Con il termine cassa si intende il conto patrimoniale dell’attivo, dove vengono imputate le somme di denaro contante che l’impresa movimenta nel periodo di bilancio. Può capitare che gli acquisti che incidono sulla cassa di un’azienda o gli introiti, nelle piccole e medie imprese, non vengano espletati da un ufficio unico, ma effettuati da singole persone, che rendicontano poi all’ufficio contabile la spesa sostenuta o l’importo incassato.
Tutte le ricevute vengono raccolte come pezze giustificative: siano essi scontrini o fatture, devono essere conservati, una volta che essi incidono sulla contabilità aziendale. È utile, dunque, disporre di uno strumento di registrazione tempestiva di questi movimenti, in modo da avere traccia degli importi, della loro descrizione e di chi li ha prodotti.
Un modo semplice ed economico per le Pmi è quello di ricorrere a un foglio di calcolo di Google Docs, perché esso può essere agevolmente condiviso con coloro che maneggiano la cassa e può essere aggiornato senza ritardi, attraverso un comodo modulo di inserimento degli incassi e delle spese. Vediamo come procedere.
I – Creazione del foglio di calcolo
Questa fase è piuttosto semplice: si tratta di impostare i campi che interessano e formattarli in modo da contenere valori, date e descrizioni.
Nella riga A inseriamo le intestazioni di colonna:
- la colonna A1 conterrà la dicitura: “Numero scontrino/fattura”; essa conterrà un identificativo della fattura o della ricevuta che attesta la spesa o l’incasso;
- la colonna B1 conterrà l’indicazione: “Data scontrino/fattura”; essa conterrà appunto la data della ricevuta, in modo da avere una certa precisione nelle registrazioni;
- la colonna C1 sarà titolata: “Descrizione acquisto/incasso”; è una semplice colonna descrittiva dell’acquisto o dell’incasso;
- la colonna D1 conterrà la scritta: “Importo IVA esclusa”;
- la colonna E1 porterà l’indicazione: “IVA”;
- la colonna F1 sarà titolata “Importo IVA inclusa” e conterrà la somma degli importi di cui alla colonna D ed E;
- la colonna G1 infine sarà intitolata “Referente spesa/incasso” e conterrà il nominativo di chi ha effettuato la registrazione.
Selezioniamo l’intera colonna B, clicchiamo su “Altri formati” ossia il tasto che sulla barra viene indicato con la sequenza di numeri “123”: si aprirà un menu a cascata, selezioniamo al suo interno “Altri formati” e scegliamo il formato data che ci aggrada.
Selezioniamo poi le colonne D, E ed F e ripetiamo l’operazione di scelta del formato, selezionando stavolta il formato valuta Euro con due decimali.
Posizioniamoci nella cella F2 e impostiamo una funzione somma, scriviamo: =sum(D2;E2), diamo l’Invio e copiamo la stessa formula nelle celle sottostanti della stessa colonna, trascinando l’angolo in basso a destra della cella F2. In questo modo avremo impostato la somma dell’importo senza IVA con l’importo dell’IVA al fine di ottenere il totale ivato.
A questo punto il foglio può essere salvato e condiviso.
II – Condivisione del foglio
Una delle funzionalità migliori di Google Docs è la sua facilità di condividere documenti e file in generale, potendo anche settare i permessi di tale condivisione. Una volta salvato il nostro foglio di calcolo, clicchiamo sul pulsante “Condividi” in alto a destra del foglio.
Da qui, scegliamo la voce “Invita utenti“: si aprirà una finestra nella quale dovremo indicare tutti gli utenti abilitati a modificare questo foglio e quindi ad aggiornarlo. Inseriamo le email dei destinatari nell’apposito spazio, quindi abilitiamoli alla modifica e non alla sola lettura; quindi inviamo l’avviso.
Nella stessa finestra, alla scheda “Utenti con l’accesso” visualizzeremo il nostro nominativo in qualità di creatore del file e tutti gli utenti invitati come autorizzati a modificare il foglio.
III – Creazione di un modulo per l’inserimento dei dati
Quanto più vincolata è la possibilità di inserimento dei dati, tanto meno errori verranno commessi. Per facilitare il popolamento del foglio possiamo creare un modulo che può essere aggiornato direttamente in un’email o tramite un link.
Il modulo in Google Spreadsheet viene generato quasi in automatico: clicchiamo su “Modulo Crea modulo” e questo verrà aperto in modalità struttura, ossia pronto per essere modificato.
Editiamo il titolo scrivendo “Gestione della cassa” e diamo un sottotitolo, per esempio: “Modulo di registrazione delle entrate e delle uscite di cassa”.
I campi del modulo sono già stati inseriti in automatico, ma cambiamone alcuni in modo da accelerare gli inserimenti dei dati e la loro successiva lettura, mentre il campo “Importo IVA inclusa” si può togliere perché si genera sul foglio con la funzione somma.
Clicchiamo sull’icona con la matita in corrispondenza del campo “Importo IVA esclusa” per aprire la visualizzazione struttura. Nel rigo “Testo della guida” inseriamo la seguente descrizione “Anteporre un segno meno prima dell’importo di una spesa”. In questo modo chi deve inserire un importo a debito, saprà di doverlo scrivere in negativo, per esempio: -€500,00. Ciò renderà più agevole effettuare le somme finali per vedere se la cassa è in positivo o passivo, e renderà guidato l’inserimento dei dati da parte dell’utente.
Editiamo anche il campo “Referente spesa/incasso” e trasformiamolo in una scelta da elenco, cliccando in corrispondenza del rigo “Tipo di domanda”. Selezionando dal menu a cascata “Scegli da elenco”, compariranno dei righi vuoti: in ognuno di essi inseriamo il nome di un referente con cui abbiamo condiviso il foglio, per esempio “Vittoria Sordi”, “Ernesto Bianchi”, ecc. Salviamo le modifiche e passiamo al layout del modulo.
In alto, clicchiamo su “Temi” e scegliamone uno dall’elenco delle anteprime disponibili, poi clicchiamo su “Applica” e successivamente sul link che figura in basso al modulo: si aprirà una nuova scheda nel browser con il modulo terminato.
Quando il modulo è stato salvato, tornando al foglio si può vedere che accanto al menu “Modulo” è comparsa la scritta “(0)”: essa indica che esiste un modulo, ma che ancora non è stato utilizzato per inserire alcun record nel foglio.
Infatti, il modulo deve essere reso noto a chi lo deve utilizzare: dal modulo clicchiamo su “Invia il modulo tramite email” e inseriamo gli indirizzi dei destinatari.
Essi riceveranno un messaggio di posta elettronica che include il modulo stesso e il suo link: essi perciò potranno riempire i campi del modulo tanto dall’email quanto dal browser, accedendovi dal link.
Infine, nel foglio verrà aggiunta in automatico una colonna “Informazioni cronologiche”: essa conterrà la data e l’ora degli aggiornamenti via modulo effettuati dagli utenti abilitati.
Di seguito, un esempio di come appare il foglio dopo l’inserimento di dati a mezzo modulo.
