La maggior parte dei servizi alle aziende, con l’affermazione della banda larga, viene oggi proposta come web service, accessibile da qualunque postazione Anche i software di fatturazione sono stati lentamente soppiantati da servizi online, come Zoho Invoice. Una soluzione analoga è Billing Manager, gratuito e accessibile via browser preferibilmente con connessione veloce.
Il servizio è in inglese e richiede la registrazione di un account gratuito: indirizzo email, password e nome della società o ditta individuale. Dopo il login, si accede alle funzionalità di fatturazione.
Innanzitutto entriamo nella sezione “Settings” per impostare i dati della nostra impresa: ragione sociale, indirizzo email, sede legale, numeri di telefono e fax. Essendo il servizio internazionale, ci viene chiesto di settare obbligatoriamente la “time zone”, scegliendola dalla casella a cascata. Altrettanto obbligatorio è scegliere l’unità monetaria di fatturazione (tutti i campi che non si possono omettere sono contrassegnati con l’asterisco).
Una nota importante: è bene utilizzare uno dei campi indirizzo del proprio profilo per inserire Partita IVA o Codice Fiscale perché non è previsto un campo apposito. Nella stessa sezione, spostandosi fra le tab, si può:
- aggiungere un logo;
- selezionare la modalità di pagamento a scelta fra: Due on Receipt, Due on Date Specified, Net 10, Net 15, Net 30, Net 45, Net 60;
- indicare il numero di fattura dal cui iniziare a fatturare;
- impostare il layout da usare, scegliendone uno dal menu a discesa;
- optare per il formato PDF per gli allegati;
- digitare di un messaggio standard da allegare alla fattura;
- settare i metodi di pagamento, inclusa la carta di credito e qualche servizio aggiuntivo (che richiede un abbonamento).
Per creare la prima fattura basta un clic sul pulsante “Create an Invoice”. Poiché abbiamo completato linserimento dei dati personali, molti dei campi della fattura sono già compilati: possiamo però modificare numero e data di fattura ed eventualmente anche modalità di pagamento e layout, rispetto a quanto scelto in precedenza.
La parte da compilare è quella relativa all’intestatario della fattura: possiamo optare per una compilazione manuale o per import dati da file CSV. Se il cliente viene salvato nei contatti, successivamente si potrà attingere dal contact book per riprenderne i dati.
A seguire abbiamo i campi relativi alle voci o articoli da fatturare: un rigo per la descrizione breve, uno spazio per il prezzo e per l’unità di misura (ora, giorno, ecc. a scelta dalla casella a cascata), uno per la quantità e un rigo per la descrizione estesa.
Se l’articolo o voce è tassata, per esempio con ritenuta d’acconto o IVA, bisogna flaggare l’opzione “Taxable” per collassare i campi e aprire il box ove inserire l’importo della ritenuta o dell’IVA facendo attenzione a mettere il segno “-” prima della percentuale se si tratta di ritenuta, affinché venga sottratta dal totale e non aggiunta, come nel caso dell’IVA.
Se inviamo la fattura con email, possiamo allegare anche un file di rendicontazione o altro, cliccando su “click to attach a file” e selezionandolo dal proprio PC.
Disponibile in calce al modulo vi è anche un campo per le note aggiuntive che si vogliono far comparire in fattura: qui si può scrivere la dicitura richiesta per legge ai contribuenti minimi.
Una volta effettuato il salvataggio della fattura, essa viene registrata nell’elenco fatture, che può essere anche filtrato per data al fine di trovare più velocemente le fatture che ci interessano.
Prima di stampare la fattura, possiamo fare un’anteprima cliccando su “Preview” in basso alla pagina: in questa finestra possiamo impostare la fattura come non pagata (“File as Unpaid”) e tenere traccia di questa situazione, giacché le fatture non pagate vengono archiviate nell’apposita sezione “Unpaid Invoice”.
Questa finestra è particolarmente utile perché consente una serie di operazioni, senza dover entrare nella fattura, il cui totale è immediatamente visibile, insieme alla scadenza di pagamento. Da qui possiamo editare la fattura, registrarne il pagamento, stamparla, cestinarla o inviare al destinatario un sollecito di pagamento.
Se clicchiamo su “Record a Payment”, si aprirà una nuova finestra:
Qui indichiamo il mezzo con cui abbiamo ricevuto il pagamento da parte del cliente, l’ammontare (se diverso dal totale della fattura), un promemoria e la data di ricevimento. Se vogliamo informare il cliente del ricevuto pagamento, basta spuntare l ‘ opzione “Send a receipt to ”.
A questo punto, andiamo nella sezione “Payment & Sales Tax” per vedere tutti i pagamenti ricevuti a fronte dei totali fattura.
Il servizio Billing Manager offre anche la possibilità di impostare una sola volta le voci da fatturare, se per esempio si tratta di addebitare al cliente periodicamente la stessa spesa: clicchiamo sul link “Products & Service”, quindi su “Create a Product or Service”; in questo modo, alla prossima fatturazione, basterà richiamare la voce e il relativo importo.
La stessa logica è alla base delle fatture periodiche (“Recurring Invoice”): si creano una sola volta e vengono inviate con la cadenza desiderata: ogni settimana, ogni quindici giorni, ogni mese, o al giorno del mese desiderato.
Prima di usare il servizio, come tutte le web application, è sempre bene leggere i termini e le condizioni d’uso. Inoltre, alcuni tool di Billing Manager sono a pagamento, quindi prima di utilizzarli si consulti la documentazione online.
