EssentialPIM è un software per la gestione di attività personali (Personal Information Management), dotato di funzionalità avanzate utili in ambienti professionali: appuntamenti, contatti, note, password e posta elettronica.
Semplice in fase di installazione e configurazione, offre una interfaccia utente intuitiva e disponibile anche in lingua italiana, con una disposizione a schede per lo svolgimento delle operazioni principali.
L’ampia configurabilità costituisce uno dei punti di forza di questa applicazione, che permette di gestire le attività quotidiane con flessibilità e immediatezza.
Per facilitare il lavoro di gruppo e la condivisione di informazioni, EssentialPIM consente la sincronizzazione con Microsoft Outlook e con servizi online come Google e Yahoo, oltre alla possibilità di interfacciarsi mediante device mobili quali smartphone Android e iPhone.
La protezione è un aspetto di rilievo nell’utilizzo di applicazioni di questo genere e EssentialPIM non viene meno, includendo un algoritmo avanzato di cifratura AES.
Versioni, anche Portable
L’applicativo viene distribuito secondo le versioni Free, Pro, Network e Portable, per riuscire ad andare incontro a diversi ambiti operativi. La versione Portable offre l’indiscusso vantaggio di essere utilizzabile con grande immediatezza, liberando l’utente da installazioni e postazioni di lavoro predefinite anche in mobilità. Per utilizzarla basta un semplice device USB di storage, come una pen drive o un disco removibile. In tale condizione d’uso tutti i dati e le informazioni vengono memorizzati all’interno di un singolo file, criptandolo con un algoritmo AES a 256 bit.
EssentialPIM Free offre opzioni per singoli utenti per quanto riguarda calendario, cose da fare, note, contatti, posta elettronica e password.
Si può perciò contare su comandi di importazione/esportazione, gestione di stampe e categorie, creazione di note con strutture ad albero, inserimento di immagini, testo e tabelle, ricerca veloce di contatti e generazione di un numero illimitato di account email.
EssentialPIM Pro estende tali funzionalità con algoritmi di cifratura avanzata, creazione di note sul desktop in stile Post-it, memorizzazione di file o collegamenti ad essi, impostazione di backup flessibili in modalità automatica e invio di ogni genere di email.
Consente inoltre la sincronizzazione Outlook e Cloud, l’applicazione di filtri alle categorie, la definizione di viste personalizzate, l’organizzazione gerarchica delle attività, la definizione di note multi-scheda, la creazione illimitata di gruppi di contatti e di campi personalizzati.
EssentialPIM Network Edition viene proposta quale soluzione per gruppi di lavoro piccoli e medi, abilitando l’accesso concorrente multiutente al database, la condivisione di calendari, contatti, cose da fare, appuntamenti e note. Richiede una configurazione basata su un server ed uno o più client.
Per provare tutte le funzionalità si può installare l’edizione demo operativa per 30 giorni dall’installazione.
Installazione e interfaccia
L’installazione viene portata a termine con grande velocità e si apprezza la localizzazione in lingua italiana. Al primo avvio, se viene rilevata la presenza di MS Outlook, una finestra di dialogo consente di sincronizzare i dati esistenti per essere immediatamente operativi con le proprie informazioni ed impostazioni relative a calendario, cose da fare, note e rubrica. Specifiche caselle di controllo consentono inoltre di effettuare la sincronizzazione all’avvio, all’uscita o ad intervalli di tempo regolabili dall’utente.
L’interfaccia utente si presenta con una veste grafica moderna e ben curata, disponendo in modo ordinato i riferimenti relativi alle diverse funzionalità previste.
La schermata iniziale “Oggi” ha il compito di riassumere le attività odierne legate ad appuntamenti, to do e messaggi per ottenere una comoda visione d’insieme.
Nella parte sinistra della finestra principale è raccolto l’elenco degli elementi che consentono di passare da un modulo all’altro e una volta selezionato uno di essi viene aperto un insieme contestuale di opzioni nell’angolo superiore sinistro.
Queste permettono di svolgere specifiche azioni, come generare nuovi appuntamenti, cose fa fare, note o contatti, cambiare vista tra giornaliera, settimanale, mensile o annuale, gestire la struttura ad albero delle note, i gruppi dei contatti, i messaggi di posta elettronica e le password.
Ciò consente di ottenere un’esperienza d’uso più snella e produttiva, aspetto particolarmente sentito per quanto concerne attività lavorative di qualsiasi genere. In tale direzione è apprezzabile anche il ricco elenco di combinazioni di tasti scorciatoia per eseguire più velocemente azioni di uso frequente sia per passare da un modulo all’altro che all’interno di ciascuno di essi.
Non manca ovviamente il tipico menù a tendina, il quale fa tra l’altro accedere a voci di apertura/salvataggio, importazione/esportazione (anche di dati appartenenti a singole sezioni), sincronizzazione, ricerca avanzata, gestione messaggi ed impostazione delle opzioni.
La sezione di contatti e gruppi è davvero nutrita, potendo contare su un numero elevato di campi concernenti informazioni personali, di lavoro, note, foto ed allegati, con la possibilità di rendere ciascuna scheda pubblica o privata. L’area password torna utile per raccogliere ordinatamente e in modo protetto informazioni di accesso e dati sensibili di qualsiasi tipologia, potendo anche in questo caso inserire gli allegati desiderati.
EssentialPIM è in definitiva un software dotato di caratteristiche di ottimo livello in tema di organizzazione e gestione di attività professionali, ponendosi in evidenza per flessibilità e versatilità d’uso.
