Podio è una piattaforma online potente e completa per la gestione del lavoro, che permette anche di creare applicazioni per il business: vediamo come utilizzare al meglio questo strumento evoluto e flessibile.
Spazi di lavoro
Il sistema si basa su strutture grafiche dette Organisation che ospitano i Workspace, vere e proprie aree operative. Una volta registrati si viene indirizzati in un processo guidato per la creazione della prima Organisation.
Per le successive si ricorre al menu in alto a sinistra, ma non esiste una pagina loro dedicata, in quanto muovendosi nel sito ci si troverà sempre dentro un Workspace, ciascuno dei quali condivisibile con altri collaboratori: gli altri utenti abilitati a collaborare sono visibili nella colonna laterale destra, dove un “+” consente di invitarli.
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Attività
Lo spazio di comunicazione di ogni Workspace si chiama Activity, mostrato a ogni accesso e raggiungibile da apposito pulsante in alto. Riporta un riassunto di quanto avviene all’interno del Workspace, ma può essere utilizzato anche per aggiornare gli altri su qualunque cosa, condividere link, fare sondaggi e allegare file. Per menzionare qualcuno si può digitare il classico “@” seguito dal nome dell’interessato.
Anche la pagina generale del proprio account, a cui si accede cliccando sulla casetta nel menu in alto, ha uno spazio Activity, con tutte le attività di tutti i Workspace. Il pulsante Share per inviare messaggi apre un piccolo menu per chiedere in quale Workspace inserirlo.
Applicazioni
Ogni Worspace può avere un certo numero di applicazioni, componenti aggiuntivi, o mini-programmi, che girano nel sistema di Podio. Sono molte e offrono diverse possibilità di azione.
Per cominciare con le applicazioni bisogna cliccare in alto su Add app, all’interno di un qualsiasi Workspace. Da lì andare su Go to the App Market: alcune si scaricano direttamente con tutto il relativo pacchetto. Per tenerne traccia, le ritorveremo nel menu di sinistra articolate per categorie.
Tutte le applicazioni sono abbastanza simili nell’architettura e nel modello (campi da riempire, scadenze, status). Quello che cambia sono nomi e organizzazione. Ad esempio un’applicazione sui progetti avrà in evidenza nome del progetto, assegnatari, scadenze, stato di avanzamento e possibilità di aggiungere file; un’applicazione per raccogliere le candidature avrà spazi simili ma legati alla raccolta dei curricula.
Tutte prevedono una pagina di raccordo che si raggiunge andando sull’icona dell’applicazione. Qui in genere l’organizzazione grafica è per riquadri o liste, dove cliccando su ciascun elemento si accede ai vari contenuti creati.
Le applicazioni si possono anche creare, se proprio non se ne trova una adatta, basta andare su Go to the App Builder: si comincia dando un nome e aggiungendo i vari elementi trascinando dal menu laterale all’area operativa nell’ordine in cui si desidera che vengano mostrati. Seguono altre impostazioni, come la possibilità di abilitare eventi, votazioni o di allegare i file.
Altre funzioni
Accanto ai Workspace e alle loro applicazioni, che rappresentano il centro del sistema, esistono poi delle funzioni più generali, slegate da questi ultimi e più autonome. Si può accedere a queste categorie dal menu superiore, nella fascia blu. Si tratta di una sezione per messaggi personali, contatti, agenda e obiettivi visualizzabili nel calendario, che a sua volta ne consente la creazione.
La sezione messaggi serve invece per le comunicazioni con i propri contatti all’interno del network, contatti che possono essere visualizzati e gestiti nell’apposita area.
Da aggiungere infine la presenza di applicazioni per utilizzare il servizio in mobilità, sia per iPhone/iPad che per piattaforme Android.
