In questa guida spiegheremo come creare un database in Access suddividendo gli elementi per una variabile specifica, nel nostro caso la posizione geografica. Il tutorial è di particolare utilità per aziende che operano con agenti sparsi sul territorio, che potranno raggruppare i clienti in aree da assegnare a ciascuna risorsa, per una più efficace organizzazione del lavoro.
Creazione tabella
Apriamo Access creando un database vuoto:
=> Maschere a schede con Access per archiviare dati
Selezionare “Database vuoto”, inserire il nome da dare al file (ad esempio “database1” come di default) e cliccare su “Crea”. Poi cliccare con il tasto desto del mouse su “Tabella 1” e portare la stessa in “Visualizzazione struttura”:
Prima di andare avanti il programma ci farà salvare la tabella. In questa fase scriveremo tutte le voci che riguardano la compilazione dei dati del cliente.
Nella prima colonna andremo a scrivere il titolo del campo (ad esempio: cognome, nome, ecc…).
Nella seconda il tipo di dati che tratteremo nel campo (ad esempio: testo per nome e cognome, numerico per il numero civico). Nell’ultima una breve descrizione del campo.
=> Gestione delle fatture attive con Access
Nella scheda in basso, invece, abbiamo le proprietà del campo.
Il primo, Access lo assegna in automatico: si tratta di un contatore che numera in ordine crescente i record (i nostri clienti) inseriti al momento.
La tabella compilata avrà questo aspetto:
Il tipo di dati è testuale per la maggior parte dei campi eccetto per email e sito web, dove è più adatto impostare “Collegamento ipertestuale”, con tipo di dati numerico solo per numero civico.
Adesso guardiamo le proprietà dei campi:
Cominciando dalla provincia impostiamo il tipo di input utilizzando il pulsante alla destra del rettangolino in rosso (Maschera di input). Si aprirà una finestra (nel caso ci dica di salvare la tabella eseguiamo):
Selezioniamo “Sigla provincia”ed andiamo sempre avanti fino alla fine:
La stessa cosa la facciamo con il CAP selezionando solo la voce corrispondente nella prima finestra e lasciando il resto di default:
Discorso diverso per impostare la variabile di interesse “Area geografica”. Ipotizzando di suddividere il territorio in 4 aree (A, B, C e D), selezionata la voce “Area geografica” andiamo nelle proprietà ed impostare il “Valore predefinito”.
Cliccando sempre sul pulsante alla destra del rettangolo si aprirà questa finestra:
Nel compilatore basta scrivere i valori predefiniti assegnati alle aree ed utilizzare la funzione OR in modo tale da imporre che il campo ammetta esclusivamente le 4 opzioni desiderate:
Fatto ciò dare l’OK. Nella seconda parte del nostro tutorial vedremo come gestire il nostro database.
