Con Google Docs vediamo come creare moduli (form), utili a raccogliere pareri e informazioni su un determinato argomento. La facilità di creazione è tale da permettere in poco tempo – e in modo abbastanza intuitivo – lo sviluppo completo della vostra idea progettuale (sondaggi, ecc.), da poter anche condividere online.
Per accedere alle funzionalità della piattaforma è necessario per prima cosa un account Google. Chi non ne è dotato può crearne uno a questo indirizzo. Poi, si può passare alla homepage del prodotto.
Al primo accesso l’interfaccia di Google Docs potrebbe presentarsi in lingua inglese, per modificarla basta su “Settings” (in alto a destra), selezionare l’opzione “Documents Settings” e dalla schermata con le impostazioni scegliere come lingua “Italiano”, cliccando infine su “Save” e su “Back to Google Docs” per terminare la configurazione.
Cominciamo la creazione del nostro modulo. In alto a sinistra andiamo su “Crea nuovo” e scorriamo il menu a tendina fino a “Modulo“. Apparirà la schermata con il tema predefinito (che potrete cambiare cliccando su “tema” e scegliendo tra i circa 70 disponibili e di diversa natura).
Questo è il vostro “centro di comando“, con in basso il link che vi servirà poi per distribuire su Web e condividere il modulo.
Non fatevi ingannare: nonostante il modulo sempbri apparentemente spoglio, possiede elevate capacità di personalizzazione. Si parte dal titolo (con possibilità di aggiungere una descrizione del prodotto, servizio o ricerca), per aggiungere man mano tutti gli elementi necessari.
Cliccando in alto a sinistra su “Aggiungi elemento“, vi si aprirà un menu a tendina che permetterà diverse scelte: testo, testo del paragrafo, scelta multipla, caselle di controllo, scegli da elenco, ridimensiona e griglia, oltre che intestazione sezione ed interruzione pagina.
Ognuno degli elementi si può aggiungere direttamente nelle caselle di creazione, senza passare per il comando Aggiungi Elemento. Analizziamoli uno per uno.
Il campo Testo è l’elemento base per la creazione di moduli. Scorrendo col mouse sull’area evidenziata da “domanda senza titolo” vi apparirà una finestra di modifica composta da 3 elementi supplementari: una matita per l’inserimento e la compilazione di domande; un’icona per la duplicazione dell ‘ elemento (quindi per creare rapidamente altre domande); un’altra icona per l’eliminazione degli elementi.
Questa opzione permette agli utenti di scrivere nel campo di risposta un breve testo libero (nome o email), in risposta a quanto chiesto.
La domanda può essere resa anche obbligatoria spuntando l’apposita casella. Inoltre, la tecnologia Ajax con il quale Google Docs è sviluppato permette il “drag and drop” ( seleziona e trascina) facilmente, permettendo ad esempio il cambio di posizione.
Il secondo elemento è il “testo paragrafo“, che permette di inserire un testo più lungo nella casella (ad esempio la descrizione o l’opinione di un prodotto o servizio).
Terza opzione è la “scelta multipla“, che permette di selezionare una sola opzione tra le presenti. Le varie caselle possono essere aggiunte cliccando nella casella sottostante o eliminate rapidamente cliccando sulla X di fianco.
Con il testo “aggiungi altro” si aggiunge una casella di opzione supplementare che permette di indicare una risposta generica.
È presente anche l’opzione “vai alla pagina in base alla risposta“, che funziona in caso di moduli con più pagine (che si potranno aggiungere selezionando dal menu in alto la voce “interruzione pagina”).
Analoga al precedente comando la funzione è la funzione “caselle di controllo“.
La differenza sta nella possibilità di selezione multipla. Più familiare invece la funzione “scegli da elenco”, che permette di selezionare la risposta desiderata da menu a tendina.
Arriviamo così alla penultima opzione per la creazione dei nostri moduli in Google Docs, ovvero “Ridimensiona”, utile per creare diversi tipi di domande (come gli indici di gradimento): permette di aggiungere fino a 10 opzioni numeriche (0-10) con possibilità di essere accompagnate in modo facoltativo da due etichette testuali.
Funzione simile presenta anche l’ultimo strumento, la “Griglia”, che serve a creare valutazioni (o altro in base alle esigenze o creatività) all’interno del modulo.
Si crea la domanda compilando il campo apposito, attraverso “etichetta riga” si aggiunge il testo dell’elemento che riceverà la valutazione, e attraverso “etichetta colonna” si immette il valore o il giudizio.
Per tutte le azioni, cliccando sul link nel box nero in basso avrete un’anteprima del vostro lavoro. Fatto questo, cliccate su “Salva” (anche durante il lavoro) per memorizzare all’interno di Google Docs il vostro modulo e completare il lavoro.
I punti di forza – oltre che la comodità – di un’applicazione web per lavorare sono molteplici: qualità e facilità d’uso; accesso da qualsiasi pc connesso a internet; tutte le funzioni principali dei prodotti desktop; semplicità di implementazione e condivisione.
Di fatto, è possibile creare un iframe da incorporare nei siti web. Basta andare in alto a destra, cliccare su altre azioni > incorpora: apparirà la finestra da cui copiare ed incollare il codice nel vostro sito (ovviamente potendo apportare le modifiche desiderate).
La condivisione può avvenire in diversi modi: inviando un link via mail o IM, invitando utenti e condividendo cartelle o files singoli, inviando il file come allegato email. Può essere Front-End e Back-End.
La condivisione Front-End permette agli utenti di visualizzare e compilare il modulo finito: si può spedire il modulo per posta elettronica tramite comando “invia il modulo tramite email” in alto (è possibile anche includerlo nel corpo della mail); si può copiare e incollare il codice del box nero nel vostro sito web o blog.
La condivisione in Back-end permette (accedendo nel vostro account) di fare lo share del file sorgente (il foglio di lavoro vero e proprio) tramite IM o email (assegnando diversi permessi), consentire l’accesso alla vostra cartella da parte di uno o più utenti tramite invito o inviare il documento come allegato.
Successivamente, il file può essere anche esportato come documento MS Excel, Open-Office o PDF.
