Obiettivo, migliorare la gestione dei documenti aziendali per Acrobat XI, il nuovo software di Adobe lanciato in anteprima negli Stati Uniti e ora disponibile anche sul mercato italiano con funzioni cloud.
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PMI.it ha approfondito le novità e i benefici del nuovo prodotto assieme a Alberto Comper, system engineer senior di Adobe Systems Italia.
Adobe Acrobat XI offre innovative funzioni di editing ed esportazione dei documenti in PDF in Microsoft PowerPoint, oltre a soluzioni “touch friendly” per gli utenti di tablet. «La caratteristica chiave di questo nuovo prodotto arrivato dalla Silicon Valley – spiega Comper – è che può essere utilizzato da tutti gli strumenti mobili e fissi presenti nelle aziende, in modo da facilitare lo scambio e il trattamento di documenti da parte dei dipendenti, rendendo più efficiente l’organizzazione del lavoro».
Efficienza uguale risparmio
A proposito di organizzazione del lavoro, vale la pena ricordare una ricerca commissionata dalla stessa Adobe Systems a IDC, da cui è emerso che per un’azienda di 1.000 dipendenti il costo stimato di una inefficienza produttiva è pari a 15,9 milioni di dollari. E in proporzione, anche per le PMI i costi a fine anno possono esser rilevanti e fare la differenza tra l’utile e il passivo.
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«Oggi i lavoratori affrontano la sfida della gestione dei documenti, che è sempre più difficile a causa di un utilizzo capillare di dispositivi mobili come smartphone e tablet. E nel farlo, si spreca una grande quantità di tempo» ricorda Comper.
«Oltre 11 ore a settimana è il tempo totale stimato che ciascun dipendente perde: una media di 2 ore a settimana per recuperare documenti persi o sbagliati, 2 ore e 20 per cercare (invano) documenti , 3 ore e mezzo per unire tra loro file e fonti in un unico documento e altre 3 ore e mezza per risolvere problemi legati ai documenti cartacei».
In base alla ricerca, altre 12 ore la settimana sono perse rispetto ai processi di collaboration. «Il nuovo Acrobat XI punta a colmare queste inefficienze. Abbiamo calcolato che un’azienda di 1.000 dipendenti – e in proporzione anche una piccola impresa – avrebbe la possibilità di investire in nuove risorse assumendo 213 nuovi dipendenti».
Le funzioni di Adobe Acrobat XI
In termini pratici, Adobe Acrobat XI permette a dipendenti, manager, imprenditori o professionisti di:
- effettuare l’editing di file PDF, modificando paragrafi, immagini o oggetti semplicemente selezionandoli e trascinandoli con lo strumento intuitivo Edit text and Images,
- unificare una selezione di contenuti e molteplici documenti all’interno di un unico PDF
- semplificare la creazione di moduli, la loro distribuzione e l’analisi dei risultati utilizzando l’applicazione desktop Adobe FormsCentral,
- lavorare con i file PDF su tablet e smartphone per aggiungere annotazioni e commenti, o compilare, firmare e salvare i moduli,
- salvare i documenti PDF come file PowerPoint, Word o Excel oppure riutilizzare parti di interi file PDF come documenti Microsoft Office e pagine web senza digitarli nuovamente.
- rafforzare la protezione dei file PDF creati da Microsoft PowerPoint, Word o Excel in modo da evitare la copia, la modifica o la stampa non autorizzata.
