Per la contabilità di magazzino, l’Information Technology accorre a supporto delle imprese attraverso specifici software di Sales and Buy Automation.
Sistemi informativi integrati, idonei a gestire tutti gli aspetti delle vendite e degli stock, oltre alla mera valutazione del magazzino e all’ottimizzazione delle funzioni di customer care hanno come principale compito: controllo della giacenza di magazzino dei beni, previsione d’acquisto delle materie prime dai fornitori, conseguente programmazione della consegna del prodotto finito ai clienti.
Il software, infatti, provvederà alla movimentazione della giacenza di magazzino sulla base dell’inserimento a sistema di una serie di documenti interni (emissione di un documento di trasporto, emissione di una fattura accompagnatoria, movimenti di beni tra magazzini) o esterni (distinta di ricevimento beni, resi da clienti).
=> Leggi come gestire la contabilità di magazzino con Excel
Altri algoritmi movimenteranno la quantità impegnata dai clienti e ordinata ai fornitori, il tutto nel rispetto di quanto dettato dall’art. 14, primo comma, lettera d), del D.P.R. n. 600 del 1973 che prevede l’obbligo di tenuta delle scritture ausiliare di magazzino dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali; nelle predette scritture sono registrate le quantità entrate e uscite delle merci.
Tale decreto è stato integrato dal D.P.R. 695 del 9 dicembre 1996, in cui si evince che le scritture ausiliari di magazzino devono essere tenute a partire dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutivamente, l’ammontare dei ricavi ( ) e il valore complessivo delle rimanenze ( ) sono superiori rispettivamente a dieci miliardi e due miliardi di lire (oggi 5.164.568,99 e 1.032.913,80 di euro n.d.a.). La mancata tenuta della contabilità di magazzino consente l’applicazione dell’accertamento induttivo.
Le quantità in entrata e in uscita dei beni devono essere annotate con cadenza giornaliera o riepilogati con periodi non eccedenti un mese e comunque entro sessanta giorni dalla scadenza del periodo prescelto. La stampa dei registri deve avvenire entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
È facilmente intuibile, in definitiva, che tali software non solo affrontano e risolvono problemi contabili ma anche fiscali, economici e giuridici.
Il sistema di Sales Automation, grazie ad un’attenta e costante operazione di monitoraggio dei livelli di scorta, informerà l’Ufficio Commerciale dell’impresa nel momento esatto in cui la giacenza di magazzino di un articolo risulta essere inferiore al punto di riordino e provvederà, previa conferma, a inviare un ordine al fornitore.
I benefici ottenuti da un software di magazzino sono molteplici: dall’incremento delle performance alla riduzione degli errori, dal rispetto dei tempi di evasione dell’ordine all’incremento del valore aggiunto. Ma di fondamentale importanza è la riduzione dei costi diretti e indiretti.
La contabilità di magazzino non evidenzia particolari problematiche per le imprese che si occupano di acquistare e rivendere prodotti finiti mentre nasconde singolari insidie per quelle che acquistano la materia primae, attraverso un processo di trasformazione, rivendono il prodotto finito. Questo perché, nella seconda fattispecie di imprese, i beni acquistati e quelli venduti non sono omogenei. Si pensi ad esempio a un’impresa che acquista dispositivi elettronici e rivende computer: per ogni computer venduto corrispondono una serie di dispositivi acquistati.
È per questo che il sistema permetterà di relazionare il prodotto finito con la materia prima attraverso una distinta base (il tipo di relazione, ovviamente, sarà di uno a molti), ovvero la definizione di una struttura che raggruppa la materia prima al prodotto finito. Grazie a questo join, nel momento in cui viene contabilizzata l’uscita dal magazzino di un computer, in maniera automatica il sistema porterà in diminuzione l’esistenza di tutti i componenti accessori utilizzati.
Un buon software di magazzino dovrà riuscire a stampare documenti, reportistica (modificabile dall’utente anche tramite programmi individuali senza avere necessariamente personale qualificato), etichette personalizzate e codici a barre.
Ai fini del contenimento del costo di acquisto, dovrà essere modulare ovvero permettere l’installazione personalizzata dei moduli che compongono il software (in questo modo l’azienda che non intende utilizzare una parte del software non sarà costretta ad acquistare l’intero pacchetto ma solamente una quota parte; resta il fatto che qualora le necessità aziendali cambino e nascano nuove esigenze il software potrà essere ampliato senza il pericolo di perdere dati o informazioni).
Dovrà essere multiutente (e quindi in grado di lavorare in rete attraverso l’utilizzo di un server per l’archiviazione dei dati e dei necessari client che conterranno la sola interfaccia del software), multiesercizio (affinché la sua possibilità di utilizzo non si esaurisca con la chiusura dell’esercizio contabile e affinché possa permette la visualizzazione dei dati in diversi esercizi) e multiaziendale (ovvero la possibilità di gestire contemporaneamente più aziende).
Dovrà permettere la movimentazione dei beni su più depositi.
Dovrà inoltre consentire l’estrapolazione dei dati ODBC verso tutti i più comuni strumenti (MS Office, Open Office, Star Office) attraverso la creazione di semplici query e sviluppare statistiche raffrontabili anche su più esercizi.
Dovrà, inoltre, collegarsi a dispositivi ottici quali penne o CCD per agevolare l’identificazione dei prodotti nelle operazioni di carico e scarico.
I sistemi più innovativi consentono, inoltre, attraverso un particolare algoritmo, di calcolare la migliore ubicazione di deposito delle merci.
Da tutto ciò si può dedurre l’importanza che riveste un software di magazzino nella gestione di un’impresa. Senza un programma specifico, infatti, la gestione del magazzino, e quindi dell’inventario annuale, risulterà notevolmente difficile e richiederebbe parecchi giorni nonché l’impiego di numerose risorse.
Analizzando il database del software è possibile affermare con ragionevole certezza che saranno presenti almeno quattro tabelle fondamentali: Fornitori, Prodotti, Acquisti e Vendite.
In particolare, nella tabella Prodotti oltre a nome e descrizione prodotto sarà presente un campo destinato a:
- classificazione, per ottenere un’efficiente gestione affinché i beni siano focalizzati immediatamente (la classificazione infatti viene fatta per categorie di beni o settori);
- codificazione, per individuare univocamente il bene in tutti i documenti contabili attraverso l’assegnazione di caratteri alfanumerici;
- prezzo unitario, utile nel momento in cui si dovrà elaborare la valutazione del magazzino;
- punto di riordino che, relazionato con la tabella Fornitori, consentirà di sviluppare automaticamente un ordine al fornitore quando l’esistenza sarà inferiore al punto di riordino.
=> Leggi come gestire con Microsoft Office i movimenti del magazzino
La tabella Prodotti dovrà essere relazionata alle tabelle Acquisti e Vendite al fine di movimentare la giacenza di magazzino attraverso l’incremento o il decremento delle unità acquistate o vendute.
Ad affiancare la contabilità di magazzino c’è la contabilità industriale che propone un’attenta analisi per centri di costo, nei quali confluiscono tutte le spese dirette e indirette afferenti una determinata produzione.
