Applicazione per la gestione dei documenti di vendita e acquisto, Fatturazione On Line (FOL) è un programma italiano interamente basato su Web per la creazione di bolle e fatture, pensato per piccole imprese o professionisti che vendono beni e servizi o che devono gestire interventi esterni
Disponibile in versione Saas (Software-as-a-service) senza richiedere installazione locale, prevede anche una versione gratuita che permette di emettere fino a 12 fatture annuali ma che è utilizzabile a piene funzioni e senza limiti.
Il software copre tutte le necessità di base per la gestione della piccola impresa, dall’emissione dei documenti alla registrazione degli interventi esterni, con possibilità di convertire i ddt e i rapporti direttamente in fattura pronta da consegnare al cliente.
Per una lista delle principali caratteristiche:
- gestione dei documenti di vendita e di acquisto
- gestione articoli di magazzino
- gestione interventi esterni
- scadenzario vendite e acquisti
- Home page e configurazione iniziale
Fatturazione On Line si presenta con una classica dashboard iniziale che presenta a colpo d’occhio tutte le funzioni principali e le operazioni più comuni:
Il programma consente la creazione rapida dei documenti e l’inserimento delle anagrafiche in corso d’opera in modo da essere produttivi in pochi clic.
L’applicazione si caratterizza per una forte attenzione alle procedure guidate che conducono l’utente secondo step progressivi fino alla creazione dei vari documenti.
Configurazione
Il primi passi prevedono una procedura di configurazione iniziale che permette di impostare i dettagli dell’azienda e di specificare le preferenze dell’utente: ragione sociale, dettagli aziendali, dati bancari e così via, con la possibilità di indicare se si tratta di un a configurazione per Libero Professionista (specificando con cassa o contributo previdenziale, percentuali ritenuta d’acconto).
Anche l’inserimento dei semplici dati (ad esempio la compilazione di un ddt) avviene in maniera guidata.
Quando si crea il documento l’interfaccia focalizza l’elemento attivo oscurando il resto dello spazio, in questo modo riducendo i margini di errore da parte dell’utente e risultando semplice anche ai primi utilizzi.
Gestione documenti di vendita e acquisto
Tramite Fatturazione On Line è possibile gestire vendite e acquisti creando documenti quali bolle (semplice o bolla di reso), fatture (semplice, accompagnatoria, professionisti) e note di credito, sia per quanto riguarda le vendite che gli acquisti, oltre che gestire operazioni di vendita al banco e preventivi.
Per ogni documento creato la procedura di inserimento dati prevede un meccanismo di compilazione a step progressivi obbligatori, dall’inserimento dei dettagli cliente/fornitore, passando per il carico/scarico dei dati da magazzino e dettagli come causale, mezzo, numero di colli e così via.
Per quanto riguarda i documenti in entrata, come ad esempio le fatture di acquisto, è possibile inserire i dettagli manualmente oppure usare i dati già caricati in sistema pescandoli ad esempio dall’elenco fornitori o dagli articoli relativi alle bolle precedentemente inserite. Per ogni passaggio è prevista sempre la possibilità di caricamento manuale dei dati.
L’applicazione consente di generare la fattura direttamente a partire dal documento di vendita, e dove è necessario è anche possibile raggruppare le bolle selezionando cliente e periodo di interesse in modo da creare la fattura in un solo passaggio e in maniera completamente automatica.
Per i documenti di acquisto è prevista la possibilità di caricare bolle e fatture con il dettaglio dei relativi articoli: caricamento manuale, da magazzino, oppure da bolla precedentemente inserita.
Per tutte le operazioni basta recarsi sul menu orizzontale e seguire le istruzioni a video (in questo caso Documenti di acquisto > Fattura > Inserisci) e il programma guiderà l’utente alla solita maschera di inserimento dati con focus attivo solo sui campi da compilare:
Gestione articoli di magazzino
La compilazione della fattura può avvenire sia richiamando gli articoli dalle registrazioni del magazzino sia con inserimento libero. È possibile creare un numero indefinito di listini e gli articoli associati.
L’archivio articoli è pensato per facilitare il lavoro durante la compilazione del documento di vendita, senza però gestire meccanismi di controllo delle giacenze. Per ogni listino sarà possibile specificare la variazione percentuale in più o in meno rispetto al prezzo standard, e applicarlo al cliente desiderato direttamente dall’anagrafica cliente.
Gestione interventi
Tramite la gestione dei rapporti di carico / di intervento il sistema permette di tenere traccia delle risorse impiegate creando un report sugli interventi esterni.
Questa scheda contiene una descrizione di base dell’attività svolta con pochi campi essenziali: Data, Cliente, Causa intervento, Dati apparecchiatura, Note, Evaso (sì/no). L’utente può inoltre decidere se rendere fatturabile il documento e creare la fattura in un solo clic.
Strumenti di controllo e reportistica
Fatturazione On Line possiede infine dei classici strumenti per la gestione di scadenzario, statistiche e riepiloghi.
Per una lista degli strumenti:
- Scadenzario vendite — fatture pagate, non pagate, parzialmente pagate
- Scadenzario acquisti — fatture pagate, non pagate, parzialmente pagate
- Statistiche — reddito annuale, confronto fatturato trimestri, confronto vendite per anni, andamento clienti
- Riepiloghi — prima nota, liquidazione Iva, riepilogo imponibili
