Easybil è un applicativo di controllo di gestione sviluppato per tenere presenti le esigenze delle piccole aziende, che possono avere difficoltà a definire un insieme adeguato di procedure di monitoraggio delle attività più importanti. Un’attenta analisi, che ha tenuto conto anche del parco software esistente, ha portato alla realizzazione di un programma caratterizzato da flessibilità e semplicità d’uso.
La casa madre Simplify Software, oltre alla commercializzazione cura il supporto tecnico alla clientela, per ottenere massima efficienza operativa nel minor tempo possibile.
Fra le prerogative di Easybil spicca la piena integrazione con applicativi gestionali esistenti: si può ad esempio importare i bilanci di verifica in Microsoft Excel, per analizzarli ed elaborarli riferendosi al piano dei conti.
Al momento della configurazione iniziale, infatti, è necessario definire i conti aziendali rispetto al report di riclassificazione e analisi già previsto all’interno dell’applicativo. Tra i principali obiettivi che si propone Easybil vi sono:
- Importazione del bilancio di verifica dal software gestionale già in uso;
- Inserimento extracontabile di ratei, risconti, fatture da emettere o ricevute e riferimenti al magazzino per assegnare i dati in modo congruente;
- Configurazione iniziale del report di riclassificazione in funzione delle peculiarità aziendali per eseguire opportune analisi su andamenti patrimoniali e finanziari;
- Elaborazione di specifici rapporti di riclassificazione secondo diversi periodi per esaminare i dati contabili con livelli di dettaglio differenziati;
- Analisi e raffronti degli andamenti per riconoscere le dinamiche e gli scostamenti in atto;
- Elaborazione automatica dei dati basata su grafici i quali tengono conto dei parametri finanziari, economici e patrimoniali di periodi prefissati.
In pratica ciascun conto presente in contabilità viene preso in esame nel report di riclassificazione e inserito nelle sezioni di competenza per favorire l’analisi più appropriata della situazione aziendale, con l’intento di semplificare processi solitamente assegnati alla contabilità analitica.
Il metodo di riclassificazione è improntato alla massima flessibilità per poter individuare le classi di sistema principali ed eseguire le dovute analisi. Nel conto economico viene ad esempio richiamato uno schema di riclassificazione di tipo industriale a margini di contribuzione, nel quale i costi vengono assegnati alle sezioni dei costi fissi e variabili industriali, costi generali, costi commerciali e così via.
Quale ulteriore esempio, l’analisi dello stato patrimoniale si basa su un sistema di riclassificazione a fonti e impieghi suddiviso per valori di liquidità crescente. Il conto cassa viene pertanto allocato nelle disponibilità immediate e il conto fondo TFR tra le passività consolidate nell’ambito delle fonti.
Sul piano operativo, Easybil è riassumibile in alcuni passaggi che tengono conto delle fasi di elaborazione tipiche di un periodo. Per prima cosa è necessario collegare i conti di contabilità allo schema di riclassificazione e ciò avviene con l’importazione del bilancio di verifica gestionale mediante un file Excel composto dalle colonne “Codice sconto”, “Descrizione sconto” e “Importo”. Di solito, i software gestionali hanno la funzione di esportazione del bilancio verso Excel e in tale caso dovrebbe essere sufficiente copiare le colonne volute in un nuovo foglio.
Dopo aver importato il bilancio di verifica si possono aggiungere gli assestamenti extracontabili per competenza o in alternativa ricorrere a un ‘ altra maschera la quale consente l’inserimento delle rettifiche in modo analogo a una scrittura, oltre alla possibilità di gestire eventuali note relative ai dati stessi.
Il passaggio successivo consiste nella elaborazione del report di riclassificazione secondo il periodo individuato, ottenendo così il relativo rapporto.
Per dettagliare le informazioni riga per riga, vi è uno specifico pulsante che permette di esaminare i singoli conti di contabilità che compongono un determinato valore.
Si può quindi procedere con il salvataggio del report elaborato, indicando il periodo di competenza per poterlo successivamente riutilizzare in sede d’analisi.
A partire da dati omogenei, si ha perciò l’opportunità di confrontare dati riguardanti diversi periodi per capire quali possano essere stati gli scostamenti tra essi, grazie alla generazione di ulteriori report.
Per esaminare in profondità i risultati vi è anche la possibilità di rappresentarli con un insieme di grafici di analisi patrimoniale, reddituale e finanziaria, che vengono creati automaticamente in base ai periodi di riferimento scelti.
Easybil si propone infine anche quale strumento in ambito Decision Support System, utile pertanto per migliorare il supporto alle decisioni aziendali grazie all’opportunità di incrementare l’insieme di possibili alternative.
