Microsoft Excel consente diverse modalità di protezione di fogli di lavoro singoli o di intere cartelle. In questo tutorial analizziamo le procedure che consentono di proteggere i fogli di calcolo, ci soffermiamo sui limiti di alcune modalità di protezione che sono efficaci sono in apparenza, e mostriamo le procedure per creare degli intervalli modificabili solo con password.
Operazioni preliminari
Per impostazione predefinita, tutte le celle del foglio di lavoro sono “potenzialmente” protette; pertanto, prima di assegnare una protezione al foglio di lavoro, è necessario “sbloccare” le celle di “input” ovvero quelle che servono all’operatore nella fase di inserimento dei dati.
Per rimuovere la protezione assegnata a tali celle è sufficiente selezionarle, utilizzare il comando Formato>Celle e, nella scheda “Protezione” della finestra “Formato celle” che appare, rimuovere la spunta sull’opzione “Bloccata”.
Nota: L’operazione descritta può essere eseguita una sola volta selezionando tutte le celle di input del prospetto che si è realizzato: se le celle sono adiacenti è possibile selezionare l’intervallo con il mouse; diversamente, sarà necessario utilizzare il tasto CTRL durante la selezione di celle non adiacenti.
L’opzione “Nascosta”, nella scheda “Protezione” della finestra “Formato celle”, evita (sempre dopo la protezione del foglio di lavoro) la visualizzazione del contenuto della cella nella barra della formula di Excel.
Ovviamente, è consigliato non spuntare tale opzione nelle celle di input, in quanto escluderebbe la possibilità per l’operatore di utilizzare la barra della formula per modificare eventuali dati inseriti nella cella (non a caso, difatti, che nell’impostazione predefinita l’opzione Nascosta non è selezionata).
Soffermiamoci ora sulle altre celle di un ipotetico prospetto realizzato con Excel.
Le celle che contengono una semplice descrizione e che non dovranno essere modificate dall’operatore (si pensi, alle etichette Descrizione, Quantità, Prezzo, Importo, utilizzate come intestazioni di una tabella-fattura) non necessitano di alcun intervento in quanto verranno “bloccate” automaticamente nel momento in cui si procederà a proteggere il foglio di lavoro.
Diversamente, per le celle che contengono le formule, è opportuno, in aggiunta all’opzione “Bloccata” (che ricordiamo è già attiva per impostazione predefinita), spuntare l’opzione “Nascosta”.
Abbiamo osservato in precedenti tutorial come, per realizzare prospetti complessi e con un certo grado di automazione, è necessario creare delle formule abbastanza lunghe (si pensi ad una funzione SE che viene nidificata più volte e che al suo interno contiene altre funzioni!): nasconderne il contenuto, indipendentemente dal volere o non volere mostrare agli utenti la formula realizzata, evita la sovrapposizione della barra della formula sul foglio di calcolo nel momento in cui la cella viene selezionata. Tale inconveniente, come vedremo in seguito, può comunque essere superato evitando, nel momento della protezione del foglio di lavoro, la selezione di celle bloccate.
Diversamente, se si intende evitare che “altri” possano riuscire a risalire alle formule utilizzate nel prospetto, è necessario spuntare l’opzione “Nascosta”; in questo modo, anche se il foglio di lavoro viene duplicato su di un file esterno o aperto con altri fogli elettronici diversi da Excel, nel “nuovo” foglio di calcolo verrà importato soltanto il risultato della formula.
Riepiloghiamo le operazioni preliminari che è opportuno fare sulle celle del foglio di lavoro prima di procedere alla sua protezione:
- le celle di input che dovranno contenere dati digitati dagli operatori non devono essere né bloccate né nascoste (quindi è necessario eliminare la spunta sull’opzione “Bloccata” della scheda Protezione della finestra Formato celle)
- le celle contenenti solo elementi descrittivi non modificabili devono essere soltanto bloccate (quindi non necessitano di interventi)
- le celle contenenti le formule dovrebbero essere sia bloccate che nascoste (quindi è necessario spuntare l’opzione “Nascosta” presente nella scheda Protezione, in aggiunta all’opzione “Bloccata” già attiva)
La protezione di un foglio di calcolo
Dopo aver modificato i parametri di protezione delle singole celle, si utilizza il comando Proteggi foglio… del menu Strumenti/Protezione e si interviene nella finestra omonima che appare a video.
Per impostazione predefinita, è consentita soltanto la selezione delle celle, sia bloccate che sbloccate; è però possibile permettere agli utenti di modificare alcune caratteristiche del foglio di lavoro (il formato celle, l’inserimento o l’eliminazione di nuove righe o colonne, etc.) spuntando tali opzioni dall’elenco della finestra “Proteggi foglio”.
È consigliato, naturalmente, proteggere il foglio di lavoro con una password (quest’ultima dovrà essere trascritta nella casella di testo della finestra “Proteggi foglio” e ripetuta in una successiva finestra di dialogo) ma anche eliminare la spunta sull’opzione “Seleziona celle bloccate”, in quanto tale accorgimento consente un più rapido inserimento dei dati durante l’utilizzo del foglio di calcolo.
Quest’ultima opzione è “valida” solo per le ultime versioni di Excel mentre non produce alcun effetto su altri fogli elettronici. Ne segue che se si intende proteggere il contenuto delle celle che contengono formule attraverso tale procedura e senza utilizzare l’opzione “Nascosta” della scheda “Protezione” della finestra “Formato celle”, si commette un grave errore; difatti sarebbe sufficiente aprire il file con una versione precedente di Excel, o con l’applicativo OpenOffice Calc, posizionarsi sulla cella interessata e “leggere” la formula utilizzata!
Per rimuovere la protezione del foglio di lavoro (ma anche nel caso in cui si desideri modificare alcuni parametri assegnati in precedenza) si utilizza il comando Strumenti>Protezione>Rimuovi protezione foglio… (se era stata assegnata una password è necessario digitarla nuovamente all’interno di una successiva finestra di dialogo).
Intervalli protetti da password
Nella realizzazione di prospetti quantitativi con Excel, spesso, sorge la necessità di consentire ad alcuni utenti la possibilità di modificare dei dati protetti con password.
Supponiamo, ad esempio, di aver realizzato un prospetto-fattura che richiama al suo interno il listino prezzi inserito nello stesso foglio di calcolo o in uno differente e di voler consentire, soltanto al responsabile delle vendite, la possibilità di modificare i prezzi dei prodotti; in questo caso, l’impiegato dovrà avere la possibilità di utilizzare il prospetto fattura ma non quella di alterare il listino prezzi, mentre il responsabile delle vendite dovrà avere la possibilità di modificare il listino prezzi senza rimuovere la protezione assegnata al foglio elettronico.
In una simile ipotesi è possibile creare un intervallo sul foglio di calcolo modificabile solo dopo aver digitato una password (che, nell’esempio proposto, verrà comunicata al responsabile delle vendite) ed assegnare una protezione “generale” all’intero lavoro.
La procedura da utilizzare si avvia attraverso il comando “Consenti agli utenti la modifica degli intervalli…” disponibile nel menu Strumenti>Protezione.
Nella finestra omonima che appare a video, si utilizza il pulsante “Nuovo” e, in una successiva finestra di dialogo si seleziona l’intervallo di celle interessate (nel nostro esempio, la tabella relativa al listino prezzi), si digita un titolo e si assegna una password che consentirà le modifiche al contenuto delle sue celle (anche in questo caso, la password dovrà essere digitata nuovamente in una successiva finestra di dialogo). La procedura può essere ripetuta per creare nuovi intervalli modificabili con password.
I pulsanti “Modifica” ed “Elimina” nella finestra “Consenti agli utenti la modifica degli intervalli” permettono invece di intervenire sugli intervalli creati in precedenza mentre il pulsante Proteggi foglio consente di completare la procedura di protezione (nulla vieta, ovviamente, di proteggere in un secondo momento il foglio di lavoro utilizzando il comando Strumenti>Protezione>Proteggi foglio).
Dopo aver protetto il foglio di lavoro, nel momento in cui si tenta di modificare il valore di una cella appartenente all’intervallo, apparirà a video la finestra “Sblocca intervallo” nella quale occorrerà indicare la password assegnata in precedenza.
