Abbiamo analizzato in un precedente tutorial le procedure e gli accorgimenti da adottare per la creazione di semplici voci di Glossario e la procedura che consente, attraverso l’utilizzo di campi AutoTextList, di selezionare le sue voci da un apposito menu di scelta rapida direttamente dal documento di Word.
In questo tutorial approfondiamo alcuni aspetti legati all’utilizzo del Glossario che consentono di creare una barra degli strumenti personalizzata. Prima di procedere nella lettura è possibile scaricare un modello di documento che chiarisce l’utilità di ciò che stiamo per esporre.
Cosa creare attraverso il Glossario
Attraverso il Glossario è possibile “memorizzare” non soltanto semplici frasi ma intere parti di documento comprese tabelle, immagini ed altri oggetti grafici e, pertanto, è possibile utilizzare tale procedura per rendere maggiormente efficiente il lavoro amministrativo in azienda.
Si potrebbero, ad esempio, creare delle voci per l’inserimento automatico di testo ricorrente (parti comuni di contratti aziendali, parti standard di una lettera di convocazione di assemblea, etc.), di tabelle utilizzate in più documenti (listino prezzi, condizioni contrattuali tipiche, etc.) e persino interi documenti o lettere commerciali standardizzate (lettera di richiesto preventivo, lettera di conferma di una ordinazione, etc.) che, dopo l’inserimento nel documento, devono essere semplicemente “compilate” nella parti mancanti.
Come organizzare i documenti
Per impostazione predefinita, le nuove voci di glossario create dall’utente vengono memorizzate automaticamente all’interno nel modello “Normal” in maniera da poter essere utilizzate durante la stesura di un qualsiasi documento.
Quando si creano molte voci di glossario specifiche per “tipologia” di documento è buona regola salvare queste ultime all’interno di un modello di documento creato appositamente e quindi evitare il salvataggio all’interno del modello Normal (il file allegato al presente tutorial ne è un esempio).
Per creare un nuovo modello di documento è sufficiente utilizzare il comando “Nuovo” del menu “File”, selezionare la voce “In questo computer …” posta nella sezione “Modelli” del riquadro delle attività “Nuovo documento”, selezionare “Documento vuoto” dalla scheda “Generale”, spuntare l’opzione “Modello” nella sezione “Crea nuovo” e confermare sul pulsante OK.
Figura 1. Finestra dei modelli
Pertanto, prima di creare delle voci di glossario, è necessario soffermarsi sulle diverse tipologie di documento utilizzate in azienda per creare dei modelli “ad hoc” per ognuno; ad esempio, si potrebbe creare un modello di lettera che dovrà contenere, nel glossario, tutte le frasi in lingua inglese in maniera tale da utilizzarlo esclusivamente per la corrispondenza con l’estero, oppure, si potrebbe creare un modello di contratto che dovrà contenere le condizioni contrattuali tipiche suddivise per tipologia di cliente, o ancora, un modello di lettera che racchiude, sempre nelle voci di glossario, tutte le lettere che normalmente vengono inviate ai clienti (invio preventivo, lettera accompagnatrice della fattura, nota di accredito, inviti a fiere o congressi, ); a ben vedere, il riassumere in un unico modello diverse tipologie di documento, comporta anche uno snellimento dell’archivio aziendale con evidenti benefici dal punto di vista organizzativo.
Come creare le voci di glossario
Dopo aver creato il modello di documento, è opportuno innanzitutto digitare e formattare le diverse parti di testo (compreso immagini, tabelle ed altri oggetti) che si intende assegnare al Glossario in maniera tale da avere una visione d’insieme delle diverse voci.
Successivamente, si seleziona la prima parte di testo che si intende assegnare ad una voce del Glossario (compreso le eventuali immagini o tabelle), si utilizza il pulsante Glossario posto sulla barra degli strumenti Glossario (o la voce omonima posta all’interno del sottomenu Glossario del menu Inserisci) e si interviene nella finestra Correzione automatica che appare a video.
Figura 2. Associare un nome alla porzione di testo
Nella scheda “Glossario” della finestra “Correzione automatica” si assegna un nome nella casella “Immettere le voci di glossario”, si seleziona il nome del modello che si sta utilizzando nell’elenco a discesa Cerca in e si conferma con un clic sul pulsante Aggiungi.
