Yuza Open Erp è un software gestionale che potremmo definire puro, che permette cioè la gestione del ciclo attivo e passivo dell’azienda. Yuza è disponibile in 4 versioni: Yuza Express Edition (gratuita e liberamente scaricabile), Yuza Small Business Edition (La versione low cost), Yuza Professional Edition e Yuza Source Code Edition.
In questo articolo analizziamo la versione Express Edition, ossia quella gratuita e liberamente scaricabile dal sito, l’ideale per le Pmi a budget ridotto. Questa versione è disponibile per computer con sistema operativo Microsoft Windows ed offre molte delle funzionalità necessarie nella gestione di una piccola impresa.
Installazione
Il software è disponibile direttamente sul sito Yuza.it e può essere scaricato velocemente, nell’apposita pagina di download. Di seguito, tutte le istruzioni necessarie all’installazione, che consta infatti di tre semplici passaggi.
Passo 1 – Scaricare e installare Dot Net Framework dal sito Microsoft: grazie ad un link diretto, è sufficiente seguire i passi per il download. Una volta scaricato il pacchetto, sarà sufficiente lanciare l’installazione e seguire i passi richiesti.
Passo 2 – Scaricare ed installare MDAC (Microsoft data access component) dal sito Microsoft: come in precedenza, grazie ad un link diretto al sito Microsoft è possibile scaricare il software e lanciare l’installazione.
Passo 3 – Scaricare il programma vero e proprio: dopo avere scaricato in locale il file, sarà necessario lanciare l’installazione. La cosa più importante da fare è scegliere la cartella in cui si vuole scaricare (importante per gli eventuale upgrade). L’installazione risulta molto semplice per chi ha dimestichezza con gli strumenti informatici, forse un poco piu ostica per chi volesse fare da sè non avendo basi informatiche.
Caratteristiche
Esaminiamo le caratteristiche del programma, cercando di verificarle nell’ottica sia del prodotto in sè che del suo utilizzo.
Iniziamo con l’analisi dell’interfaccia, che risulta a un primo sguardo piuttosto semplice, ma forse poco accattivante e un po’ confusa, diventando in certe maschere poco intuitiva.
Da notare che la versione gratuita di Yuza non è corredata di manuale, che comunque può essere acquistato separatamente. Quindi, ci vuole un minimo di tempo da dedicare all’interfaccia per adattarsi alla filosofia del prodotto.
Lo sviluppo dei comandi ricalca la gestione a menu, cosa che rende l’approccio simile a molti programmi in commercio ma che ad un primo impatto risulta leggermente più ostica.
Vendite ed Acquisti
Come funziona il cuore dell’applicazione, ossia la gestione delle vendite e degli acquisti, nonchè del non magazzino?
Innanzitutto, per poter sfruttare le potenzialità del sistema è necessario, come ovvio, una buona parte di inizializzazione con i dati necessari al proprio business, ma rimandando l’analisi di questo aspetto al capitolo “Base”. Iniziamo invece a verificare l’usabilità dell’area vendite ed acquisti, che risulta piuttosto semplice da utilizzare e completa nella gestione degli ordini e dei preventivi.
Le maschere di gestione ordini sono complete, anche se non troppo intuitive. Basta comunque poco tempo per abituarsi alla logica ed acquisire notevole facilità nell’inserimento dati. Grazie all’utilizzo di schede-cliente molto complete, è possibile tenere sotto controllo l’andamento dell’attività grazie alla correlazione con le entità di business principali.
La gestione specifica di ordini e preventivi – sia dei cliente che dei fornitori – è molto semplice e risulta particolarmente completa: è infatti possibile gestire tutte le informazioni principali di testata e i prodotti da inserire come linee della fattura. Molto utile la funzionalità che consente di inserire prodotti nuovi in fase di inserimento della fattura, senza necessità che sia inserito preventivamente a magazzino. Questo permette una notevole elasticità ed una accelerazione nel processo di inserimento dell’ordine.
Vi è inoltre la possibilità di inserire note, vedere le scadenze dei pagamenti ed altre utilissime funzioni che potranno essere inserite nella stampa fattura. La stampa, inoltre, risulta particolarmente agevole grazie alla apposita funzione disponibile nella medesima finestra.
Yuza mette a disposizione una gestione dei listini sia generici che specifici per cliente. Si tratta di una funzionalità molto interessante, che rende l’applicazione notevolmente flessibile nell’uso quotidiano, consentendo di applicare prezzi speciali per clienti particolari.
Inoltre, è possibile gestire gli sconti su ogni singola riga, cosa che permette un ulteriore grado di flessibilità molto apprezzabile in fase di vendita. Poter indicare per ogni singolo prodotto un prezzo particolare, pur rendendo, molto flessibile la gestione day-by-day, rende l’amministrazione dell’applicazione un poco onerosa. Forse, sarebbe stato utile un’ulteriore funzionalità che permettesse di inserire la percentuale di sconto generica per un determinato cliente.
Una funzione particolarmente apprezzabile è quella denominata “Esplora documenti”, che permette di navigare attraverso tutte le tipologie di documenti, come ad esempio ordini o fatture, e visualizzare i relativi documenti in un solo colpo d’occhio. La funzionalità interna di ricerca tra i clienti permette un notevole raffinamento per capire efficacemente quale sia lo stato e l’andamento del proprio business.
Magazzino
La gestione del magazzino risulta particolarmente completa ed efficace. È la sezione del software più pregiata, che mette a disposizione veramente molte funzioni, come il caricamento manuale del magazzino oppure l’inserimento di fatture, ordini, DdT, etc. Questa funzionalità è molto utile e rende il lavoro molto veloce. Non è intuitivo, tuttavia, il meccanismo di carico e scarico dai vari tipi di documento (fatture, ordini, Documenti di Trasporto).
Il controllo della giacenza a magazzino è semplice e immediato: permette, insieme alla funzione “elenco movimenti”, di monitorare attentamente l’andamento del magazzino. Inoltre, è presente un’utile funzionalità di “inventario articoli” che permette di verificare immediatamente la situazioni degli stessi.
La possibilità di gestire più magazzini permette, insieme alla funzione “inventario”, una notevole capacità di controllo e dà la possibilità ad un’impresa di gestire in maniera ottimale le merci tra le varie locazioni geografiche.
Molto ben sviluppata è poi l’area di prodotto, che permette di inserire molte informazioni utili alla gestione grazie ad una ampia gamma di campi e finestre, sufficientemente intuitive e facili da usare.
L’elenco dei movimenti di magazzino è una funzionalità di Yuza che permette di capire con estrema semplicità l’andamento del magazzino e, grazie alle molteplici funzioni di ricerca, è anche possibile avere un controllo fine. Questa funzione risulta particolarmente utile per verificare l’andamento temporale del magazzino per analizzare quali stock di merce siano in giacenza da più tempo, capire il reale andamento delle vendite, etc.
Contabilità
Grazie a Yuza, si possono tenere sotto controllo tutti i movimenti di prima nota e le scadenze, quindi anche la contabilità aziendale risulta semplice da gestire. Con alcune maschere molto facili da utilizzare, è possibile tenere traccia delle scadenze, sia del ciclo attivo (fatture e ordini clienti) che del ciclo passivo (fatture ed ordini fornitori), rendendo la gestione finanziaria molto intuitiva.
Varie
In questa sezione del software, si trovano utilità molto interessanti come la gestione delle attività, che permette di registrare puntualmente le varie attività svolte per la creazione e lo sviluppo del proprio business.
Importante segnalare la sezione dedicata alla knowledge base aziendale, per la quale rimandiamo anche alla lettura dell’articolo Il valore della conoscenza.
Grazie a questa funzionalità potranno essere registrate molte informazioni relative alla vita dell’azienda, dal comportamento storico di alcuni clienti alle procedure aziendali, dando valore effettivo alla conoscenza aziendale. Molto utile, in questo contesto, la funzione che permette di allegare documenti e link in modo che da poter corredare le informazioni descrittive con grafici, richiami a pagine web ed altre informazioni utili alla miglior definizione dell’argomento.
Base
In questa sezione sono riunite tutte le possibilità di configurazione di sistema e tabelle necessarie appunto come “base” per lo svolgimento delle attività quotidiane: le zone, le famiglie di prodotti, le categorie, etc.
Inoltre è possibile gestire l’anagrafica degli agenti, delle banche e di molte altre informazioni che è utile poter configurare facilemente. Una notazione molto importante è la possibilità di gestire la multi-azienda in modo molto semplice, cosi’ da poter trattare la gestione contemporanea di varie business unit separatamente.
Conclusioni
Yuza offre molte funzionalità utili alla gestione di una piccola impresa. La versione provata “Yuza Express Edition”, essendo gratuita ha molte ovvie limitazioni, la più importante delle quali è quella di risiedere su un computer fisico: per accedervi non vi è modo di farlo da remoto da una postazione diversa da quella in cui è installato il sofware. Questa possibilità è presente invece nella versione “Yuza Professional Edition”. Per le micro e piccole imprese questa limitazione, in fondo, non è molto importante, ma se la dimensione dell’impresa cresce questo potrebbe essere un collo di bottiglia importante.
Nel complesso, Yuza permette di gestire la propria azienda semplicemente e con un costo complessivo TCO (Total Cost of Ownership) realmente molto conveniente. Questo è un punto di forza reale che ha permesso a Yuza di imporsi all’attenzione dei software gratuiti (free software), ritagliandosi una nicchia importante di mercato. Di fatto, Yuza è stato scelto fino ad oggi da almeno 70mila aziende.
