Internet è una vetrina economica aperta su un vasto mercato, ma si rivela anche uno strumento per la comunicazione aziendale e l’organizzazione, nonché un mezzo per ascoltare la clientela. La Rete, non contiene solo informazioni, ma anche gli strumenti per produrle ed elaborarle. Piattaforme collaborative e sistemi operativi sono on line ed accesso libero, per un’utenza sempre più vasta e più esigente.
Molte anche le suite di strumenti per ufficio presenti online. Anche se meno potenti delle sorelle maggiori da installare sul PC, offrono il vantaggio dell’accesso da qualunque postazione che disponga di una connessione ad Internet. Questo consente di collaborare a distanza e anche al di fuori dei tradizionali spazi aziendali. Per citare gli esempi pricipali abbiamo:
In questo tutorial vediamo come condividere online una tabella di un database per l’inserimento di dati da postazioni dislocate nel mondo, grazie alla connessione ad Internet e a Zoho.
Zoho offre tutte le classiche applicazioni per l’ufficio: un editor di testi, un foglio di calcolo, un database, un tool delle presentazioni, un organizer, una chat e molto altro, tutto raggiungibile dalla home page.
Figura 1. Home page Zoho
Essendo i servizi online è consigliabile avere una connessione veloce per un loro fruttuoso utilizzo. Per iniziare è necessario effettuare la registrazione e, ricevute le credenziali di accesso, effettuare il login.
Nota: per i più esperti è possibile installare queste applicazioni anche sul proprio PC, utilizzando le Google Gears.
Dopo il login, accediamo alla sessione Zoho Creator, un’applicazione che consente di creare dei database minimali ma funzionali per gli scopi che ci siamo prefissi. Quindi clicchiamo su “Create new application” ed inseriamo sull’apposito rigo il nome del nostro DB, ad esempio “Clienti contattati per nuova linea di prodotti”.
Supponiamo infatti di voler gestire gli agenti di zona, consentendo loro di accedere al database ed inserire i nomi dei clienti contattati per la presentazione di un nuovo prodotto. Prevediamo anche di poter aggiurnare la tabella con le risposte. L’azienda godrà di una panoramica aggiornata dei giri compiuti dagli agenti e della risposta che i prodotti incontrano presso i clienti. Zoho offre anche la possibilità di utilizzare la piattaforma dal telefono cellulare, con ciò rendendo ancora più evidente la sua utilità.
Creare la tabella dei contatti
Il primo passo è creare la tabella che conterrà i record, quindi nella riga “Specify From Name” inseriamo il nome della tabella, ad esempio “Tabella Contatti”.
Figura 2. Creare una nuova applicazione
A questo punto abbiamo due scelte: selezionare la voce “Blank Form” e creare da soli l’intera tabella scegliendone i campi singolarmente, oppure spuntare l’opzione “Use Form Template” e affidarci ad una serie di tabelle pronte messe a disposizione da Zoho Creator.
Fra queste, quella che soddisfa il nostro obiettivo è “Contact Form”, che figura nell’elenco a cascata del campo “Template”. Questa tabella preimpostata offre tutti i campi che potrebbero servirci: nome, cognome, genere, numero di cellulare, altri campi personali e uno spazio “About me” per l’inserimento di commenti del cliente in merito al prodotto o servizio che gli è stato offerto dall’agente.
Clicchiamo infine sul bottone in basso a destra “Create now” per generare la tabella in modalità “Struttura”, ovvero in una modalità che ne consente la modifica dei campi, le etichette e le proprietà degli stessi.
Condividere i contatti
Da “Views For This Form” andiamo su “Tabella Contatti View”, quindi clicchiamo sulla scheda “Share” per aggiungere gli agenti autorizzati ad inserire dati nel nostro database cliccando su “Add users”. Si aprirà una finestra nella quale potremo scrivere un breve messaggio da inviare agli utenti condivisi; spuntando l’opzione “Send Invitation” e cliccando su “Customize Message”, avremo la situazione in figura.
Figura 3. Invitare altri contatti
Nel primo spazio bianco, al posto del nome “Ciccio” che appare in figura, in realtà dovremo inserire uno o più indirizzi di posta elettronica validi e cliccare sul pulsante “Share now”. L’utente riceverà un’e-mail che gli consentirà di accedere al database seguendo le istruzioni contenute nel testo, dopo ovviamente aver effettuato la propria registrazione e il login. Il seguito è molto intuitivo, grazie ad un’interfaccia grafica piuttosto semplice e alle istruzioni disponibili per ogni applicazione.
Da “Access this application” si potranno inserire i dati nei campi, e da “Edit this application” si potranno apportare tutte le modifiche desiderate, aggiungendo o togliendo campi. Da “My home” si accede alla pagina iniziale di Zoho Creator dove sono elencate tutti i DB che abbiamo creato e da “Switch to” accederemo a tutte le applicazioni di Zoho.
Particolarmente utili possono risultare anche “Zoho Writer”, come editor di testo anche in formato HTML, Zoho Planner e Zoho Meeting, per pianificare attività ed appuntamenti.
