Altay Scientific produce e commercializza strumentazione didattica per laboratori scolastici. L’azienda ha due stabilimenti produttivi, di cui il più importante in Cina. Ha circa 500 tra dipendenti e collaboratori sparsi in tutto il mondo. Dispone di filiali commerciali in Europa, America, Asia, Africa.
I prodotti più importanti sono progettati e costruiti direttamente dell’azienda che poi si approvvigiona di altri articoli da fornitori terzi per completare l’offerta.
Esigenze di cambiamento
Oltre alle consuete problematiche legate ai processi di produzione e acquisizione prodotti, Altay Scientific deve affrontare anche quelle collegate alla commercializzazione di “n” articoli in vari internazionali. In questo contesto il sistema gestionale riveste senz’altro una grande rilevanza.
Fino a due anni fa l’azienda non disponeva di un sistema gestionale integrato, come ci spiega Marco Corio, IT manager: «prima di introdurre il nuovo sistema gestionale, avevamo solo un programma di contabilità».
«Non tracciavamo i movimenti di magazzino, gli ordinativi, ecc. Avevamo difficoltà nella gestione dei magazzini, negli acquisti e più in generale nella condivisione delle informazioni. Quest’ultimo aspetto per noi strategico, vista la complessità della organizzazione e la sua articolazione a livello internazionale».
Scelta del software open source
Altay ha deciso di adottare un software open source per tre ordini di motivi:
- Budget: l’azienda ha la complessità di una multinazionale – con sedi all’estero, gestione di più lingue, più valute, ecc. – ma la dimensione è quella di una media impresa con risorse limitate.
- Efficacia: Altay aveva bisogno di un programma che coprisse tutte le aree ed i processi aziendali, ossia ordini di acquisto, ordini di vendita, magazzino, contabilità. OpenSuite Compiere offriva questa opportunità in quanto sistema gestionale integrato.
- Flessibilità: l’azienda aveva necessità di un software modificabile internamente, successivamente all’acquisizione di adeguate competenze, per risparmiare sui costi esterni di manutenzione e sviluppo software e per accrescere il patrimonio di conoscenza aziendale.
Benefici
I risultati ottenuti con l’introduzione di OpenSuite Compiere sono stati in molti casi superiori alle attese, come sottolinea Corio: «l’inserimento di un sistema gestionale complesso ha posto l’azienda di fronte alla necessità di rivedere, rivalutare i propri processi. Per esempio, prima non avevamo bisogno di specificare le diverse causali delle movimentazioni di magazzino, oggi questo è diventato la quotidianità. Succedeva che il responsabile di magazzino non sapesse quale merce doveva partire la settimana successiva e quale invece dovesse arrivare. Questo perché le informazioni passavano in maniera non strutturata o addirittura non passavano affatto. Inoltre abbiamo dovuto creare procedure e responsabilità in capo ai vari processi.»
OpenSuite Compiere ha dunque “costretto” l’azienda a rimettere in discussione tutti i processi aziendali e conseguentemente l’organizzazione. È stato necessario formalizzare i processi, come ad esempio il ciclo attivo (vendita-fatturazione) e il ciclo passivo (acquisti-pagamenti fornitori).
Per Altay la scelta di OpenSuite Compiere è stata ideale perché le ha consentito di effettuare un investimento mirato e scalabile. Ovvero, secondo Corio: «mirato sulle applicazioni che abbiamo ritenuto prioritarie; scalabile in quanto ci ha consentito di investire gradualmente, modulando quindi anche lo sforzo economico. Con un ritorno dell’investimento in tempi rapidi».
A dare le maggiori soddisfazioni è stata tuttavia la concreta declinazione del concetto di libertà: «a differenza di altri programmi gestionali di fascia alta soggetti a licenza, OpenSuite Compiere consente una crescita interna delle competenze sia dei sistemi informativi che degli utenti, senza imporre un modo di lavorare rigido: è l’azienda che ha la libertà di adattare il programma al proprio modo di lavorare e non viceversa».
Il ruolo del partner tecnologico
La scelta del partner IT si rivela dunque strategica. «Abbiamo scelto Mayking per la sua esperienza decennale nei programmi Open Source, e per aver introdotto in Italia il sistema gestionale Compiere», sottolinea Corio. «Grazie alla collaborazione instaurata siamo riusciti ad avviare il nuovo sistema in poco più di un anno».
La fase iniziale del progetto è stata fondamentale, come spiega Corio: «con la consulenza costante di Mayking abbiamo definito i principali flussi informativi dei vari processi e verificato come il sistema gestionale riusciva ad interpretare questi processi».
«Nei primi tempi di utilizzo del sistema sono stati necessari aggiustamenti ed adattamenti. E in questa fase l’assistenza del partner tecnologico è stata fondamentale».
«In parallelo a questo, l’azienda è anche riuscita a formare risorse internamente per poter acquisire le competenze necessarie a intervenire direttamente sul programma open source. In particolare è stato formato un programmatore che è in grado di sviluppare alcune personalizzazioni del programma, utili a migliorarne l’usabilità e la funzionalità».
Suggerimenti per Pmi
Ecco alcuni suggerimenti che ci vengono dalla “lezione” di Altay Scientific:
non avere un sistema unico per la gestione dei flussi informativi aziendali è fonte di grandi inefficienze.
Significa costi più alti e tempi di risposta al mercato più lunghi.
Non è vero che programmi gestionali evoluti sono alla portata solo di grandi aziende. Anche una Pmi che deve gestire problematiche complesse – come ad esempio la vendita sui mercati internazionali – può accedere a programmi open source con investimenti di poche decine di migliaia di euro.
I programmi open source come OpenSuite Compiere oltre al vantaggio di essere acquisibili senza pagare licenze software, hanno anche l’enorme pregio di poter essere modificabili e adattabili per le future esigenze direttamente dall’azienda, senza il “cappio al collo della società che normalmente fornisce software con licenza.
Marco De Alberti, in collaborazione di Mayking
