EasyProjectPlan è un applicativo che estende le funzionalità di Microsoft Excel a livello di Project Management, integrandovi gestione posta elettronica, pianificazione attività con categorie di appartenenza, definizione diagrammi di Gantt con funzionalità di stampa ed altro ancora.
Consente facilmente di creare o modificare task, spedire email, visualizzare diagrammi, interagire con diversi tipi di dati, sincronizzare quelli di MS Outlook per quanto concerne posta e calendario e di MS Project per ciò che concerne i progetti.
Scarica il software EasyProjectPlan
In soli 2 MB sono racchiuse funzionalità che possono utili in diversi ambiti lavorativi: il tool aggiunge una barra degli strumenti con le nuove funzioni, senza modificare la classica esperienza d’uso con il foglio di calcolo.
Non richiede installazione ed è utilizzabile in abbinamento ad Excel (sino alla versione 2010) in tutti gli ambienti Windows sia 32 che a 64 bit. Acquistando una licenza d’uso, è possibile estendere la distribuzione di questo pacchetto ad un numero illimitato di PC di una stessa realtà professionale.
Organizzazione a schede
La versione demo consente di valutare le caratteristiche del tool. Per poter entrare nel pannello di amministrazione è necessario modificare in lingua inglese le opzioni internazionali di Windows.
Il software consente di aggiungere un logo personalizzato mediante l’opzione “Change Logo” contenuta nella sezione “New Project” della scheda “Options”.
L’interfaccia di EasyProjectPlan è suddivisa in schede annidate, ciascuna corredata da pulsanti rappresentavi dei vari comandi.
La prima scheda in alto a sinistra è “Outlook Sync” ed è la capofila di una sezione deputata alla gestione di tutti i processi di sincronizzazione, come attività, calendario e posta elettronica, oltre alla modifica delle impostazioni dei processi.
Lo scambio dati può avvenire da EasyProjectPlan verso Outlook o viceversa, e specifiche caselle di controllo consentono la sincronizzazione dei soli task selezionati o l’invio automatico di nuovi task generati.
“Calendar Sync” è la scheda che consente la sincronizzazione del calendario appuntamenti, previo inserimento o eliminazione di attività già presenti. La casella di controllo “AutoSend Calendar Appointments”, se attivata, aggiunge un nuovo task in Outlook e automaticamente invia un promemoria ai contatti coinvolti.
Ruolo di Outlook è di risolvere automaticamente l’indirizzo di posta elettronica facendo un confronto fra il nome di riferimento introdotto in EasyProjectPlan e quello presente nel dettaglio dell’elemento memorizzato in rubrica.
“Details Sync” serve a selezionare i dati da sincronizzare, prendendo in considerazione le intestazioni delle colonne del foglio di lavoro relative – ad esempio – alle attività già completate o ancora in corso di svolgimento.
Dopo il gruppo di schede collegato ad “Outlook Sync” si trova la scheda “Email”, per gestire e sincronizzare la sezione dei messaggi di posta elettronica di Outlook contestualmente alle attività che si desidera coinvolgere in EasyProjectPlan, attraverso un identificatore univoco e il nome di ciascun task.
Proseguendo “Import/Export” rappresenta la scheda deputata alla gestione delle attività di importazione ed esportazione di file MSProject, Excel, CSV, testo e template, potendo anche indicare i campi da includere o escludere.
“Schedule Task” costituisce la sezione di pianificazione automatica dei task indicando rispettivamente data e ora di inizio e fine di ciascuno di essi. “Summary Report” consente la generazione di rapporti dettagliati su progetti e task conclusi o in corso di svolgimento per avere una visione complessiva sul lavoro svolto.
Personalizzare l’ambiente di lavoro
La scheda “Options” fa apportare modifiche alle impostazioni principali di EasyProjectPlan con l’intento di personalizzare l’esperienza d’uso in base alle diverse necessità operative.
Si riesce ad esempio ad intervenire su livelli, tempo e durata dei task, sulla configurazione dei file, sulle finestre dei dati, sulle combinazioni colore di evidenziazione dei dati e sulle password di protezione degli elementi e di amministrazione.
Tale scheda include anche le opzioni per creare un nuovo progetto, cambiare logo e importare un profilo dati di amministrazione. Per avvicinarsi alle funzionalità principali di EasyProjectPlan o approfondirne la conoscenza si può accedere alla scheda “FAQ”, dove vengono ospitati dei collegamenti a specifiche aree online comprendenti anche tutorial video di vario livello.
