La maggior parte della modulistica interna aziendale è costituita da file, in formato di testo, che devono essere stampati e compilati a mano da parte dei dipendenti. Dato per scontato che la stampa del modulo è necessaria (non tutti i dipendenti possiedono una firma digitale) potrebbe essere utile trasformare il modulo in formato PDF per agevolare l’immissione dei dati da parte degli utenti ma anche per tenere un archivio-moduli (anche eventualmente sulla rete aziendale) o per conservare una copia elettronica dei moduli compilati.
In questo tutorial analizziamo le procedure che consentono di creare moduli in formato PDF attraverso l’applicativo Acrobat Professional a partire da documenti salvati con i più comuni editor di testo.
Trattiamo l’argomento aiutandoci con due file di esempio: un documento di Word contenente un semplice modulo di richiesta di un periodo di astensione dal lavoro e il modulo in formato PDF che si ottiene al termine della procedura.
Importare il file di testo
Acrobat Professional consente di importare e gestire numerosi formati di file. Per trasformare un documento di testo in file PDF si utilizza il comando FILE>Crea PDF>Da file.. e si seleziona, dalla successiva finestra “Apri” che appare a video, il file desiderato (per portare a termine la procedura è necessario che il file che si intende importare non sia aperto già con altri applicativi). L’operazione di conversione del file può richiedere anche alcuni minuti e ciò dipende sia dalla lunghezza del file, sia dal suo contenuto: Acrobat Professional, infatti, riesce ad individuare e a conservare numerosi “oggetti” (quali segnalibri, collegamenti ipertestuali, etc.) dal file di origine.
La procedura di creazione consente anche l’importazione da più file, da scanner, da pagina Web, da immagini negli appunti, o la semplice creazione di una pagina vuota per la stesura di un file in PDF. Da notare che quest’ultima operazione non è molto utilizzata in quanto Acrobat non è un vero e proprio editor di testo (non è possibile o agevole, ad esempio, creare tabelle, utilizzare la tabulazione, inserire immagini, etc.).
Le operazioni di “ritocco” del documento
Dopo l’importazione del file in un documento PDF si rende spesso necessario apportare ad esso alcune modifiche o integrazioni: nel modello allegato a questo tutorial, occorre eliminare le linee create per la trascrizione manuale del testo (ad esempio, lo spazio relativo al nome e cognome del dipendente) per sostituirle, successivamente, con dei campi modulo.
Quando si eseguono operazioni di ritocco del documento è buona regola visualizzare la griglia e spuntare l’opzione “Aggancia alla griglia” disponibile all’interno del menu “Vista” per consentire di allineare correttamente le parti del documento o i nuovi oggetti quali, ad esempio, i campi modulo, che verranno inseriti.
Per modificare la dimensione della grigia si utilizza il comando Preferenze posto all’interno del menu Modifiche e, dalla finestra omonima che appare a video, si seleziona sulla sinistra la categoria “Unità e guide” e si modificano, sulla destra, le unità di misura.
Le principali operazioni di ritocco possono essere eseguite attraverso due pulsanti presenti sulla barra “Modifiche avanzate” (per visualizzare quest’ultima occorre selezionarla all’interno dell’elenco “Barre degli strumenti” posto nel menu “Vista”).
Il pulsante Ritocco testo (penultimo della barra “Modifiche avanzate”) consente di eliminare o aggiungere del testo in corrispondenza di quello già esistente; nella costruzione del modulo di esempio, è stato utilizzato per l’eliminazione delle righe di sottolineatura presenti nel documento originale.
Il pulsante Ritocco oggetto (ultimo della barra “Modifiche avanzate”) consente invece di selezionare e spostare parti specifiche del documento; nella costruzione del modulo di esempio, è stato utilizzato per allineare alla griglia le singole righe del documento.
Dopo aver modificato o spostato il testo è sufficiente deselezionare i relativi pulsanti azionando il pulsante Seleziona oggetto (il primo della barra Modifiche avanzate).
L’inserimento dei campi modulo
Acrobat Professional consente la creazione “autonoma” di campi modulo interattivi all’interno del documento anche se, per la creazione di moduli complessi, è preferibile utilizzare LiveCycle Designer (software che è possibile acquistare a parte per integrare Acrobat Professional) in quanto offre funzioni aggiuntive rispetto ad Acrobat (ad esempio, è possibile creare campi dinamici che possono essere aggiornati automaticamente durante la fase di compilazione del modulo, è possibile inserire etichette in corrispondenza dei campi modulo o tabelle per una migliore ed efficiente formattazione, ed altro ancora).
I tipi di campo modulo utilizzabili in Acrobat sono disponibili sulla barra Moduli (per visualizzare quest’ultima occorre selezionarla all’interno dell’elenco Barre degli strumenti posto nel menu Vista).
Per creare un campo modulo dalla dimensione standard è sufficiente selezionare uno degli strumenti modulo disponibili sulla barra e fare doppio clic nella posizione desiderata all’interno del documento; per ciascun tipo di campo è possibile impostare più opzioni attraverso la finestra di dialogo delle proprietà del campo modulo che appare automaticamente a video dopo l’inserimento del campo oppure a seguito di un doppio clic sul bordo del campo stesso. Il pulsante Visualizza in anteprima consente, invece, di testare la funzionalità dei campi modulo utilizzati.
Analizziamo brevemente nel dettaglio i campi modulo utilizzati nel modello allegato.
Per consentire l’inserimento del nome del dipendente è stato creato un “Campo di testo” utilizzando il sesto pulsante della barra Moduli: attraverso la scheda Generali della finestra delle proprietà si è provveduto ad assegnare un nome al campo (nello specifico Nome Dipendente) mentre, attraverso la scheda Aspetto, è stata assegnata una formattazione (font e dimensione del carattere) simile al resto del documento.
Per l’inserimento della qualifica che il dipendente occupa nell’impresa è stata utilizzata una “Casella combinata” (terzo pulsante della barra Moduli) e, all’interno della scheda “Opzioni” della finestra delle proprietà sono state create le voci Dirigente, Quadro, Impiegato ed Operaio che dovranno essere selezionate dall’elenco in fase di compilazione del modulo (al campo è stato assegnato il nome Mansione e la stessa formattazione del carattere utilizzata in precedenza).
Per l’inserimento della data iniziale e finale del periodo di astensione lavorativa e per la datazione del documento sono stati utilizzati campi di testo con il formato data: quest’ultimo è stato assegnato all’interno della scheda Formato della finestra delle proprietà.
Il motivo della richiesta del periodo di astensione lavorativa (ferie, malattia e aspettativa) è stato costruito con dei pulsanti di opzione (quinto pulsante sulla barra Modulo). Per creare un “gruppo di opzioni” è necessario utilizzare, nella scheda Generali della finestra delle proprietà, lo stesso nome per i diversi campi ed indicare, nella scheda “Opzioni”, un “Valore di esportazione” differente (nello specifico è stata utilizzata una etichetta che contraddistingue la scelta, ovvero “Ferie”, “Malattia” e “Aspettativa”); sempre attraverso la scheda “Opzioni” è stato scelto lo stile “Segno di spunta” dall’aspetto simile ad una casella di controllo.
Infine è stato creato un pulsante di azione per reimpostare il modulo (primo pulsante della barra Modulo). Attraverso la scheda Azione della finestra delle proprietà si è assegnato al pulsante l’azione Reimposta modulo e, nella finestra Reimposta modulo che appare a video dopo aver utilizzato il pulsante Aggiungi, sono stati selezionati i campi da “azzerare” ovvero, tutti i campi creati in precedenza.
Per la formattazione del pulsante sono stati modificati alcuni parametri sia nella scheda “Aspetto” (colore e testo del pulsante), sia nella scheda “Opzioni” (in quest’ultima si è scelto il layout Solo etichetta e si è nominato il pulsante con l’etichetta “Cancella dati”). Infine, per evitare la stampa del pulsante sul modulo cartaceo, è stata selezionata dalla scheda Generali la voce Visibile ma non stampabile all’interno delle proprietà del campo modulo.
Il salvataggio del modulo e il suo utilizzo
In Acrobat è disponibile una procedura che consente la distribuzione del modulo e il successivo “assemblaggio” in un unico documento principale; tale procedura però è indicata quando si rende necessario raccogliere i dati dai singoli moduli (ad esempio, nella realizzazione di questionari o sondaggi vari) e, quindi, non è utile nel caso proposto in questo tutorial.
Diversamente, potrebbe essere utile fare in modo che anche gli utenti di Adobe Reader possano compilare il modulo e salvarne una copia. Per eseguire questa operazione è sufficiente selezionare il comando Abilita diritti di utilizzo in Adobe Reader dal menu Avanzate (leggere le istruzioni visualizzate) e salvare il file. L’estensione dei diritti agli utenti Reader viene applicata esclusivamente al file PDF corrente e, pertanto, occorre rieseguire tale operazione per ogni singolo modulo realizzato con Acrobat Professional.
