Guida all’utilizzo di Excel per ricreare un’applicazione in grado di gestire ricerche di mercato attraverso il calcolo di alcuni dati statistici ricavati dal lavoro di un piccolo call center. Nell’esempio seguente abbiamo immaginato di voler sondare il mercato in riferimento all’eventuale organizzazione e vendita di corsi di formazione professionale.
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Ambiente di lavoro
La prima cosa da fare è impostare l’ambiente di lavoro: dopo avere aperto una nuova cartella di lavoro di Excel occorre:
– Rinominare il foglio1 come “Origine_dati”
– Rinominare il foglio 2 come “Elenco_Interviste”
– Nel foglio “Origine_dati” ricreare la tabella seguente:
– Nel foglio “Elenco_Interviste” ricreare la tabella seguente:
Le formattazioni delle tabelle sono a discrezione dell’utente, ma per i più pigri è possibile scaricare il file con le due tabelle già pronte e formattate.
Scarica il modello già completato
Foglio interviste
Posizioniamoci nel foglio ”Elenco_Interviste” e, dopo aver scritto “1” nella cella A10, scriviamo nella cella A11:
=SE(B11<>””;A10+1;””). Questa formula ci consentirà di non dover scrivere prima di ogni inserimento dati il numero dell’intervista, che evidentemente verrà inserito automaticamente da Excel. Nella cella i10 invece scriviamo: =SE(A10<>””;1;””), che inserirà automaticamente il valore 1 ogni volta che verrà inserita una nuova riga di dati. Questo valore ci tornerà utile più tardi quando dovremo impostare alcuni calcoli statistici.
Entrambe le formule appena generate devono necessariamente essere ricopiate nelle celle sottostanti. A questo riguardo potete o utilizzare il classico copia-incolla (sempre utile in questi casi) o, meglio ancora, il quadratino di riempimento. Basta posizionarsi sopra il quadratino, il puntatore diventa una croce nera sottile, a questo punto trascinate verso il basso di tante celle quante interviste intendete effettuare. Vi consigliamo di scendere di un bel po’ di celle, visto che si dovrebbero presupporre almeno qualche centinaio di interviste (come minimo).
Per quanto riguarda la colonna ‘i’, visto che i valori contenuti non debbono essere utilizzati direttamente dagli utenti, possiamo nasconderla cliccando col tasto destro del mouse sull’intestazione di colonna e poi su “Nascondi”.
- Nella cella C1 scriviamo: =SOMMA(i10:i2000). Questa formula ci consentirà di vedere quante interviste sono state effettuate. Qui è stato impostato un intervallo di duemila celle ipotizzando questo come valore massimo di interviste. Ognuno potrà a proprio piacimento aumentare o diminuire tale valore.
- Nella cella C2 scriviamo: =SUBTOTALE(9;i10:i23). Questa formula invece ci tornerà utile per calcolare dei valori statistici filtrando i dati.
- Nella cella C3 scriviamo: =C1-C2. Questa formula ci serve per visualizzare il numero dei dati non filtrati.
Impostare i Filtri
Per impostare le nostre statistiche è molto importante estrapolare dai dati complessivi solo quelli che interessano a noi. Per poter avere la percezione di ciò che ci accingiamo a fare consigliamo di aggiungere dei dati di fantasia alla nostra tabella. Ricordatevi a proposito di questo che nella colonna A, i numeri verranno automaticamente trascritti dal PC, quindi in quella colonna non scrivete nulla.
Dopodiché, selezionate le celle che costituiscono le intestazioni della nostra tabella, ovvero tutte quelle comprese tra A9 e H9. A questo punto attivate la barra multifunzione “Dati” e cliccate il pulsante “Filtro”. Dovrebbero apparire delle freccette accanto alle intestazioni. Ora basterà cliccare la freccetta di un campo e lasciare le spunte solo nei dati che ci interessa filtrare. Al termine cliccate il pulsante OK presente nello stesso menù. Per esempio se volessimo visualizzare solo le interviste effettuate nella città di Roma, dovremmo cliccare la freccetta accanto al campo città, lasciare solo la spunta posta accanto alla città ROMA, e cliccare OK. A questo punto noteremo, nelle celle C2 e C3, il numero delle interviste filtrate e il numero di quelle non filtrate.
Per visualizzare ancora meglio il filtro eseguito, creiamo un grafico: selezionate tutte le celle comprese tra B2 e C3 e attivate la barra multifunzione Inserisci e cliccate su “Grafico a torta”.
Ogni volta che eseguirete un filtro il grafico ve lo renderà ancora più comprensibile. Ora cliccate col tasto destro del mouse su una fetta del grafico, dopodiché cliccate su “Aggiungi etichette dati”.
Sopra il grafico dovrebbero apparire i valori delle celle C2 e C3. Ora trasformiamo ora i due valori in percentuali: cliccate col tasto destro sopra una fetta del grafico e poi fate click su “Formato etichette dati”, nella finestra omonima disattivate, con un click, la voce “Valore” e attivate “Percentuale” e poi cliccate su CHIUDI.
Da adesso, ogni volta che eseguirete un filtro il grafico verrà aggiornato in base ai dati visualizzati.
Foglio Origine_dati
Passiamo ora a lavorare sul primo foglio quello rinominato come “Origine_dati”. Immaginando di gestire un piccolo call center, nella prima mini-tabella (quella che porta l’intestazione “Telefonisti”) scriviamo i nomi dei telefonisti che formano il nostro team di lavoro.
Nella seconda mini tabella, partendo dalla cella E2, scriviamo i servizi che intendiamo porre all’attenzione dei nostri intervistati. Nel nostro esempio una serie di corsi di formazione.
Nella terza mini-tabella, partendo dalla cella i2, scriviamo i livelli di istruzione dei nostri intervistati (figura10), saranno molto utili per le nostre statistiche di mercato.
Passiamo ora ad impostare una serie di calcoli. Nella cella B2 scrivete: =CONTA.SE(Elenco_Interviste!$B$10:$B$600;A2) per capire quante interviste ha effettuato ogni telefonista. Ovviamente la formula va ricopiata nelle celle sottostanti col quadratino di riempimento.
Nella cella F2 scrivete: =CONTA.SE(Elenco_Interviste!$H$10:$H$600;E2) per sapere a quale servizio è rivolto il favore degli intervistati. Come prima la formula va ricopiata in tutte le celle in basso.
Nella cella J2 occorre impostare una formula analoga alle precedenti che ci faccia capire meglio il livello di istruzione dei nostri intervistati, per cui scrivete: =CONTA.SE(Elenco_Interviste!$G$10:$G$600;I2) e poi ricopiate col quadratino di riempimento in tutte le celle in basso della mini-tabella.
Passiamo ora alle percentuali. Impostiamo una serie di calcoli che ci consentano di trasformare i numeri ottenuti in precedenza in valori percentuali. Prima però impostiamo il formato corretto alle celle, in questo modo:
- Selezionate tutte le celle della colonna C della prima mini-tabella, nel nostro esempio da C2 a C10
- Cliccate sopra la selezione col tasto destro del mouse
- Cliccate su “Formato celle” all’interno del menù
- Posizionatevi nella scheda “Numero” e selezionate “Percentuale”. Poi date il valore zero alle posizioni decimali.
- Confermate col tasto OK
- Ripetete le operazioni precedenti in riferimento alle celle della colonna G e K della seconda e terza mini-tabella.
Passiamo ora ad impostare le formule:
- Nella cella C2 scrivete: =(B2*100/Elenco_Interviste!$C$1)/100
- Nella cella G2 scrivete: =(F2*100/Elenco_Interviste!$C$1)/100
- Infine nella cella K2 scrivete: =(J2*100/Elenco_Interviste!$C$1)/100
Tutte e tre le formule devono chiaramente essere ricopiate nelle celle in basso col quadratino di riempimento.
Formattazione condizionale
Al fine di facilitare ancor di più la lettura dei dati utilizziamo delle barre colorate che (a mo di grafico) verranno visualizzate tanto più lunghe quanto maggiori risulteranno i valori rappresentati. A questo scopo selezionate le celle comprese tra A2 e B10, posizionatevi nella barra multifunzione “Home” e cliccate il pulsante “Formattazione condizionale”, portate il puntatore del mouse sulla voce “Barre di dati” e nel sottomenù cliccate in corrispondenza della colorazione che preferite.
A questo punto in base ai dati contenuti nella colonna B le barre colorate risulteranno essere più o meno lunghe.
Ripetete le operazioni precedenti selezionando l’intervallo E2:F10 e i2:J10 rispettivamente della seconda e terza mini-tabella.
Per una corretta corrispondenza dei dati
Quando occorre riportare dei dati da un foglio all’altro di una cartella di lavoro bisogna prestare la massima attenzione, anche perché Excel potrebbe non considerare altrettanto quella che a noi parrebbe una corretta corrispondenza di informazioni.
Per esempio, se nel foglio “Elenco_interviste” trascrivo come livello di istruzione del mio intervistato “Scuola obbligo”, quel valore non verrà conteggiato nel primo foglio (“Origine_dati”) perché in quel foglio quel livello di istruzione è percepito con la voce “Scuola dell’obbligo”, che è ben diverso.
Immaginate cosa succederebbe se l’utente che trascrive i dati nel foglio interviste fosse avvezzo a sbagliare le doppie o a non metterle laddove necessario. Una marea di dati non verrebbe considerato ai fini delle nostre statistiche.
L’unico modo per by-passare questo genere di inconveniente è obbligare l’utente a trascrivere le informazioni nella maniera corretta, magari attraverso l’utilizzo di elenchi a discesa che obblighino l’utente ad una scelta, anziché ad una mera trascrizione di dati.
A questo scopo selezionare le celle del foglio “Elenco_Interviste” comprese tra B10 fino a B2000 (il valore 2000 è variabile a seconda di quante interviste siete intenzionati a fare), posizionarsi nella barra “Dati” e cliccare sul pulsante convalida dati.
Nella finestra omonima selezionare dal menù “consenti” la voce “Elenco” e nel menù origine indicare l’intervallo delle celle (del foglio “Origine_dati”) contenente i nomi dei telefonisti, nel nostro esempio scrivete: =Origine_dati!$A$2:$A$8
Appena cliccate OK ogni volta che dovete trascrivere il nome di un telefonista basterà selezionarlo dall’elenco a discesa apribile nella cella della colonna “Telefonista”. Con lo stesso sistema potete ricreare dei menù a tendina che consentano la scelta degli “Ambiti d’interesse” e del livello di “Istruzione”.
