Schedule It è un applicativo indirizzato alla gestione di progetti, eventi e risorse di vario genere, che rende disponibili anche funzionalità per la sincronizzazione remota degli elementi.
Il project management si esplicita con un ampio set di opzioni rivolte alla pianificazione di appuntamenti sul calendario, con la possibilità di generare notifiche inviabili ai membri di un gruppo di lavoro.
Ciascun elemento viene corredato da una scheda contenente varie informazioni sul team coinvolto, sull’andamento delle attività in corso, sui componenti necessari al completamento del progetto con le relative giacenze e sui rapporti con clienti e fornitori.
Fra le azioni accessorie vi sono la gestione di note spese, l’inserimento di file da consultare e la visualizzazione dell’elenco degli eventi anche attraverso diagrammi di Gantt per una rappresentazione più chiara delle fasi progettuali.
Gli eventi sono facilmente inseribili nella lista e strumenti di ricerca ne facilitano l’individuazione, grazie anche a specifici filtri di visualizzazione, utili ad esempio per valutare le abilità richieste per un adeguato svolgimento dei compiti affidati o per concentrarsi solo su determinati eventi.
Tra le specifiche principali di Schedule It si evidenziano:
- Sincronizzazione dati via web con aggiornamento immediato di eventi e notifiche;
- Definizione di permessi associabili agli utenti;
- Gestione di progetti multipli su file diversificati;
- Supporto del calendario MS Outlook;
- Gestione di notifiche ed eventi via email;
- Generazione di report dettagliati sulle attività svolte;
- Funzioni di esportazione dati nei formati JPG, BMP, DOC, TXT, CSV, PDF e vCalendar;
- Esportazione dei progetti in file di tipo HTML;
- Upload dei progetti via FTP e server remoti.
Installazione e avvio
L’installazione richiede il sistema operativo Windows, nelle versioni XP Home/Professional, 2000 Pro/Server, 2003 Server, Vista, 2008 Server e 7 (32 e 64 bit). Le caratteristiche hardware raccomandate prevedono un processore Intel Pentium 4, 512 MB di RAM e 100 MB di spazio libero su disco, potendo dunque utilizzare il software anche in sistemi datati e privi di prestazioni di rilievo.
Al primo avvio si osserva un’interfaccia leggera sul piano grafico e piuttosto intuitiva, organizzata secondo una pratica barra degli strumenti per richiamare velocemente i comandi principali e un classico menù a tendina, il quale ha il compito di raccogliere l’insieme di tutte le opzioni previste dal programma.
Creazione di progetti e database
La prima azione da svolgere consiste nella creazione di un progetto cliccando l’icona “New” sulla barra degli strumenti o scegliendo la voce “Start a new project” presente nel menù “File”.
Viene contestualmente aperto un pannello di notifica di creazione di un database, il quale fornisce l’opportunità di scegliere tra file, SQL Server/Express, MySQL e Cloud.
Al termine della creazione del database la barra degli strumenti viene completata da una serie di icone per l’inserimento di eventi, l’annullamento di operazioni, la gestione dei filtri, la ricerca, lo zoom, la navigazione tra gli eventi, la stampa e la visualizzazione di diagrammi e calendario.
Le informazioni vengono presentate a video in modo chiaro e nella parte centrale della finestra principale appare la vista mensile degli eventi pianificati. Passando il mouse su uno di essi si ottiene il dettaglio relativo, composto da nome, codice identificativo, date o ora di inizio/fine, priorità fissata, percentuale di completamento, risorse assegnate ed eventuali note.
Gli strumenti
Il menù contestuale abbinato ad un evento consente di visualizzarlo, modificarlo, copiarlo, eliminarlo ed evitare sovrapposizioni con altri elementi.
Il pannello degli eventi è organizzato in schede per facilitare l’interazione degli utenti. “General”, oltre a date e ore di riferimento, consente di classificare gli eventi mediante sfondi colorati e sono utilizzabili a tale scopo anche stili e marker diversi. Caselle di controllo specifiche consentono poi di definire un evento come modello, privato o condivisibile online.
Vi è quindi la possibilità di aggiungere un promemoria, una nota di commento e un indirizzo di posta elettronica di riferimento.
Il tasto “Options” (comune a tutte le sezioni) apre infine un menù dal quale è possibile bloccare un evento, definirlo come ricorrente, spedirlo via email, pubblicarlo in linea e inviarlo ad un calendario si Outlook.
La scheda “Resources/Tasks” include un elenco comprendente i dati personalizzabili relativi a staff, tipo di eventi/attività, clienti, sale e device ed un campo dedicato facilita la ricerca nell’ambito di ciascuna categoria. La sezione “Skills/Requirements” consente inoltre di filtrare le risorse in base a determinate abilità e conoscenze. La sezione “Attachments” fa inserire allegati a partire da singoli, file, intere cartelle, pagine web e note. “Expenses” lascia creare delle note suddivisibili in categorie e centri di costo, utile per tenere traccia di tutti i costi sostenuti. “Activity” rappresenta infine una sorta di log sugli aggiornamenti eseguiti su un determinato evento.
Lo scheduling online costituisce uno dei punti di forza di Schedule It, in quanto viene favorito lo svolgimento di attività di gruppo sincronizzate anche in mobilità ed incrementare di conseguenza la produttività generale. Per poterne usufruire occorre abilitare un account protetto da password e l’interfaccia web è stata pensata per risultare di uso immediato, anche grazie alla disponibilità della funzione drag and drop.
Il collegamento “Add Event” consente di inserire facilmente un nuovo elemento, il quale come per la versione desktop è costituito da semplici schede. “Details” richiede l’inserimento di data e ora di inizi/fine, titolo ed eventuale nota. “General” lascia indicare un indirizzo email, il livello di priorità, la percentuale di completamento, un marker e il tipo di esportazione (ad esempio MS Outlook). Le schede “Resources/Tasks“, “Flow” e “Activity” consentono rispettivamente di gestire le risorse, visualizzare gli eventi di una determinata serie e aprire un dettaglio sulle azioni eseguite.
La vista è organizzabile in base a risorse e liste oppure secondo mese, settimana e giorno.
Chi desidera approfondire la conoscenza del programma può contare su un gruppo di video tutorial realizzati per affrontare in modo progressivo le sue caratteristiche più significative. È inoltre accessibile un forum di supporto nel quale si possono ricevere informazioni su aggiornamenti e funzionalità, richiedere chiarimenti o proporre nuove implementazioni.
Schedule It viene venduto nelle versioni Personal, Standard e Professional.
La prima prevede il solo funzionamento locale, mentre le altre due aprono il supporto multiutente e di rete, differenziandosi in particolare per la compatibilità con i database SQL Server, MySQL e Cloud.
