Abbiamo visto come creare dei moduli con Acrobat ritoccando documenti realizzati con altri applicativi ed abbiamo consigliato, per la creazione di nuovi moduli, l’utilizzo di Adobe LiveCycle Designer in quanto presenta numerose funzionalità e “strumenti di formattazione” aggiuntivi che consentono di gestire moduli anche complessi. Inoltre l’ultima versione di questo applicativo favorisce l’integrazione con Acrobat Professional.
In questo tutorial illustriamo, nelle sue linee essenziali, il funzionamento di LiveCycle attraverso la realizzazione di un semplice modulo, la sua distribuzione, la raccolta dei dati e l’esportazione degli stessi in un foglio di calcolo.
La realizzazione del modulo “sondaggio”
Supponiamo di dover realizzare un semplice modulo per valutare il grado di soddisfazione dei partecipanti ad un corso di formazione tenuto in azienda. Per farlo, utilizzeremo un documento vuoto nel quale inseriremo una intestazione (completa di logo aziendale e riutilizzabile in futuro), la descrizione del quesito, e dei pulsanti di opzione per la scelta della risposta; aggiungeremo, infine, dei pulsanti per stampare ed inviare il modulo tramite mail.
Per creare un documento “vuoto” è sufficiente utilizzare il pulsante Nuovo presente sulla barra Standard; in alternativa, è possibile utilizzare la “creazione guidata” attraverso il comando Nuovo del menu File: a video appare la finestra Assistente nuovo modulo composta da tre passaggi.
Nel primo passaggio, Guida introduttiva, occorre indicare un metodo per creare un nuovo modulo (nel nostro caso, l’opzione Usa un modulo vuoto); nel secondo passaggio, Impostazione documento, occorre selezionare il tipo di foglio (l’impostazione predefinita è il formato A4 verticale); il terzo passaggio, Impostazione restituzione modulo, consente l’inserimento nel documento di due pulsanti, uno per la stampa e l’altro per l’invio del modulo tramite e-mail (deselezioniamo entrambe le opzioni in quanto provvederemo successivamente alla creazione dei pulsanti).
Per operare all’interno del modulo creato è necessario utilizzare la scheda Visualizzazione struttura mentre, per visualizzare l’output si utilizza la scheda Anteprima PDF.
Prima di proseguire assicuriamoci di avere a video le finestre Gerarchia, Libreria e Oggetto, indispensabili durante la fase di creazione del modulo (per visualizzare queste ultime è sufficiente selezionarle all’interno del menu Finestra).
Per creare l’intestazione dell’azienda è sufficiente trascinare l’oggetto Testo dalla Libreria all’interno del modulo in Visualizzazione struttura, digitare al suo interno e formattare il testo attraverso la barra degli strumenti Formattazione testo. Si possono utilizzare più oggetti Testo (uno per il nome dell’azienda, uno per l’indirizzo, …) oppure, poiché è possibile assegnare anche una formattazione parziale, utilizzare un’unica “casella di testo” e formattare le singole righe.
Per inserire una immagine (nel nostro caso, il logo aziendale) occorre trascinare l’oggetto Immagine della Libreria, fare doppio clic, selezionare il file immagine attraverso la finestra che appare a video ed, infine, attraverso la finestra Oggetto, selezionare una delle modalità di ridimensionamento (se l’immagine non è di dimensioni eccessive è consigliato incorporarla nel documento ed utilizzare la dimensione originale).
Adobe LiveCycle Designer consente di “salvare” uno o più oggetti (nel nostro caso sia il logo che il testo creato) all’interno delle librerie in maniera da poter essere utilizzati celermente tutte le volte che servono; la procedura da utilizzare è semplice: basta infatti selezionare i due oggetti con il mouse e trascinarli all’interno della finestra Libreria; a video appare la finestra Aggiungi oggetto libreria nella quale indicheremo un nome (ad esempio, IntestazioneAzienda) e in quale gruppo di schede posizionarlo (è consigliato posizionare i nuovi oggetti nel gruppo Personalizzato in maniera da tenerli distinti da quelli appartenenti al gruppo Standard).
Per riutilizzare l’intestazione in nuovi moduli è sufficiente, quindi, selezionare IntestazioneAzienda dalla scheda Personalizzato della Libreria e trascinarla all’interno della Visualizzazione struttura.
Per realizzare il sondaggio inseriremo, ancora una volta, un oggetto Testo per porre il quesito “Si ritiene soddisfatto del corso di formazione “La gestione del magazzino” tenuto in azienda?” e tre pulsanti di opzione per esprimere il grado di soddisfazione (poco, abbastanza, molto).
Per creare questi ultimi è sufficiente trascinare, come per i precedenti, l’oggetto Pulsante di opzione dalla Libreria sul documento, rinominare le etichette predefinite in poco, abbastanza e molto, ed impostare, infine, le proprietà attraverso la finestra Oggetto.
Nella scheda Campo della finestra Oggetto è possibile assegnare una formattazione differente al pulsante di opzione (ad esempio scegliere un quadratino anziché il cerchio); nella scheda Valore è possibile attivare una delle opzioni come predefinita; nella scheda Binding è possibile assegnare un valore differente (numero o anche etichetta) alle singole opzioni: per impostazione predefinita alle opzioni vengono assegnati valori numerici a partire da 1 in quanto questi ultimi consento, in fase di analisi dei risultati, di eseguire più facilmente dei calcoli (ad esempio, ottenere un valore medio sulle risposte complessive); sempre attraverso la scheda Binding (o, in alternativa, attraverso la finestra Gerarchia), è possibile modificare il nome del “gruppo di opzioni”: questa operazione è particolarmente utile quando si vuole avere, in fase di esportazione dei dati del sondaggio, un riferimento concreto agli oggetti del modulo (nel nostro caso, abbiamo rinominato il gruppo di opzioni con l’etichetta “CorsoGestioneMagazzino”).
Abbiamo osservato che, durante la fase di creazione di un nuovo modulo, è possibile aggiungere dei pulsanti: uno per la stampa e uno per l’invio del modulo tramite mail.
L’inserimento di questi due pulsanti può avvenire anche in un momento successivo: è sufficiente, difatti, selezionare questi ultimi dalla Libreria e trascinarli all’interno del documento (l’oggetto Pulsante invia per e-mail richiede la digitazione dell’indirizzo di posta elettronica ed, eventualmente, dell’oggetto che si intende visualizzare nella mail, all’interno della finestra Oggetto).
Un altro pulsante molto utile nella realizzazione dei moduli (ma non nella nostra esercitazione) è il Pulsante reimposta che consente di azzerare tutti i campi utilizzati in fase di compilazione del modulo: anche in questo caso, a differenza della “lunga” procedura richiesta da Acrobat (descritta nel tutorial sulla creazione di moduli con Acrobat), basta semplicemente trascinare l’oggetto all’interno del documento!
La distribuzione del modulo
Per distribuire il sondaggio (è consigliato salvare una copia prima di eseguire l’operazione), si utilizza il comando Distribuisci modulo posto nel menu File. Il file viene “trasferito” da LiveCycle Designer in Acrobat Professional e viene avviata la procedura guidata di distribuzione.
Nella finestra Opzioni distribuzione modulo che appare a video occorre indicare se inviare immediatamente il file tramite mail oppure se salvare i file per un invio successivo; optando per questa seconda opzione si accede alla finestra Distribuisci modulo, composta da tre schermate.
Nella primo passaggio, Opzioni consegna, occorre indicare l’indirizzo mail al quale restituire i moduli compilati (viene proposto in automatico l’indirizzo utilizzato nella creazione del pulsante di invio tramite e-mail all’interno del modulo).
Nel secondo passaggio, File di raccolta dati, occorre indicare la posizione in cui salvare il file che fungerà da “contenitore” per i singoli moduli che verranno restituiti (viene proposto in automatico il nome del file seguito da _set di dati_0001.pdf ).
Nel terzo passaggio, Posizione di salvataggio, occorre indicare la posizione e il nome con cui salvare il file da distribuire agli utenti (viene proposto in automatico il nome del file seguito da _pub_0001.pdf ).
Terminata la procedura non ci resta che allegare il file _pub_0001.pdf ad una mail indirizzata ai destinatari che provvederanno a compilare il modulo e a restituirlo, sempre via mail.
La raccolta e la gestione dei dati contenuti nei moduli
Mano a mano che riceveremo le mail sarà sufficiente fare doppio clic sull’allegato per inserire, attraverso la finestra Aggiungi modulo compilato al set di dati che appare a video, il file all’interno del “contenitore” (il file salvato con estensione _set di dati_0001.pdf ).
I singoli file vengono elencati nel frame superiore del “set di dati” (chiamato Pacchetto) e possono essere visualizzati in anteprima con la semplice selezione.
I dati raccolti attraverso i singoli moduli possono essere esportati su di un foglio di calcolo (utilizzando il formato .csv) attraverso il pulsante Esporta dati disponibile sulla barra del frame superiore e gestiti autonomamente in Microsoft Excel (è possibile calcolare indicatori di riferimento, ordinarli, raggrupparli, creare grafici, etc.).
Nel nostro caso, ad esempio, avendo lasciato i valori numerici alle opzioni Poco, Abbastanza e Molto, possiamo calcolare il grado di soddisfazione medio complessivo del corso di formazione attraverso la funzione MEDIA.
