Quando si deve impaginare un documento di grosse dimensioni, quale ad esempio una nota integrativa al bilancio di esercizio o una relazione per una fusione aziendale, è buona regola strutturare il documento in maniera tale da far riconoscere a Word quali sono i capitoli, quali i paragrafi e quali i sottoparagrafi della relazione.
Questa procedura, che consiste fondamentalmente nell’utilizzare i Titoli (Titolo uno, Titolo due, …) della Casella Stile di Word, non solo è semplice da utilizzare ma, soprattutto, è utile per almeno tre ragioni:
- consente di avere uniformità di formattazione tra parti di documento e, di conseguenza, conferisce al documento una veste maggiormente professionale;
- permette la creazione rapida e in automatico di un indice del documento con l’indicazione anche del numero iniziale della pagina contenente i titoli e i sottotitoli;
- permette di compiere, attraverso la Visualizzazione Struttura, alcune operazioni di impaginazione, quali ad esempio, lo spostamento di intere parti di documento, con semplicità e rapidità.
Tale procedura è utile anche in fase di consultazione del documento; difatti, attraverso la Mappa del documento è possibile individuare e posizionarsi rapidamente su parti specifiche al suo interno (tale operazione può essere eseguita anche se il documento viene convertito in formato PDF).
Utilizzo degli stili
All’apertura di un nuovo documento la “Casella stile”, posizionata all’inizio della barra degli strumenti “Formattazione”, visualizza tre livelli di titolo che, normalmente, sono sufficienti per la stesura di breve relazioni. Per assegnare lo stile titolo è sufficiente selezionare la voce interessata (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3) dall’elenco e digitare il testo (nel caso in cui il titolo è già stato digitato è sufficiente selezionarlo ed assegnare ad esso lo stile).
In Microsoft Word sono disponibili ben nove livelli per i titoli: per utilizzare gli stili titolo (a partire dal quarto) è necessario selezionarli all’interno del riquadro delle attività “Stili e formattazione” dopo aver utilizzato il pulsante omonimo presente sulla barra “Formattazione” o all’interno del menu “Formato”.
Modifica degli stili
La formattazione degli stili che Word propone in automatico può essere modificata per personalizzare e rendere unico il documento. La modifica della formattazione di uno stile Titolo (ma anche di qualsiasi altro stile disponibile in Word) può essere portata a termine attraverso due procedure.
La procedura più semplice consiste nell’assegnare la formattazione desiderata all’interno del documento (variazione del font, della dimensione, del colore, del rientro, etc.), selezionare il titolo ed utilizzare la voce “Aggiorna” in base alla selezione disponibile all’interno dell’elenco in corrispondenza del titolo visualizzato nel riquadro “Stili e formattazione”.
In alternativa su può utilizzare la voce “Modifica”, sempre disponibile nell’elenco, ed intervenire all’interno della finestra Modifica stile che appare a video.
La finestra mostra le principali operazioni di formattazione ma è possibile procedere ad una formattazione avanzata dello stile utilizzando il pulsante Formato, posto in basso nella finestra, ed intervenendo nelle rispettive finestre di formattazione (Carattere, Paragrafo, Bordo).
Per ottenere, ad esempio, una numerazione dei capitoli, dei paragrafi e sottoparagrafi (del tipo 1.0, 1.1, 1.1.1, 1.1.2, etc.) si utilizza il comando “Numerazione” posto all’interno dell’elenco del pulsante “Formato” e si seleziona dalla scheda “Struttura” della finestra “Elenchi puntati e numerati” che appare a video, uno dei formati disponibili; è sufficiente utilizzare tale procedura solo su un titolo (ad esempio, il Titolo 1) in quanto tutti i titoli del documento (quindi anche i Titoli 2, Titoli 3, etc.) verranno numerati automaticamente.
Le modifiche apportate, indipendentemente dalla procedura utilizzata, hanno effetto su tutte le parti del documento che utilizzano tali stili e, pertanto, possono essere eseguite anche in un secondo momento, dopo aver editato il testo.
La gestione del documento attraverso la Visualizzazione struttura
L’utilizzo degli stili nel documento permette di creare una struttura del documento che Word riconosce e, di conseguenza, permette di gestire.
Per visualizzare la struttura del documento si utilizza il comando Struttura del menu “Visualizza”;
Attraverso tale visualizzazione è possibile, con l’aiuto dei pulsanti presenti sulla barra Struttura, spostare intere parti di documento da una posizione all’altra, trasformare un sottoparagrafo in paragrafo o viceversa (alzando o abbassando il livello assegnato in precedenza), visualizzare o comprimere parti di documento, ed altro ancora.
L’utilizzo della “Visualizzazione struttura” è indicato soprattutto in fase di revisione di un documento di grosse dimensioni. Supponiamo, ad esempio, di dover spostare un intero capitolo in un’altra posizione nel documento: normalmente, dovremmo individuare il testo, selezionarlo con il mouse (operazione difficoltosa se il testo si estende su diverse pagine), utilizzare il comando Taglia, individuare la nuova posizione ed utilizzare il comando Incolla; attraverso la Visualizzazione struttura è sufficiente comprimere il testo in maniera che vengano visualizzati solo i titoli dei capitoli, puntare il mouse sul segno + posto alla sinistra del capitolo e trascinare quest’ultimo qualche riga sopra o sotto, nella posizione desiderata; tornando alla visualizzazione Layout di Stampa potremo osservare che una parte consistente del documento è stata spostata altrove con qualche semplice click del mouse!
La creazione di un indice del documento
Un altro dei principali vantaggi dell’utilizzo degli stili in un documento è la possibilità di creare in automatico un indice dello stesso o meglio, utilizzando la terminologia di Word, un sommario. Per farlo è sufficiente posizionarsi alla fine o all’inizio del documento, utilizzare il comando Inserisci>Riferimento>Indici e sommario e, nella scheda “Sommario” della finestra che appare a video, selezionare il formato desiderato dall’elenco “Formati” e i livelli di titolo da visualizzare da “Mostra livelli fino a”.
La modifica del sommario
Nel caso in cui si è proceduto a modificare parti del documento dopo la costruzione del sommario, è possibile aggiornare quest’ultimo (che, tecnicamente, è costituito da campi di Word riferiti a segnalibri) semplicemente utilizzando la voce Aggiorna campo del menu di scelta rapida (a video compare una finestra nella quale occorrerà indicare se aggiornare solo i numeri di pagina o l’intero sommario).
Utilizzare la Mappa del documento
Abbiamo accennato in precedenza che la creazione di una struttura in Word attraverso l’assegnazione di titoli è utile anche in fase di consultazione del documento; difatti, il comando “Mappa del documento” posto nel menu “Visualizza” o l’omonimo pulsante posto sulla barra degli strumenti standard consente di visualizzare sulla parte sinistra dello schermo, la struttura del documento e, pertanto, è sufficiente selezionare un titolo dalla struttura ad albero per visualizzare con immediatezza, sulla destra, la parte di documento ad essa relativa.
