrà procedere ad una “correzione” delle formule contenenti riferimenti a celle della tabella).
Un’altra differenza sostanziale rispetto all’applicativo CALC risiede nel fatto che il riferimento di cella muta se due o più celle vengono unite: ad esempio, se si uniscono le prime tre celle della prima riga, la cella D1 verrà considerata da WRITER come B1 (per superare questo “inconveniente” risulta, ancora una volta, indispensabile costruire prima la struttura tabellare e successivamente inserire le formule nelle celle).
Come inserire una formula
Per inserire una formula in una cella è sufficiente selezionare quest’ultima, utilizzare il comando “Formule” disponibile all’interno del menu “Tabella” (o, in alternativa, premere il tasto funzione F2) e digitare il calcolo nella “barra della formula” che appare a video (per facilitare l’inserimento di una formula, quando si fa uso di riferimenti ad altre celle è sufficiente selezionare queste ultime con il mouse ed inserire da tastiera soltanto gli operatori aritmetici); terminato l’inserimento si conferma sul pulsante “Applica” presente su quest’ultima o, in alternativa, si utilizza il tasto INVIO.
Figura 1. La barra della formula
Sebbene WRITER riconosca un numero e lo utilizzi correttamente nelle formule anche se digitato normalmente in una cella, è buona regola trascriverlo anche attraverso la barra della formula (per rapidità è sufficiente premere il tasto funzione F2, digitare il numero e premere INVIO) e ciò in quanto evita, come vedremo, alcuni “problemi di formattazione”.
Un esempio di tabella quantitativa
Facciamo un esempio per comprendere meglio la modalità di costruzione delle formule. Supponiamo di dover realizzare con WRITER una lettera commerciale che includa, al suo interno, un preventivo per l’acquisto di alcuni prodotti.
Figura 2. Parte tabulare della lettera
Nella cella D2 dobbiamo calcolare l’importo (quantità * prezzo) relativo al primo prodotto; inseriremo, pertanto, la formula =<B2>*<C2>; allo stesso modo, nella cella D3 utilizzeremo la formula =<B3>*<C3> in D4 la formula =<B4>*<C4> (questa prima parte del prospetto, che per semplicità espositiva è composto da sole tre righe, deve essere costruito in base alle reali esigenze dell’azienda).
Avendo unito le celle dell’intervallo per l’inserimento dell’etichetta “Totale Imponibile”, la cella originaria D5 sarà convertita da WRITER nella cella B5; pertanto, in B5 scriveremo, per calcolare il totale imponibile la formula =<D2>+<D3>+<D4> oppure, semplicemente, la formula =<D2:D4> lasciando a WRITER il compito (almeno questo!) di eseguire la somma dei valori.
Nella cella B6 (e non D6, in quanto abbiamo unito le celle alla sua sinistra!) calcoliamo il valore dell’IVA utilizzando la formula =<B5>*20% (oppure la formula =<B5>*20/100); nella cella B7 calcoliamo, infine, il totale del preventivo sommando il totale degli importi e l’IVA; pertanto scriveremo =<B5>+<B6> (oppure, sfruttando la somma automatica degli intervalli, =<B5:B6>).
La formattazione delle celle
Dopo l’inserimento delle formule si rende spesso necessario assegnare un formato numerico appropriato alle celle interessate, ma anche ad altre celle della tabella contenenti esclusivamente dei numeri (nell’esempio proposto possiamo assegnare il formato Valuta alle colonne “Prezzo u.” e “Importo”, e il formato Numerico con i separatori delle migliaia per la colonna “Quantità”).
Per farlo selezioniamo una cella o un intervallo ed utilizziamo la voce di menu TABELLA>Formato numerico o il menu di scelta rapida. Nella finestra che appare selezioniamo il formato desiderato ed eventuali opzioni aggiuntive.
Figura 3. Selezionare il formato
L’inserimento e la modifica dei dati
Quando si assegna un formato numerico ad una cella di una tabella, occorre tenere in considerazione che esso viene associato non alla cella ma al suo “contenuto”: pertanto, se si digita un nuovo numero nella cella senza utilizzare la barra della formula, WRITER interpreta l’operazione come nuovo inserimento (e non come modifica del contenuto della cella) e, di conseguenza, rimuove automaticamente la formattazione assegnata in precedenza alla cella.
Per tornare al nostro esempio, se si intende riutilizzare il prospetto per un nuovo preventivo e conservare la formattazione assegnata, sarà necessario utilizzare la barra della formula per “modificare” le quantità e i prezzi relativi ai nuovi prodotti inseriti.
La struttura del documento
In una tabella possono essere create anche formule più complesse che utilizzano funzioni o che fanno riferimento a celle contenute in altre tabelle del documento; piuttosto che approfondire tali argomenti (magari, ci torneremo in un altro articolo), soffermiamo la nostra attenzione, per concludere, sugli accorgimenti da adottare per “ottimizzare” questa procedura.
Poiché, come abbiamo visto, la realizzazione di prospetti quantitativi con WRITER non è molto “flessibile” come in un foglio di calcolo, possiamo, dopo aver creato la lettera tipo e la tabella quantitativa (priva di dati di input), salvare il documento come modello ed utilizzare un nuovo documento basato sul modello per inserire i dati mancanti e compilare, attraverso l’utilizzo della barra della formula, la parte tabellare.
