In quest’articolo proponiamo una piattaforma open source gratuita per il project management che offre una vasta gamma di funzionalità: dotProject.
Si tratta di un’applicazione web multiutente, basata su una piattaforma stabile e diffusa (PHP, MySQL, Apache server).
La attuale licenza di distribuzione è la GPL, General Public License, una licenza per software libero.
Si tratta quindi di un software open source, gratuito, gestito e sviluppato da una comunità di programmatori volontari.
Installazione
L’installazione è piuttosto semplice: basta scaricare l’omonima cartella dal sito ufficiale dedicato al software e copiare la cartella estratta sullo spazio su cui si vuole installare la piattaforma.
Occorre poi puntare con il browser all’URL della cartella copiata per venire, così, automaticamente reindirizzati alla pagina di installazione.
Nella pagina vengono svolti vari controlli pre-installazione per verificare il possesso dei requisiti minimi richiesti, il settaggio dei permessi di scrittura nelle varie cartelle, ecc.
Superati i vari controlli è possibile, premendo l’apposito pulsante, passare alla pagina dove inserire le solite informazioni di connessione all’host e al database.
A questo punto, terminata l’installazione è possibile effettuare il login come amministratoreì (in fase di installazione viene assegnato un login di default) e accedere alla pagina relativa alla configurazione di sistema.
La piattaforma è in inglese, ma dal sito è possibile scaricare il pacchetto per la localizzazione in italiano. Dopo aver scaricato la cartella di localizzazione, è sufficiente estrarla e copiare la cartella denominata “it” all’interno della cartella “locales” di dotProject.
A questo punto è necessario inserire nella schermata di “Configurazione di Sistema” la sigla “it” in corrispondenza del campo “host_locale_title”.
Inoltre, all’interno della schermata dedicata alle preferenze dell’utente, all’interno del pannello di amministrazione di sistema, occorre selezionare dall’apposito menu a tendina la lingua italiana. Con lo stesso principio è possibile cambiare lingua nella schermata di preferenze personali per ogni utente (il software dà infatti la possibilità di settare una lingua diversa per ogni account).
DotProject dispone anche del pannello per le traduzioni, in modo da consentire il caricamento, voce per voce, dell’esatta traduzione, oltre che l’aggiunta di campi non assegnati.
Questa funzione è utile anche per risolvere un piccolo problema di localizzazione: le traduzioni standard creano problemi con le lettere accentate. Usando il pannello traduzioni è possibile risolvere velocemente questo inconveniente.
Funzionalità del software
DotProject presenta un’interfaccia grafica pulita, di semplice comprensione e con un menu di facile navigazione, ed offre la possibilità di gestire più progetti contemporaneamente.
Quando si effettua il login, si accede ad una pagina che presenta di default una serie di funzioni/informazioni (vedi figura 1). La parte superiore della pagina riporta il menu principale di navigazione, con accesso alle funzioni supportate dal software. La parte centrale della pagina offre, invece, una vista immediata degli eventi, delle attività e dei progetti.
La piattaforma consente l’inserimento dei dati relativi alle società committenti (si veda la voce “Attività” nella barra di navigazione principale) e poi di uno o più progetti relativi alla specifica società, dettagliando varie informazioni quali denominazione, descrizione, data di inizio e fine prevista, budget preventivato, grado di priorità da assegnare, ecc.
Inoltre, è possibile indicare lo stato di progetto scegliendo tra varie opzioni predefinite: non definito, proposto, in pianificazione, in corso, sospeso, completo, modello, archiviato.
Accedendo alla linguetta GANTT è possibile visualizzare la tempistica di progetto.
Gestire un progetto significa pianificare e controllare varie attività; il software permette, quindi, una volta creato il progetto, di inserirne i task assegnando responsabile, durata, percentuale di progresso, risorse umane coinvolte e relazioni con altri task. Le attività inserite possono essere in ogni momento visualizzate e modificate, utilizzando le apposite funzioni (vedi figura 2); è inoltre possibile, per ogni attività inserita, richiamare lo schema GANTT, così da avere un quadro immediato della specifica articolazione temporale.
La piattaforma, oltre alla visualizzazione del diagramma di GANTT associato ai task, consente di creare eventi e aggiungere file relativi alle varie attività.
Un altro aspetto interessante è legato alla possibilità di visualizzare e stampare un discreto numero di report, che sintetizzano, tra l’altro, i task completati nell’ultima settimana precedente il controllo o da completare nella settimana successiva, le statistiche generali di progetto, il quadro delle attività assegnate ad ogni utente, le performance di ogni utente nel gruppo di lavoro, ecc.
Alcuni dei report possono essere prodotti anche in formato pdf.
DotProject consente anche la gestione della rubrica contatti, l’importazione di file in formato vCard (scheda d’indirizzi virtuale), il download in format csv per trasferire dati nei fogli elettronici e nei database.
È anche possibile partecipare a forum relativi ad uno specifico progetto e trasformare in un file pdf i messaggi contenuti in relazione ad un particolare thread di discussione.
Per avere un quadro immediato delle attività da svolgere è presente anche una funzione calendario, per visualizzare gli eventi programmati, la data di inizio e fine prevista per ogni task.
Inoltre, basta cliccare sul link “todo” per visualizzare una schermata di immediata comprensione che riporta tutte le “attività da fare”, con la possibilità di filtrare per tipologia di attività (archiviata, ferma, a bassa priorità, ecc.). È poi possibile accedere ad un GANTT personalizzato per lo specifico utente che riporta la programmazione temporale dei compiti da svolgere, attività per attività e progetto per progetto.
Conclusioni
Per gestire con efficacia, efficienza ed economicità un progetto è necessario disporre di una serie di strumenti che ne facilitino la programmazione e il puntuale controllo. DotProject è una soluzione open source che contiene le principali funzioni tipiche di un software di project management (definizione delle attività, gestione della tempificazione di progetto, ecc.), ma allo stesso tempo offre anche alcuni utili strumenti di lavoro collaborativo (forum, condivisione di file), indispensabili per promuovere la condivisione e lo scambio di informazioni tra gli appartenenti ad un gruppo di lavoro.
