Scadenzario Pro è una soluzione semplice ma completa per gestire scadenze di carattere professionale, quali ad esempio appuntamenti e pagamenti: l’applicativo monitora eventi a cadenza giornaliera, mensile o annuale ed invia avvisi in prossimità della loro scadenza.
Scadenziario Pro è eseguibile automaticamente quando viene acceso il computer per essere avvisati delle scadenze più prossime, con un messaggio di testo e un avviso sonoro. Per ciascun elemento memorizzato nell’archivio del programma si può impostare un lasso di tempo entro cui si desidera essere avvisati prima della data di scadenza.
L’installazione viene portata a termine rapidamente in quanto necessita di una quantità minima di risorse, sia a livello di spazio su disco fisso che di memoria di sistema.
Requisiti minimi: processore Pentium, 32 MB di RAM, 4 MB su hard disk e Windows 98, utilizzabile su qualsiasi generazione di computer. In grado di interagire con Microsoft Word ed Excel è necessario che essi siano preinstallati a partire dalla versione 97.
Interfaccia
L’interfaccia utente è stata disegnata per risultare intuitiva sin dal primo avvio, anche per chi non abbia in precedenza utilizzato software di questo genere. La parte centrale della finestra principale ospita bene in vista due collegamenti per l’inserimento di nuove scadenze e la visualizzazione di quelle imminenti.
Al di sotto di essi compare un riquadro di stato nel quale vengono riportate eventuali scadenze imminenti, utile per ottenere un’immediata panoramica della situazione attuale. Inferiormente a quest’ultimo si evidenzia il collegamento per lanciare l’applicazione automaticamente all’accensione del computer.
La parte sinistra dell’interfaccia è composta da un frame comprendente i riferimenti a contatti, ricerche, conto alla rovescia, calendario e guida.
Creazione schede scadenze
Quando si inserisce una nuova scadenza viene aperta una finestra di dialogo la quale richiede di selezionare per prima cosa l’anno solare, in quanto Scadenzario Pro organizza i dati in archivi annuali.
Si passa quindi ad un’altra finestra comprendente un insieme di campi e pulsanti per compilare una scheda scadenza con il dettaglio desiderato. Ciascuna di esse è caratterizzabile mediante tre sezioni principali: descrizione, data e contatto.
La descrizione è composta dai campi tipologia e dettagli, mentre nell’area data si possono impostare giorno/mese di scadenza dal menù a cascata e il numero di giorni prima della scadenza (la scelta della data può avvenire anche cliccando il pulsante alla destra dell’anno in corso, che apre un calendario). La sezione contatto consente di inserire riferimenti come cognome, nome, azienda, telefono, fax, cellulare, e-mail e sito web, dei quali solo il primo è obbligatorio.
Nell’ambito di una scheda torna utile la possibilità di inviare messaggi di posta elettronica ad un contatto con il client predefinito o di collegarsi al suo sito web, rispettivamente attraverso i pulsanti “Invia” e “Vai”.
Per salvare un record occorre cliccare il pulsante “Salva” e per crearne un altro va selezionato “Nuovo”. Dopo aver inserito una scheda nell’archivio la si può eventualmente duplicare con l’omonima icona e in questo modo ne viene creata un’altra con i medesimi campi di descrizione e del contatto, dovendo così aggiungere la sola data di scadenza.
Per scorrere in successione i record vi sono gli appositi pulsanti collocati nella parte più inferiore del pannello di gestione e consente anche di saltare direttamente al primo o all’ultimo di quelli presenti in archivio.
Se quest’ultimo è composto da un numero elevato di elementi, si apprezza la disponibilità dell’opzione “Cerca”, la quale apre un pannello con un campo in cui inserire una o più parole seguito dalla pressione del pulsante “Trova”.
Si può quindi aprire la scheda trovata con un doppio clic, la quale in alternativa è stampabile su carta con il relativo pulsante.
L’icona “Backup” lascia intuire la sua funzione, che è quella di consentire la creazione di una copia di salvataggio dell’archivio corrente o di ripristinare un file salvato in precedenza in un percorso locale o di rete.
L’icona “Elimina” consente di cancellare in modo permanente la scheda attuale, senza cioè fornire alcuna possibilità di recuperare le informazioni ad essa associate.
Per tornare alla schermata principale basta quindi selezionare l’icona “Esci” e nel caso vengano rilevate scadenze imminenti essa pone in evidenza il riquadro “Ci sono scadenze imminenti!”, accompagnato da un avviso acustico. Cliccando su esso si apre l’omonima finestra dove appare un elenco con i record coinvolti e rappresentati con i campi descrittivi utilizzati all’atto dell’inserimento nell’archivio. Questa schermata consente di filtrare gli elementi visualizzando quelli già scaduti con l’icona “Passate”, ma consente anche di mostrare l’intero archivio con l’icona “Tutte” ed ottenere dunque una rapida panoramica.
Decisamente comode ed efficaci le opzioni di esportazione delle informazioni mediante un collegamento diretto con Excel e Word oppure con la creazione di file CSV.
Se si vogliono visualizzare le scadenze concernenti un unico giorno dell’anno si può utilizzare il calendario ospitato nella schermata di avvio del software cliccando due volte sul giorno voluto oppure ricorrere all’opzione di ricerca avanzata denominata “Ricerche”.
Restando alla schermata principale, la funzione di “Conto alla rovescia” permette di creare velocemente un promemoria con messaggio personalizzabile impostando ora, minuti e secondi.
L’icona “Contatti” fa accedere al dettaglio del loro archivio, nel quale ai campi descritti in precedenza si aggiungono indirizzo, città, CAP, provincia, Stato, note, codice fiscale e partita IVA. Di rilievo la possibilità di verificare la validità di codice fiscale e partita IVA con le caselle “OK” posto al loro fianco. L’importanza della creazione di una rubrica di contatti, oltre che durante una ricerca avanzata, si osserva in fase di generazione di una nuova scheda, in quanto anziché inserire le informazioni relative in modo non organico si può richiamare un record con l’ausilio del pulsante di importazione dei dati dalla rubrica stessa.
Analogamente all’archivio schede, la rubrica dei contatti è esportabile in Excel e CSV o salvabile come file di backup e offre inoltre l’opzione per filtrare gli elementi per “Persone”, “Aziende” o “E-mail”.
Il programma è utilizzabile anche in una LAN, installandolo in una cartella condivisa di un server alla quale dovranno accedere gli utenti abilitati per poterlo eseguire in modo corretto.
Scadenzario Pro si caratterizza per rapidità ed immediatezza d’uso e si rende adatto in diversi ambiti applicativi, sia privati che professionali. La versione demo limita la gestione ad un numero massimo di 10 schede per archivio, mentre la registrazione di una singola licenza costa 49 euro IVA inclusa.
