Quando si rende necessario utilizzare un grafico all’interno di un documento di testo, spesso, si procede con la realizzazione di quest’ultimo in Microsoft Excel e, successivamente, con la sua importazione nel file di Microsoft Word. Questo modo di procedere, seppure “teoricamente” corretto, crea non pochi problemi soprattutto quando si desidera modificare la sua dimensione, la sua formattazione e il suo posizionamento all’interno del documento di Word.
Ad esempio, se non si interviene direttamente nell’applicativo Excel (attraverso un doppio clic sull’oggetto grafico importato o creato nel documento di Word) il ridimensionamento del grafico si traduce in una immagine poco nitida che, peggio ancora, non rispetta le proporzioni e le distanze tra gli elementi che lo costituiscono (dimensione e posizione del carattere utilizzato per gli assi, collocazione della legenda, del titolo, etc.). Questo inconveniente può essere superato utilizzando la procedura di creazione di grafici disponibile in Microsoft Word che analizziamo in questo tutorial. La procedura, che si avvale principalmente del sotto-applicativo Microsoft Graph, non presenta grosse difficoltà operative soprattutto per gli utenti che utilizzano abitualmente Microsoft Excel per creare grafici. Analizziamola nel dettaglio.
Creazione nuovo grafico
Per creare un nuovo grafico si utilizza il comando “Grafico” dal menu Inserisci>Immagine>Grafico. A video appare un grafico di esempio (il tipo di grafico, per impostazione predefinita, è un istogramma) e un Foglio dati che dovrà essere utilizzato per l’inserimento dei dati; da notare che quest’ultimo non è un vero e proprio foglio di calcolo come quello di Excel in quanto, ad esempio, non è consentito eseguire calcoli all’interno delle sue celle.
Figura 1. Inserimento dei dati per il grafico
Possiamo decidere di inserire i dati o importarli. Nel primo caso sovrascriviamo i dati di esempio del Foglio, se si dispone già di una tabella realizzata in Word è sufficiente selezionarla prima di avviare la procedura appena descritta: i dati della tabella di Word vanno a sostituire automaticamente i dati di esempio presenti nel Foglio dati.
Se si dispone di dati già trascritti in un foglio di calcolo di Excel è possibile importare il foglio di Excel all’interno del Foglio dati di Word. In questo caso, si utilizza il comando “Importa file” presente all’interno del menu Modifica o si utilizza il pulsante omonimo che compare sulla barra degli strumenti standard (quest’ultima viene integrata da nuovi pulsanti per la gestione delle operazioni legate alla realizzazione del grafico).
Figura 2. Menu “Importa file”
Dopo aver indicato la cartella di Excel nella finestra “Importa file”, a video compare la finestra Opzioni di importazione dati nella quale si dovrà indicare il foglio di lavoro o di un più limitato intervallo di celle contenente i dati; da notare che l’opzione Sovrascrivi celle esistenti presente nella parte bassa della finestra è attiva per impostazione predefinita in quanto si presume che si intende cancellare i dati di esempio presenti nel Foglio dati di Word; inoltre, le eventuali formule contenute nelle celle di Excel vengono trasformate in semplici valori numerici.
Figura 3. Stabilire i dati da importare
Diversamente da altre procedure di importazione dati, come ad esempio quelle osservate con riferimento alla Stampa unione, non è possibile importare nel Foglio dati di Word, una tabella di Access: l’inconveniente può essere superato esportando, eventualmente, la tabella di Access su di un foglio di calcolo di Excel e, successivamente, importando quest’ultimo.
Tipi di grafici
Dopo l’inserimento o l’importazione dei dati è necessario scegliere il tipo di grafico da utilizzare per la loro rappresentazione; per visualizzare la finestra “Tipo di grafico” si utilizza il comando omonimo presente all’interno del menu “Grafico” che viene aggiunto alla barra dei menu di Word (per la lettura dei dati inseriti nella tabella del Foglio dati si utilizza, invece, il comando “Serie per riga” o “Serie per colonna” disponibili entrambi all’interno del menu “Dati”).
Figura 4. Selezionare il tipo di grafico
Il comando “Opzioni grafico”, presente sempre all’interno del menu “Grafico”, consente invece di selezionare, nelle diverse schede della finestra omonima che appare a video, le opzioni di rappresentazione degli oggetti (titoli, assi, griglia, legenda, etichette dati, etc.) che compongono il grafico: è possibile, ad esempio, inserire un titolo per il grafico e per gli assi, assegnare dei valori o una griglia secondaria agli assi, inserire una legenda a lato o una etichetta nel grafico, riportare i dati di origine in una tabella da affiancare al grafico.
Figura 5. Le schede per personalizzare il grafico
Entrambe le finestre sono simili a quelle di Microsoft Excel e, pertanto, evitiamo di soffermarci ulteriormente sul loro contenuto.
La formattazione degli elementi del grafico
Dopo aver costruito un grafico è possibile apportare alcune modifiche come ad esempio, ridurre/ingrandire le etichette o i valori degli assi, aggiungere/eliminare una griglia, modificare la scala dei valori degli assi, modificare la prospettiva del grafico (se si tratta di un grafico 3D), etc.
Le procedure per la formattazione aggiuntiva del grafico sono simili, ancora una volta, a quelle utilizzate in Microsoft Excel: è sufficiente selezionare l’elemento che intendiamo modificare (si può utilizzare il mouse o selezionare l’oggetto dall’elenco presente sulla barra grafico incorporata nella barra degli strumenti standard) e, successivamente, apportare le modifiche attraverso la finestra “Formato…” che si attiva utilizzando il comando disponibile all’interno del menu rapido o il pulsante omonimo presente sulla barra degli strumenti.
Così, ad esempio, se intendiamo modificare la scala dei valori oppure l’orientamento del testo dell’asse Y, possiamo fare un doppio clic con il mouse su di esso, oppure scegliere dal menu rapido la voce “Formato Asse”: a video apparirà la finestra “Formato Asse” sulla quale possiamo apportare le modifiche desiderate.
Figura 6. Apportare modifiche agli assi
Diversamente se intendiamo semplicemente spostare, ingrandire o ridurre degli elementi presenti nel grafico (ad esempio, il titolo, la legenda, l’area del grafico) è sufficiente, dopo averli selezionati, trascinarli o ridimensionarli.
Dimensioni e posizione nel documento
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie è sufficiente fare doppio clic con il mouse all’esterno del grafico per tornare alla visualizzazione normale e quindi, al documento di Microsoft Word; diversamente, per apportare nuovi correttivi è sufficiente fare nuovamente doppio clic sul grafico ed intervenire attraverso i menu e i pulsanti “aggiuntivi” che appaiono a video.
Quando non si lavora in modalità di modifica dati, il grafico è considerato come un qualunque altro oggetto inserito nel documento di Word e, pertanto, può essere ridimensionato (è il caso di dire … senza alcun timore!) e collocato in qualunque parte del documento.
Se il grafico non è di grosse dimensioni è possibile far scorrere, utilizzando le stesse procedure previste per le immagini o ClipArt, del testo su di un lato: in questo caso si seleziona il grafico, si utilizza il comando “Oggetto” del menu “Formato” (oppure il comando “Formato Oggetto” del menu di scelta rapida) e si interviene nella finestra omonima che appare a video.
Figura 7. Collocare il grafico nel flusso del documento
Dalla scheda Layout della finestra “Formato oggetto” si seleziona lo stile “Incorniciato” o “Ravvicinato” (i due stili producono lo stesso risultato visto che il grafico è di forma rettangolare) e l’opzione A sinistra o A destra dalla sezione Allineamento orizzontale.
