Tra i vari metodi di rilevazione extra-contabile, la scheda lavori, che andiamo a descrivere, rappresenta uno strumento capace di monitorare quelli che sono gli interventi di ordinaria e straordinaria manutenzione aziendale tesi a migliorare la funzionalità dei vari reparti. Essa costituisce il più classico dei report in quanto ci indica la distribuzione oraria di una serie di interventi consentendoci, parallelamente, di valutare l’entità economica degli stessi.
=> Analisi dei costi di produzione con Excel
La scheda è composta da tre sezioni:
- La prima (che va dalle celle A1..G3) riporta i dati identificativi del soggetto dell’intervento ed i riferimenti (numero di cellulare, periodo, importo orario della prestazione, progressivo interventi)
- La seconda è il corpo effettivo della scheda che permette l’inserimento della data dell’intervento, la descrizione, l’orario di inizio e di fine intervento per ogni giornata e le eventuali annotazioni; per ogni riga di rilevazione, il modello calcola la durata effettiva dello stesso ed effettua la valorizzazione in base all’importo orario inserito preventivamente nella cella E3.
- Una volta completata e stampata, la scheda, viene passata alla contabilità previa apposizione delle firme sia del soggetto attuatore dell’intervento che del controller di gestione.
Figura 1. Esempio di scheda lavori
=> Scarica il modello
L’area del modello con sfondo verde è delegata all’input dei dati: l’orario di inizio e/o di fine intervento si inserisce nel formato con il punto o con i due punti (ad esempio le 8 e 15 saranno immesse come 8:15 oppure 8.15).
Trattandosi di rilevazione extra contabile non viene considerata l’IVA che, invece, sarà calcolata nel momento che la scheda transiterà nella contabilità analitica per la fatturazione. La cella F6 contiene una normale differenza fra l’orario di completamento e quello di inizio: =+E6-D6 e questo vale per tutta l’area che va da F6 ad F15; di rilievo è invece la formula nella cella F16: =SOMMA(F6:F15)*24 che riporta la somma delle varie durate giornaliere moltiplicata per 24 (trattandosi di dati riferiti al tempo bisogna infatti considerare l’arco della giornata come composto da 24 ore). La cella G6 contiene: =+F6*$E$3*24 che permette di trasformare la durata giornaliera dell’intervento in valore economico; infatti il contenuto della cella F6 (durata intervento) viene moltiplicato per il parametro dell’importo orario come riferimento relativo ($E$3) ed ancora moltiplicato per 24 che sono, appunto, le ore del giorno.
=> Gestire la contabilità di magazzino con Excel
La presenza della cella E3 trasforma questo modello da semplice in parametrico in quanto, una volta fatte tutte le rilevazioni, se vogliamo vedere l’effetto economico sul totale dell’intervento, basta provare a cambiare l’importo orario ed automaticamente avremo l’adeguamento di tutte le righe giornaliere e del totale generale; non si può parlare di modello what..if ma ciò potrebbe consentirci, in fase di preventivazione dell’intervento, di selezionare l’importo più consono per quello che è il reale valore del lavoro da svolgere. La cella F18 =+INT(F16) estrae la sola parte intera dell’intervento complessivo mentre la cella F19 =(+F16-F18)*60 preleva il residuo decimale della cella F18 (tramite la differenza dall’intero) e la riferisce ai 60 minuti che compongono un’ora. Ovviamente possono essere inserite molte altre righe di dettaglio se si tratta di interventi con una tipologia temporale di alcuni mesi o, meglio, si possono stampare schede mensili che più facilmente vanno a quadrare rispetto alla contabilità analitica.
