La prima nota o “brogliaccio” è una scrittura elementare di preparazione, analisi e completamento di un sistema di scritture aziendali complesse. Se adeguatamente gestito può apportare un valido contributo alla stesura delle altre scritture contabili aziendali.
Una piccola e media impresa può ricorrere ad applicativi molto comuni in ufficio, come quelli della suite Microsoft Office, per compilare un semplice database e procedere alle annotazioni. Oltre che con Access, è possibile gestire tale scrittura aziendale anche con il più semplice Excel.
Si tratta di un registro cronologico delle operazioni relative a incassi e pagamenti effettuati, sia tramite contanti per Cassa che con operazioni sul c/c bancario.
Ne restano escluse registrazioni quali l’emissione di fatture nei confronti dei clienti o il ricevimento delle stesse da parte dei fornitori. Invece, andranno annotati per esempio:
- incasso di fatture clienti emesse nei confronti dei clienti;
- pagamento di fatture fornitori ai fornitori a saldo o in acconto;
- retribuzioni ai dipendenti
- versamento imposte e tasse, ecc.
Utilizzo del modello
La corretta compilazione della prima nota permette di verificare costantemente – oltre ai movimenti in entrata e in uscita dai conti “Cassa” e “Banca“, con le connesse causali – anche la consistenza dei relativi saldi.
I registri tradizionali, tenuti manualmente, presentano normalmente apposite colonne laterali per la determinazione dei saldi progressivi per singolo movimento dei conti “Cassa” e “Banca”.
Inoltre alla fine di ogni foglio, al termine delle colonne di registrazione degli importi, vengono annotati negli appositi spazi i totali complessivi dei movimenti in entrata e in uscita e del relativo saldo.
Il modello in Excel proposto per la gestione della prima nota inverte la presentazione dei saldi che, per comodità, vengono spostati nell’ intestazione del foglio:
In tal modo la situazione dei conti sarà sempre sotto controllo, lasciando libero lo scorrimento del resto del foglio per la registrazione dei movimenti in entrata ed in uscita.
Il collegamento con i registri tradizionali tenuti manualmente viene mantenuto per le sole colonne “Cassa Saldo” e “Banca Saldo” poste a destra, dove vengono calcolati i saldi progressivi per ordine cronologico di ciascuna registrazione.
La determinazione dei Saldi
Nella sezione in alto a sinistra del modello sono evidenziate le voci “Totale Entrate” e “Totale Uscite“:
Gli importi sono il risultato della somma degli importi annotati rispettivamente nelle colonne entrate e versamenti “=SOMMA(D7:D34;F7:F34)” ed uscite e prelevamenti “=SOMMA(E7:E34;G7:G34)” dei conti Cassa e Banca.
Il “Saldo” è dato dalla somma algebrica “=SOMMA(C1-C2)” dei risultati delle due operazioni precedenti.
Il comodo cruscotto presente nell’intestazione del foglio consente inoltre di evidenziare il saldo dei conti Cassa e Banca ad una determinata data.
Con l’inserimento della data nelle caselle E1 ed E2 viene determinato il saldo, a tale data, dei due conti tramite la formula “=+MATR.SOMMA.PRODOTTO
((B7:B34<=E1)*D7:D34)-MATR.SOMMA.PRODOTTO((B7:B34<=E1)
*E7:E34).
La funzione qui utilizzata MATR.SOMMA.PRODOTTO serve per confrontare le date annotate nella colonna B con la data inserita nelle caselle E1 ed E2.
In questo modo essa condiziona la determinazione del saldo alla somma algebrica delle entrate e uscite annotate entro queste date.
Infine, descriviamo le colonne “Cassa Saldo” e “Banca Saldo” la cui identica funzione è quella di evidenziare i saldi progressivi per movimento dei conti Cassa e Banca.
La progressività del saldo per ciascuna annotazione è determinata dalla somma algebrica tra il saldo precedente relativo all’annotazione precedente, l’importo annotato in entrata e quello in uscita.
Quindi per il conto Cassa la formula applicata sarà ad es.: =(H7+D8-E8).
Per ottenere il saldo progressivo per ciascuna annotazione successiva basterà copiare la formula contenuta nella cella immediatamente superiore.
Dal momento che le operazioni vengono annotate in ordine cronologico e progressivo, la numerazione delle operazioni sarà applicata in automatico, nell’intervallo “A7:A34” applicando la formula “=SE(O(Hn<>””;In<>””);SOMMA(An+1);””)”, che attribuisce il numero di operazione per la successiva annotazione, se in alternativa le celle del Saldo Cassa o Banca contengono un valore.
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