In un precedente tutorial abbiamo esaminato le procedure e gli accorgimenti da utilizzare per creare delle tabelle quantitative direttamente all’interno di un documento di Word.
In questo tutorial proponiamo un modello di Nota di Accredito, ovvero la fattura emessa dall’impresa nel momento in cui si ottengono resi su merci da parte di un cliente, e approfondiamo alcuni aspetti relativi ai campi utilizzabili in un documento.
Come utilizzare il modello
La prima sezione del modello è costituita da un insieme di campi che dovranno essere sostituiti con l’indicazione dei dati aziendali, dell’indirizzo del destinatario della fattura, del numero e data della Nota di accredito e del riferimento alla fattura originaria.
Per inserire i dati richiesti è sufficiente fare clic sui rispettivi campi e digitare del testo in sostituzione; da notare che il campo relativo alla data è predisposto per la visualizzazione in automatico della data corrente e, pertanto, può essere mantenuto integro.
Dopo l’inserimento dei dati relativi all’azienda, è consigliato salvare il documento in maniera da poterlo utilizzare in futuro senza dover ritrascrivere questi ultimi.
La seconda sezione del modello è costituita dalla parte tabellare nella quale andranno sostituite le quantità e il prezzo unitario di esempio ed, eventualmente, l’aliquota IVA se diversa dal 20%.
Per consentire a Word di eseguire i calcoli sarà sufficiente, infine, posizionarsi all’interno di un campo formula (uno qualsiasi della colonna Importo) e premere il tasto funzione F9 (l’importo totale della fattura verrà ripetuto nella frase conclusiva del documento).
Come costruire il modello
La prima parte del modello è stata costruita inserendo nel documento
un modulo. Con Word 2007, utilizzare le indicazioni del tutorial di PMI.it “Creare moduli con Word 2007“.
Utilizzando una precedente versione, abbiamo inserito nel documento (direttamente dalla finestra Campo alla quale si accede attraverso il comando Inserisci/Campo) dei campi MacroButton appartenenti alla categoria Automazione documento; a questi ultimi è stata assegnata la macro ClicSuCampo che consente la semplice selezione dell’intero campo (e non del suo contenuto interno) e permette, di conseguenza, la sua sostituzione con il testo digitato.
Diversamente, per creare in automatico la data all’apertura del documento, è stato inserito in corrispondenza della riga della fattura contenente la data, il campo CreateDate, appartenente alla categoria Data e ora.
Nella colonna Importo della tabella sono stati inseriti, attraverso il comando Tabella/Formula, dei campi contenenti i calcoli necessari per determinare il totale fattura; a tutti questi campi, è stato assegnato, sempre attraverso la finestra Formula, lo stile Euro.
Nella campo all’interno della cella D2 è stata digitata la formula =B2*C2 ovvero, è stato semplicemente moltiplicato il valore inserito nelle Quantità per il relativo Prezzo unitario; una formula simile (=B3*C3) è stata utilizzata nella cella D3.
Nel campo della cella C4 (e non D4, in quanto le prime due celle della riga 4 sono state unite!) è stata utilizzata la formula =SUM(ABOVE)*B4 che consente di sommare gli importi della merce resa e di moltiplicare tale valore per l’aliquota IVA; il calcolo non viene diviso per 100 in quanto l’aliquota IVA viene indicata nella cella con il formato percentuale.
Nel campo della cella B5 è stato calcolato il totale fattura attraverso la formula =SUM(ABOVE).
Infine, è stato inserito un campo formula nella frase di chiusura per richiamare il totale importo da accreditare al cliente e contenuto nella cella B5 della tabella.
Per l’inserimento del campo all’interno del documento è stato necessario assegnare innanzitutto un segnalibro (il nome utilizzato è stato Totale) al campo contenuto nella cella B5 (per inserire un segnalibro è sufficiente selezionare il campo, utilizzare il comando Inserisci/Segnalibro, digitare il nome desiderato ed utilizzare il pulsante Aggiungi presente all’interno della finestra Segnalibro); successivamente è stato inserito un campo formula all’interno del documento, e si è richiamato il segnalibro attraverso l’elenco a discesa presente nella finestra Formula.
Da notare che per visualizzare la finestra Formula all’esterno di una tabella è necessario utilizzare il comando Inserisci/Campo, selezionare dalla finestra Campo che appare a video il campo Formula, quindi il pulsante omonimo.
Come personalizzare il modello
La Nota di accredito è stata predisposta per un massimo di due resi. Nel caso di fatturazione relativa ad una sola tipologia di merce/prodotto è sufficiente svuotare la terza riga della tabella; difatti, avendo utilizzato l’argomento ABOVE all’interno della funzione SUM relativa al calcolo dell’IVA (=SUM(ABOVE)*B4) non si verificheranno errori nel calcolo.
Diversamente, se si intende modificare il modello eliminando completamente la seconda riga della tabella, occorre tener presente che la cella contenente l’aliquota IVA, diventerà B3 e quindi, sarà necessario modificare la formula per il calcolo dell’IVA in =SUM(ABOVE)*B3.
In entrambi i casi, la formula contenuto nel campo del totale fattura non necessita di correzione in quanto esegue la somma dell’intera colonna Importo.
Ovviamente, è possibile inserire ulteriori righe nella tabella se, in azienda, si assiste a resi su vendite che interessano più di due prodotti; in questo caso, è sufficiente duplicare la terza riga della tabella, modificare la formula inserita nel campo Importo (ad esempio, l’importo relativo al terzo reso dovrà essere calcolato con la formula =B4*C4) ed, infine, modificare la formula per il calcolo dell’IVA richiamando le coordinate della cella contenente l’aliquota percentuale (nel caso di inserimento di due righe, ad esempio, la cella diventerà B6).
