Dopo aver creato un database in Access per elementi classificabili per una determinata variabile (nel nostro caso un db di clienti aziendali raggruppati per area geografica), immettiamo i dati nel nostro database.
Gestione database e creazione maschera
Riportare la tabella in visualizzazione dati (cliccando sull’apposito pulsante):
Dopodiché dal menu “Crea” cliccare su “Maschera”:
Adesso ci troviamo in questa schermata:
Qui possiamo personalizzare il layout della maschera: titolo, logo, stile, ecc.
Una volta impostata la maschera, passare alla visualizzazione dati attraverso il solito pulsante:
Da qui è semplice compilare con i dati dei clienti il nostro database: create 4 contatti assegnando per ciascuno una differente area di appartenenza, compilate le 4 anagrafiche e salvate il progetto.
Adesso bisogna impostare una query per l’estrazione dei clienti in base alla loro area di appartenenza. Dal menu “Crea” cliccare il pulsante “Creazione guidata Query:
Si aprirà questa finestra:
Cliccando su OK apparirà una nuova finestra a cui cliccare sul pulsante con le due freccette per riportare tutte le voci e cliccare su Avanti:
Andare sempre avanti fino alla fine:
Alla fine vi troverete nella Query con i vostri contatti (il numero ID probabilmente partirà da 1):
Una volta creata la query bisogna settarla in base ai criteri stabiliti. Per prima cosa riportiamola in visualizzazione struttura. La schermata che vi apparirà sarà la seguente:
La scheda è dotata di colonne che rappresentano le voci del nostro database. Scorriamo verso destra arrivando fino ad “Area geografica”:
Adesso impostiamo un criterio che ci consenta di estrarre gli elementi dal database in base alla loro posizione (A, B, C o D).
Per fare questo possiamo creare un messaggio, che si aprirà come finestra Pop-Up, che ci chieda l’area di appartenenza desiderata per estrarre gli elementi in modo tale che una volta inserito il parametro, l’applicazione ci fornirà le informazioni richieste.
Il messaggio “Digitare l’area di appartenenza” va immessa tra parentesi quadre nell’apposito spazio dedicato ai criteri:
Per testare che tutto sia andato come previsto basta digitare pulsante “Esegui” in alto a destra:
Si aprirà una Pop-Up che vi consente di digitare l’area geografica da selezionare:
In base alla lettera inserita (A, B, C, o D) l’applicazione vi restituirà come output gli elementi del database corrispondenti a quel parametro.
Adesso non ci resta che impostare un output più “Comodo” per esportare, stampare o salvare, le estrazioni effettuare. Per fare questo bisogna creare un report: dal menu “Crea” cliccare su “Creazione guidata report”:
Si aprirà la seguente finestra che ci consente di riportare le voci che vogliamo siano presentare dal report (noi le riportiamo tutte quindi clicchiamo le due freccette ed andiamo avanti):
Alla prossima schermata andiamo sempre avanti:
Nella fiNestra successiva, come parametri di ordinamento immettiamo ID per comodità:
Nella finestra successiva, invece, impostiamo come tipo di Layout quello verticale:
Per le finestre successive andiamo sempre avanti lasciando tutto di default fino alla fine:
Alla fine del report vi si aprirà la finestra che abbiamo creato prima ed una volta inserito ad esempio A:
L’output dovrebbe apparire in questo modo:
Ora il database è pronto. Ricordate di aggiornarli in modalità maschera e di utilizzare il report creato (l’ultimo file della lista a sinistra) per l’estrazione dei dati.
