Tra gli aspetti da tenere presente nella scelta di un software in ambito aziendale è senza dubbio da includere la licenza d’uso. Questo documento, che accompagna qualsiasi software, regolamenta i diritti che l’autore concede all’utente e gli eventuali vincoli sul suo utilizzo.
Come è noto, le licenze d’uso dei più comuni software impongono delle restrizioni sul numero di installazioni e sulle copie che è possibile fare del programma. Ma questa non è una regola generale: esistono licenze che consentono di fare installazioni multiple o formule speciali che consentono un utilizzo più flessibile del software.
Un’attenta valutazione della licenza d’uso di un software consente di ottenere benefici economici ed organizzativi e di pianificarne opportunamente l’acquisizione. Facciamo una panoramica delle principali tipologie di licenze d’uso che consentono di ottenere dei vantaggi economici e organizzativi diretti e indiretti.
Le licenze standard
Prima di analizzare le tipologie di licenze che offrono vantaggi specifici, ricordiamo quali sono le caratteristiche principali delle licenze più comuni.
La dicitura “licenze standard” adottata in questo non è una definizione ufficiale; la utilizziamo per comodità allo scopo di individuare la categoria di licenze d’uso del software attualmente più diffuse. Questa categoria di licenze tende a fornire all’utente il minimo dei diritti per l’esecuzione di un programma, vietando esplicitamente tutte le eventuali altre attività: copia, modifica, distribuzione.
Normalmente una licenza appartenente a questa categoria consente un’unica installazione su un qualsiasi computer e non prevede scadenze temporali. La manutenzione e l’aggiornamento a versioni successive di solito non sono servizi inclusi nella licenza d’uso, ma fanno parte di accordi separati.
Dal momento però che ciascun produttore di software può formulare liberamente le clausole della propria licenza, è possibile che qualche licenza fornisca diritti extra o che imponga vincoli aggiuntivi.
Le licenze OEM
Le licenze OEM (Original Equipment Manufacturer) sono speciali licenze di distribuzione concesse dall’autore di un software ad un produttore di componenti hardware. In pratica, il produttore di hardware ha la possibilità di distribuire un software specifico contestualmente alla vendita dei suoi dispositivi.
In genere questa forma di distribuzione del software ha un costo inferiore rispetto alla versione standard del software. Infatti la vendita abbinata dell’hardware e del software risulta vantaggiosa sia per il produttore di hardware che per l’autore del software, per cui entrambi possono ridurre il prezzo di vendita.
L’utilizzo del software però ha in genere delle limitazioni. Questo può essere utilizzato unicamente in concomitanza con l’hardware specifico. Ad esempio, se insieme ad uno scanner è stato acquistato un programma di grafica con licenza OEM, questo programma potrà essere utilizzato esclusivamente con questo scanner. Il programma di grafica non potrà essere installato su una macchina a cui non è collegato lo scanner in questione. In altre parole, il software è considerato parte integrante dell’hardware con cui è stato acquistato.
Alcuni software impongono anche altre limitazioni. Ad esempio, i sistemi operativi Microsoft Windows con licenza OEM, non possono essere aggiornati alle versioni successive. Se sul vostro PC avete installato una versione OEM di Windows XP, non potete usufruire delle agevolazioni economiche per l’upgrade a Windows Vista. Sarà necessario acquistare integralmente la nuova versione del sistema operativo.
In ogni caso, la scelta di una licenza OEM può essere vantaggiosa considerando la rapida obsolescenza dei prodotti hardware.
Le licenze a volumi
Alcuni produttori di software mettono a disposizione dei clienti formule di licenze a volumi o multilicenza. Si tratta di speciali licenze a pacchetto che consentono l’installazione di un numero prefissato di copie del software. Il costo di un pacchetto di licenze è ovviamente inferiore alla somma delle singole licenze, per cui il vantaggio economico è evidente.
Esiste anche un vantaggio organizzativo, in quanto l’acquisto di un pacchetto di licenze consente di avere, rispetto alla formula OEM, una piena libertà sulle macchine su cui si andrà ad installare il software.
Alcuni produttori forniscono questa formula di acquisto di licenze anche combinando insieme licenze di prodotti diversi. In questo modo è possibile acquistare software diversi per raggiungere un numero adeguato per ottenere lo sconto multilicenza.
Naturalmente esiste un numero minimo di licenze da acquistare, il che non sempre rende questa formula adatta a piccole realtà aziendali.
Il noleggio
Una forma abbastanza recente di acquisizione del software è il noleggio. A differenza delle licenze d’uso standard che non hanno una scadenza temporale, il noleggio consiste nel consentire l’utilizzo di un software per un periodo di tempo prefissato. L’utente corrisponderà un canone mensile o annuo fintanto che utilizza il software. Quando decide di non utilizzare più il software non sarà più obbligato a pagare il canone.
Alcuni produttori consentono la possibilità di riscattare il software allo scadere del periodo di noleggio. Con il riscatto si acquisisce la relativa licenza d’uso dietro pagamento di una modesta quota aggiuntiva.
Nella formula di licenze a noleggio si può far rientrare l’utilizzo di software distribuito in modalità ASP (Application Service Provider) o nella sua più recente evoluzione SaaS (Software as a Service). In questo caso il canone può essere basato sul numero di account di accesso anzichè sul numero di installazioni e, di norma, non è prevista una forma di riscatto.
Il noleggio del software ha diversi vantaggi. Tra i principali segnaliamo il fatto che il canone include, di norma, la manutenzione e gli aggiornamenti a versioni successive. Quindi l’utente che noleggia un software ha sempre l’ultima versione a disposizione.
Esistono poi dei vantaggi fiscali in quanto il software non essendo acquisito come bene non viene ammortizzato nel corso degli anni ma è immediatamente deducibile in quanto acquisizione di servizio.
I vincoli che può imporre il noleggio riguardano la durata minima del contratto e il numero minimo di installazioni. Acquisite queste informazioni, occorre naturalmente fare le dovute valutazioni sulla convenienza del noleggio di un software a lungo termine rispetto all’acquisto delle relative licenze.
Le licenze Open Source
Il software distribuito con licenza Open Source è sicuramente quello che offre la massima flessibilità in termini di utilizzo. Oltre a consentire un numero illimitato di installazioni, il software Open Source prevede il rilascio del relativo codice sorgente con la possibilità di modifica e di distribuzione.
Anche se non è un vincolo della filosofia Open Source, la maggior parte del software rilasciato con questo tipo di licenza viene distribuito gratuitamente, per cui il vantaggio economico per l’azienda è evidente.
Al di là dell’immediato vantaggio economico, tuttavia, un vantaggio considerevole, anche se spesso non viene preso nella dovuta considerazione, consiste nel fatto che acquisendo un software Open Source non si è vincolati all’utilizzo dei servizi di un fornitore.
Grazie alla disponibilità del codice sorgente, l’assistenza, la manutenzione, la personalizzazione e tutti i servizi relativi al software possono essere forniti da chiunque, anche internamente all’azienda stessa. Purtroppo spesso questa eccessiva libertà disorienta gli utenti che non hanno più un punto di riferimento per i servizi correlati al software.
Conclusioni
Il mondo delle licenze d’uso del software è molto vario: oltre alle categorie citate in questo articolo ne esistono altre. Dal momento che ciascun produttore può formulare le proprie condizioni per l’utilizzo del software, è sempre opportuno informarsi sulle clausole della specifica licenza d’uso.
