Le imprese costituite in forma societaria hanno l’obbligo di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata e di farne comunicazione al Registro delle imprese così come previsto dall’art. 16, co. 06 del D.L. 185/2008, conv. con modif. dalla legge n.2/2009.
Come richiedere la PEC
La domanda d’iscrizione dell’indirizzo PEC va presentata dal rappresentante legale dell’azienda attraverso “Comunicazione unica” come previsto dall’art. 9 del D.L. 7/2007 convertito con modifiche dalla legge 40 del 2007, mediante la modulistica Registro imprese/Rea (Modulo S2, Riquadro 5, esclusivamente nei campi che riguardano l’indirizzo PEC).
Così come definito dall’art 16, co. 6 del D.L. 185 del 2008: “l’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria”. Ciò non vale, e quindi l’imposta di bollo e i diritti vanno pagati, nel caso in cui oltre alla comunicazione della PEC si preveda anche l’iscrizione di altri atti o fatti.
La comunicazione può anche essere inoltrata dai professionisti indicati nell’art. 31 co. 2-quinquies, legge n. 340 del 24/11/2000 (ovvero dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali iscritti ai rispettivi albi). Inoltre è possibile indicare come indirizzo di posta elettronica certificata anche quello dello studio professionale che assiste l’azienda o di un’altra società alla quale l’impresa in questione è collegata da vincoli giuridici o economici. La comunicazione è obbligatoria sono nel caso di iscrizione, il rinnovo dell’indirizzo quindi non necessita di alcuna comunicazione al Registro delle imprese.
Entro tre anni dalla data di entrata in vigore (30 novembre 2011) del decreto tutte le imprese in forma societaria (società di capitali e di persone, società semplici, società cooperative, società in liquidazione, società estere aventi in Italia una o più sedi secondarie) hanno dovuto mettersi in regola con la comunicazione al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. La Circolare n. 224402 del 25 novembre 2011 ha poi annullato le sanzioni per le comunicazione tardive.
Come funziona la PEC
Le norme riguardanti la PEC sono contenute nel D.P.R. n. 68 dell’11/03/2005, che introduce in Italia la Posta elettronica certificata definendone anche il valore del tutto equivalente alla raccomandata con avviso di ricevimento anche ai fini legali. Ciò perché questo sistema di comunicazione consente al mittente di ricevere una documentazione elettronica che attesta in maniera incontrovertibile l’invio e la consegna di documenti informatici.
Per garantire la ricezione di un messaggio è necessario che il gestore del servizio PEC, che può essere un soggetto pubblico o privato, invii al mittente una ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, o in caso di fallimento dell’invio una ricevuta di mancata consegna, sulla quale venga espressamente dichiarata l’indicazione temporale. Il gestore ha anche l’onere di conservare le ricevute rilasciate: qualora il mittente le smarrisca può farne richiesta al gestore, che ha l’obbligo di mantenere la traccia informatica dello scambio di messaggi per un periodo di tempo prestabilito.
La ricevuta di avvenuta consegna rappresenta la prova che il messaggio è stato trasferito dall’indirizzo del mittente a quello del destinatario e riporta attraverso un testo contenente i dati di certificazione, il momento effettivo della consegna.
In alcuni casi, la ricevuta di avvenuta consegna può anche contenere una copia del messaggio, e viene sempre rilasciata in maniera contestuale rispetto alla consegna del messaggio e non della lettura da parte del destinatario.
Il servizio PEC non è riservato solo ed esclusivamente alle imprese: anche i privati possono farne uso, dichiarando espressamente il proprio indirizzo e-mail utilizzato per lo scambio di comunicazioni con la Pubblica Amministrazione o con altri privati. La dichiarazione conferisce valore giuridico alla posta scambiata, in assenza di questa dunque non basta una semplice deduzione attraverso l’indicazione dell’indirizzo di posta. In ogni caso la dichiarazione obbliga solo in dichiarante, che ha comunque facoltà di revocarla attraverso un’altra dichiarazione.
Obbligo visibilità PEC
L’art. 2250 del codice civile – obblighi su atti e corrispondenze – impone alle società che dispongono di uno spazio elettronico destinato alla comunicazione e collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico di inserire anche le e informazioni sull’indirizzo PEC, oltre a quelle consuete su sede sociale, numero di iscrizione al Registro Imprese, capitale sociale, ecc.
