Per le imprese, essere dotati di un buon software di magazzino non è solo un valore aggiunto ma una vera necessità. Non solo perché un buon gestionale risolvere problemi contabili, fiscali, economici e giuridici ma anche ai fini del bilancio aziendale, in quanto mantiene un constante controllo sulle giacenze.
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Moduli
In commercio esistono diversi software di gestione di magazzino più o meno completi, che si differenziano per prezzo. Le imprese devono quindi riuscire a trovare un giusto compromesso tra costi e prestazioni.
I moduli che non devono mancare sono: Magazzini (gestisce la movimentazione dei beni nei diversi magazzini dell’impresa), Impegni da clienti e Ordini a fornitori, Vendite e Acquisti (gestiscono Documenti di Trasporto, Fatture, Note di Accredito, Note di Addebito e Scontrini Fiscali, rispettivamente in uscita e in entrata).
Da non sottovalutare poi il modulo Intrastat, necessario a tutte le imprese che commercializzano prodotti all’interno della Comunità Economica Europea. In tal caso il software permetterà la generazione di un file da consegnare alla autorità doganali.
Indici
Il sistema informativo, inoltre, dovrà essere in grado di fornire informazioni utili all’imprenditore per le proprie scelte o per conoscere trend e andamenti di vendita quali, ad esempio, la percentuale di ricarico e l’indice di rotazione del magazzino.
Si immagini un’impresa che per scelta imprenditoriale applica prezzi diversi a seconda del tipo di cliente e della quantità di beni ceduta. Sulla base dei dati indicati dal conto economico, la percentuale di ricarico può essere così calcolata: [(Ricavi – Costo del venduto) / Costo del venduto] x 100.
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La difficoltà nel controllo del ricarico aumenta progressivamente con l’aumentare delle diversità di prodotti commercializzati e delle dimensioni dell’impresa. L’indice di rotazione di magazzino indica il numero delle volte in cui viene mediamente rinnovato in un dato periodo ed è fornito dal rapporto fra merce uscita dal magazzino e giacenza media:
[(Acquisti + Esistenze iniziali – Rimanenze finali) / (Esistenze iniziali + Rimanenze finali)] / 2
Altro indice di notevole importanza è il ROS (Return On Sales), ossia il tasso di rendimento lordo delle vendite, che misura il rapporto tra reddito operativo lordo della gestione caratteristica e ricavi netti di vendita, fornendo informazioni sull’efficienza con cui l’impresa svolge la propria attività tipica.
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Attraverso il software dovranno essere sviluppati due i report necessari alla contabilità di magazzino: il giornale, scrittura cronologica che rileva quotidianamente i movimenti in entrata e uscita dei beni dal magazzino; il mastro, insieme di scritture costituite da tante schede quanti sono gli articoli trattati dall’impresa, tenute a “quantità” o “quantità e valori”.
Criteri di valutazione
Il criterio di valutazione dettato dalla normativa civilistica e fiscale è quello rappresentato dal costo di acquisto per i beni di fornitura esterna e dal costo di produzione per i beni di produzione interna (si pensi ad esempio ad un’impresa che produce micro componenti per computer.
Il costo di produzione di un determinato bene potrebbe essere generato dal prodotto delle ore di lavoro impiegate dal personale per la realizzazione dello stesso e la tariffa oraria degli stesse risorse umane più eventuali altri oneri accessori, ad esempio il fitto passivo di un capannone destinato alla produzione di un determinato lotto.
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Per questo motivo, il software deve permettere lo sviluppo di quattro metodi diversi di valorizzazione delle rimanenze (appostate in Dare dello Stato Patrimoniale fra i conti dell’Attivo Circolante):
- costo effettivo – metodo più oggettivo ma poco utilizzato, che consiste nell’abbinare ad ogni bene scaricato il relativo costo di acquisto (al netto di sconti commerciali, abbuoni, premi e I.V.A. detraibile e maggiorato di oneri accessori imputabili direttamente, quali costi di trasporto, provvigioni, I.V.A. indetraibile) o di produzione (costo delle materie prime, sussidiarie, semilavorati e imballaggi maggiorato del costo del personale e di tutti quei costi necessari a mandare avanti la produzione quali energia elettrica e ammortamenti);
- costo medio ponderato – indica il valore di scarico di un bene dal magazzino e si calcola attraverso la media ponderata dei valori di scarico, quindi mediante la divisione tra costo complessivo e quantità acquistata;
- LIFO (last in – first out / ultimo entrato – primo uscito), metodo di valorizzazione delle scorte basato sull’ipotesi che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime a essere vendute;
- FIFO (first in – first out / primo entrato – primo uscito), metodo di valorizzazione delle scorte basato sull’ipotesi che le quantità acquistate o prodotte per prime siano le prime a essere vendute.
Tuttavia l’articolo 92 del TUIR afferma che «nel primo esercizio le rimanenze sono valutate attribuendo ad ogni unità il valore risultante dalla divisione del costo complessivo dei beni prodotti e acquistati nell’esercizio per la loro quantità».
L’articolo 2426 del Codice Civile stabilisce che «le rimanenze, i titoli e le attività finanziarie che non costituiscono immobilizzazioni sono iscritti al costo di acquisto o di produzione ( ) ovvero al valore di realizzazione desumibile dall’andamento del mercato, se minore ( ). Il costo dei beni fungibili può essere calcolato col metodo della media ponderata o con quelli primo entrato primo uscito o ultimo entrato primo uscito».
In nota integrativa dovrà essere indicato il criterio di valutazione delle rimanenze e, qualora nel corso dell’esercizio si decidesse di cambiare tale criterio, occorrerà indicare le motivazioni.
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Differenze inventariali
Parlando di inventario non possiamo tralasciare il problema delle differenze inventariali con le presunzioni di acquisto e vendita previste dalla normativa tributaria disciplinato dal D.P.R. n. 441 del 10 novembre 1997. Con questa circolare, infatti, si presumono ceduti i beni acquistati, importati o prodotti non rinvenuti presso i locali in cui il contribuente svolge le proprie operazioni o presso quelli dei suoi rappresentanti mentre si presumono acquistati i beni rinvenuti negli stessi locali.
Tuttavia è facoltà del contribuente provare che i fatti che hanno generato la differenza quantitativa riscontrata non siano imputabili ad acquisti o cessione.
Le imprese, infatti, solitamente con cadenza annuale eseguono operazioni di rettifica del magazzino necessarie al riallineamento tra magazzino contabile e quello di fatto, individuandone le cause: cali di lavorazione merci, furti, distruzioni o eventi indipendenti dalla volontà del contribuente. Per provare che non si sta tentando di evadere le imposte, in pratica, è necessario presentare idonea documentazione (denunce, verbali, perizie, ecc.).
Per maggiore trasparenza sarà opportuno allegare una dichiarazione sostitutiva (in conformità al DPR n.445/2000) che specifichi l’entità del danno subito sotto l’aspetto qualitativo e quantitativo dei beni.
La circolare n. 6/2002 dispone che l’autocertificazione va resa entro trenta giorni dal momento in cui si è verificato l’evento e/o il contribuente ne è venuto a conoscenza.
Nel caso di un calo naturale entro i limiti (DM del 13/05/1971) l’impresa deve fare un’annotazione contabile. Se invece è superiore ai limiti occorre redigere un verbale sottoscritto dagli amministratori e dal Collegio Sindacale e fatturare la differenza. La fattura andrà intestata all’impresa stessa.
