Mind Organizer è un software PIM (Personal Information Management) per la gestione e organizzazione di agenda e attività, contatti, appuntamenti e scadenze, nonché verifica di IBAN e generazione di elenchi di password o codici fiscali, rivelandosi quindi un prodotto adatto allo svolgimento di diverse attività d’ufficio.
Leggero e installabile su sistema operativo Windows (inclusa la versione 7), grazie alla condivisione in rete tra più computer agevola lo scambio di informazioni di lavoro. La sua interfaccia ricorda in parte le applicazioni in stile Microsoft Outlook: i principali comandi sono individuabili per mezzo semplici icone e il passaggio da una sezione all’altra avviene senza incertezze.
Agenda e note
L’agenda perpetua, stampabile e condivisibile via rete, è caratterizzata da 4 viste principali: quotidiana, settimana lavorativa, settimana e mensile.
Per inserire una nuova nota basta cliccare sull’ora desiderata di un determinato giorno e digitare il testo. Per espandere o modificare l’orario fissato è sufficiente trascinare la nota, mentre un nuovo click consente di modificarla. Possibile anche inserire note multiple nello stesso orario, affiancandole l’un l’altra.
La pubblicazione di una nota online può avvenire sfruttando un calendario di Google debitamente configurato attraverso la selezione dell’apposita icona di esportazione.
Il tasto di ricerca lascia cercare una nota inserendo le stringhe nel campo dedicato e le corrispondenze trovate vengono elencate nella parte inferiore della relativa finestra di dialogo e sull’agenda stessa.
Rubrica
La rubrica offre schede dettagliate in cui inserire un ampio set di informazioni sui contatti: ciascuna è suddivisa nelle sezioni casa, ufficio, documenti e immagini per rendere più ordinata l’organizzazione dei dati memorizzati.
I contatti – cognome, nome, indirizzo, città, CAP, provincia, telefono, cellulare, ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, email e sito web – sono raggruppabili in categorie e sottocategorie.
Tra le categorie è disponibile anche una sezione riservata, accessibile previo inserimento di una password.
Tra le opzioni, anche la ricerca di un recapito mediante collegamento a Google Maps e per inviare SMS ad una lista di contatti predefinita.
Gli strumenti aggiuntivi agevolano la ricerca di nominativi, il caricamento di dati da MS Outlook o Excel, la gestione delle categorie, la riorganizzazione dei campi e la stampa di liste. La stampa di buste o lettere è interfacciabile con la rubrica per accedere direttamente all’archivio dei contatti memorizzati per reperire le informazioni desiderate.
Altre funzionalità
Il menù “Da fare” è stato pensato per creare piccoli promemoria: gli elementi sono suddivisibili nelle categorie “da fare”, “ultimate” e “sospese” per riuscire ad individuare più velocemente quelli d’interesse.
Il menù “Scadenze” porta allo scadenzario, con le voci raccolte in un elenco comprendente descrizione, data e ora di riferimento. La creazione di una nuova scadenza può avvenire sia singolarmente sia a cadenza periodica.Una notifica sonora e visiva avvisa l’utente quando viene raggiunto il termine impostato. La voce “Password” consente la configurazione di una password master basata su un algoritmo a doppia cifratura per proteggere l’elenco di password da accessi indesiderati.
Il menù “Strumenti” comprende un insieme di tool per la configurazione di Mind Organizer e lo svolgimento di attività d’ufficio, come:
- ricerca codici fiscali
- elenco dei Comuni,
- calcolo rate di ammortamento prestiti,
- verifica e calcolo codici IBAN,
- verifica del CRO per bonifici bancari
- convertitore di unità di misura
Sono inoltre presenti due comandi per la generazione di note libere e il salvataggio/ripristino di tutti i dati memorizzati dall’applicativo.
Nel sito dedicato sono presenti video di presentazione del software e di approfondimento sulle sue funzionalità principali relative a stampa, rete, rubrica, calendario, agenda, scadenze e appuntamenti.
