EssentialPIM Free 3.5 è un ottimo personal information manager, una vera e propria agenda elettronica dall’enorme praticità. Il suo utilizzo ci consente di organizzare e programmare al meglio le nostre giornate lavorative e non solo. Il vantaggio di questo software è determinato da tre caratteristiche principali:
- ricopre più funzioni contemporaneamente: non solo permette di pianificare impegni ed eventi all’interno di un calendario, ma funge anche da rubrica, da block-notes e da client di posta.
- presenta più versioni e ognuno di noi può scegliere quella che preferisce o quella di cui necessita. Nel tutorial viene presentata la versione Free, ma esiste anche una versione Pro (a pagamento e con molte più funzionalità) e una versione portatile da trasportare, ad esempio, su un dispositivo USB (particolarmente utile per quanti viaggiano e non hanno sempre il proprio PC a portata di mano);
- è molto semplice da usare perché la struttura del programma non è complessa, perché sono presenti strumenti noti, ma anche grazie alla presenza della traduzione italiana.
EssentialPIM mostra la propria efficacia anche sul profilo della sicurezza. I suoi database, infatti, sono cifrati con AES (Advanced Encryption Standard), uno dei più potenti algoritmi, e la protezione dei dati può essere assicurata anche con l’impostazione di una password. Infine, è possibile importare dati da Microsoft Outlook e da altri programmi, ma anche esportarli in Outlook o in altri formati. Non ci resta che vedere come funziona.
Download e installazione
La prima cosa da fare è scaricare il software, direttamente dal sito del produttore. Salviamo il file eseguibile e avviamo con due clic la procedura guidata di installazione durante la quale dobbiamo accettare i termini del contratto e stabilire un percorso di destinazione. Alla prima apertura, ci verrà chiesto di scegliere la lingua con cui vogliamo usare il programma: non è, quindi, necessario inserire nessun ulteriore file per la traduzione in italiano.
*Seconda parte
Creare compiti
Selezioniamo la categoria “Compiti”. Per creare una nuova attività, selezioniamo il menu “Azioni” e facciamo clic sul comando “Nuovo compito”. La finestra di dialogo “Info compito” ha la stessa struttura di “Informazioni evento”. Quindi, inseriamo il nome dell’attività, se necessario l’ubicazione, un intervallo di tempo e un promemoria. Al termine facciamo clic su OK.
La procedura di modifica è uguale a quella descritta in precedenza. Se un’attività è già trascorsa, dall’area “Azioni” possiamo usare il comando “Elimina” per cancellarla o il comando “Nascondi completati” per lasciare visibili solo i compiti ancora da realizzare (la lista delle cose da fare).
Inserire note
Selezioniamo la categoria “Note”. Per creare una nota, facciamo clic sul menu “Azioni” e scegliamo il comando “Nuova nota”.
Nella finestra di dialogo “Info note” digitiamo il nome che vogliamo associare. Facendo clic su “Inserisci” possiamo anche assegnare data e ora. Per confermare facciamo clic su OK.
La nota creata appare nella finestra. Facciamo due volte clic su di essa. Si apre la finestra in cui scrivere il testo. Sono disponibili alcuni degli strumenti di scrittura che ritroviamo anche in un editor di testi, possiamo persino aggiungere elenchi e tabelle. Dopo aver digitato il testo, facciamo clic su OK. Per vedere il testo di ogni nota basta selezionarla e leggere il suo contenuto nella colonna laterale.
La particolarità di questa categoria è che possiamo creare una gerarchia tra le note intrecciandole a più livelli. Creiamo una nota principale con il comando “Nuova nota”. Ora, nel menu “Azioni” facciamo clic sul comando “Nuova Nota come ramo”; associamo un nome e facciamo clic su OK. Vedremo che questa seconda nota è stata creata come una sottocartella della prima.
Possiamo addirittura creare altri livelli successivi: basta selezionare la nota che consideriamo superiore e utilizzare di nuovo il comando “Nuova Nota come ramo”. Per creare note sullo stesso livello, invece, dal menu “Azioni” usiamo il comando “Nuova nota di pari livello”.
La gerarchia può essere modificata trascinando le cartelle nell’area di lavoro oppure selezionando le note e utilizzando gli strumenti di spostamento del menu “Azioni”. Dal menu “Visualizza” possiamo ordinare le note in base al nome, all’ultima modifica o impostare un ordinamento automatico.
Aggiungere contatti
Selezioniamo la categoria “Rubrica“. Dal menu “Azioni” facciamo clic su “Nuovo contatto”. Nella finestra Informazioni contatto, inseriamo nelle varie schede tutti i dati relativi alla persona che vogliamo aggiungere. Per concludere l’operazione e confermare facciamo clic su OK. Se, invece, dobbiamo inserire altri contatti usiamo “Salva e Nuovo”, in questo modo il programma salva il contatto inserito e apre automaticamente il format per inserirne un altro.
Nella finestra “Informazioni contatto” possiamo inserire informazioni più dettagliate aggiungendo un nuovo campo con il comando “Aggiungi campo”, ma possiamo anche modificare o cancellare campi già esistenti con i comandi “Modifica campo” ed “Elimina campo”.
Ogni volta che si vuole modificare un contatto, possiamo fare due volte clic sul nome per riaprire la finestra “Informazioni contatto”.
Quando i contatti sono molti e diventa più complesso trovare quel che serve, possiamo usare lo strumento di ricerca posizionato in alto ed effettuare la ricerca limitando il campo a una specifica categoria.
Configurare la posta elettronica
EssentialPIM consente anche di configurare il nostro indirizzo email. Facciamo clic su “File” e poi su “Nuovo”. Nell’elenco scegliamo la voce “Account di posta” e seguiamo la procedura guidata di configurazione. Inseriamo il nostro nome e l’indirizzo email; definiamo il tipo di server e i dati di login sia per quanto riguarda la posta in arrivo che quella inviata; e, per finire, digitiamo il nome dell’account. Facciamo clic su “Termina”.
Per modificare i dati dell’account, facciamo clic sul menu “Strumenti” e scegliamo il comando “Impostazioni Account”. Selezioniamo l’account e facciamo clic su “Modifica”.
Nella categoria “Email” la posta è organizzata nelle tipiche cartelle di Posta in arrivo, Posta inviata, Posta in uscita, Messaggi Eliminati, Bozza. Nell’area “Azioni”, invece, sono presenti i comandi che consentono di gestire la posta, creare nuovi messaggi, ricevere e inviare.
Interfaccia
La finestra di dialogo del programma è divisa in due parti principali. Nel menu a sinistra sono elencate alcune categorie. Ad ognuna corrisponde uno specifico ambito e, quindi, una determinata tipologia di dati da inserire.
Quella di destra può essere definita come l’area di lavoro delle varie categorie; al suo interno visualizziamo i contenuti di ogni categoria selezionata.
Cosa possiamo inserire in ogni categoria? Ecco una breve spiegazione:
- Eventi: organizziamo i nostri impegni all’interno di un calendario.
- Compiti: inseriamo mansioni o lavori che dobbiamo realizzare con i relativi termini di scadenza; Note: scriviamo informazioni e appunti di vario tipo con la stessa modalità di scrittura di un editor di testo.
- Rubrica: aggiungiamo le generalità delle persone con cui siamo in contatto.
- Email: gestiamo la nostra posta elettronica come in qualsiasi altro client.
- Cestino: ritroviamo tutte le attività eliminate.
- EPIM Oggi: questa categoria contiene e riassume tutti gli impegni e gli eventi della giornata.
Nel menu a sinistra sono presenti altri due riquadri. In alto, troviamo l’area Azioni al cui interno sono disponibili una serie di operazioni, ma gli strumenti cambiano a seconda della categoria selezionata. In fondo al menu, invece, visualizziamo un piccolo calendario che ci consente di navigare velocemente tra i nostri eventi.
Primi passi
Dopo aver installato il programma, ci rendiamo conto che sono già presenti alcuni elementi il cui uno scopo è puramente esemplificativo. Mettiamo da parte questo database dimostrativo e creiamone uno tutto nostro. Facciamo clic su “File” e poi su “Nuovo”. Nel menu a discesa scegliamo “File di dati EPIM“. Salviamo il nuovo database utilizzando l’apposito strumento contenuto nel menu File.
A questo punto, cambiamo alcune impostazioni di base. Facciamo clic sul menu “Strumenti” e scegliamo la voce “Opzioni”. Nella finestra di dialogo che si apre, possiamo impostare un intervallo di salvataggio automatico, attivare il backup, cambiare le impostazioni della categoria “EPIM Oggi” e definire la protezione del database.
Prima di descrivere le operazioni da effettuare in ogni categoria, introduciamo un concetto generale. Esistono due modalità con cui creare un nuovo elemento (che si tratti di un evento, un compito, un contatto o una nota).
La prima consiste nel selezionare le singole categorie e nell’area “Azioni del menu” a sinistra fare clic sul comando Aggiungi. Utilizzando questa modalità noteremo che, a differenza delle altre, la categoria “EPIM Oggi” raggruppa nell’area “Azioni” tutti gli strumenti di creazione: Nuovo Evento, Nuovo compito, Nuova nota, Nuovo contatto.
La seconda modalità, invece, si realizza attraverso il menu Azioni. Selezioniamo la categoria che ci interessa, ad esempio “Eventi”, e nel menu “Azioni” facciamo clic sull’apposito strumento di creazione, quindi “Nuovo Evento”. Lo stesso vale per le note, i compiti e i contatti. È importare salvare sempre il database dopo le nostre modifiche.
Gestire gli eventi
Selezioniamo la categoria “Eventi”. Dopo aver fatto clic su “Nuovo evento”, si apre la finestra di dialogo “Informazioni evento” nella quale specificare la descrizione dell’evento. Nel campo “Oggetto” digitiamo il nome dell’evento. In “Ubicazione” il luogo. Stabiliamo l’intervallo di durata dell’evento (Inizia e Finisce), la sua priorità, la categoria di appartenenza (ad esempio Lavoro) e attiviamo se necessario un promemoria.
L’evento creato appare subito nel calendario. Possiamo cambiare la visualizzazione del calendario nell’area Viste e scegliere la sua organizzazione in base al giorno, alla settimana, al mese e così via.
Possiamo modificare un evento esistente in tre diversi modi: facendo due volte clic su di esso; selezionandolo e usando il menu “Modifica”; selezionandolo e usando lo strumento “Modifica” dell’area “Azioni” (queste modalità di modifica funzionano anche per le altre categorie).
Possiamo spostare con facilità un evento nel calendario semplicemente trascinandolo da una parte all’altra.
(*Fine prima parte)
