Archiviare e reperire facilmente le informazioni sono attività gestionali sempre più importanti anche per una piccola e media impresa. L’obiettivo è essere efficaci e al tempo stesso ridurre i costi legati alla gestione cartacea dei documenti. Dopo una sintetica descrizione dei fondamentali principi metodologici di document management, esamineremo le caratteristiche di una soluzione open source particolarmente adatta ad una PMI: Knowledge Tree.
Ogni organizzazione, qualsiasi sia la sua dimensione e il settore in cui opera, produce documenti. Questi ultimi devono essere governati in modo da limitare il più possibile i costi di gestione cartacea, rendendo allo stesso tempo le informazioni facilmente reperibili per tutti coloro che ne hanno bisogno. Sempre più spesso, infatti, le aziende avvertono il bisogno di arginare il progressivo proliferare degli archivi cartacei, velocizzando e semplificando la consultazione dei documenti.
Tutto ciò ha portato alla progressiva diffusione dei sistemi di gestione elettronica documentale.
Tali sistemi si concretizzano in strumenti software che permettono di gestire i documenti prodotti all’interno di un’organizzazione, facilitandone l’archiviazione, lo scambio, la condivisione.
Gestire l’informazione in maniera strutturata e con strumenti tecnologici avanzati significa per le aziende migliorare in termini di efficienza e performance organizzativa. Lo scopo è rispondere con maggiore efficacia e prontezza alle esigenze della clientela e garantire il rispetto di normative sempre più stringenti in diversi settori dell’economia, anche in riferimento ai requisiti legali di conservazione dei documenti.
Gli obiettivi alla base di un sistema di gestione documentale sono così riassumibili:
- semplificare e uniformare i processi previsti per la gestione dei documenti, ad esempio formalizzando e applicando in maniera automatizzata dei veri e propri workflow, che descrivono gli stadi attraverso cui il documento passa per la verifica o la validazione;
- ottimizzare la catalogazione dei documenti allo scopo di abbassare la produzione di nuovo cartaceo e, se possibile, ridurre progressivamente quello esistente.
Le piattaforme di document management sono tanto più efficaci quanto più risultano facili ed intuitive nell’utilizzo.
La parte più visibile di un sistema di gestione documentale è certamente la piattaforma di scambio, attraverso cui le informazioni presenti nel sistema vengono organizzate sotto forma di contenuti resi disponibili per una rete di soggetti.
Rispetto all’organizzazione dei documenti, un fattore particolarmente importante fa riferimento alla logica complessiva di archiviazione, e conseguentemente al livello di reperibilità rispetto ad un’eventuale interrogazione dell’utente. Per l’organizzazione dei contenuti, il sistema più utilizzato è quello della schematizzazione ad albero. Organizzare i contenuti in questo modo consente di produrre strutture articolate e flessibili con un limitato dispendio di tempo.
Una possibile soluzione informatica per la gestione documentale è Knowledge Tree. La versione open source di Knowledge Tree è disponibile gratuitamente, e consente anche a piccole e medie imprese di dotarsi di un potente, ma flessibile sistema di gestione documentale.
Knowledge Tree è un’applicazione web-based, ciò significa che può essere installata su un solo server aziendale ed è utilizzabile dall’utente mediante un qualsiasi browser Internet, attraverso rete locale o eventualmente anche in remoto. Knowledge Tree è sviluppato in PHP e l’ambiente di lavoro prevede un server Apache 2 e MySQL. Per l’installazione è disponibile un file di setup che rende il processo piuttosto semplice.
Con Knowledge Tree un’azienda ottiene numerosi vantaggi nella gestione dei documenti:
- Facilità e rapidità di ricerca e consultazione, grazie al potente motore di ricerca presente nella piattaforma.
- Condivisione di informazioni, resa possibile dal repository (archivio) contenente i documenti aziendali centralizzati. La storia di un documento, inoltre, viene memorizzata in archivio mediante le diverse versioni man mano caricate, al fine di registrare le azioni compiute sul file nel corso del tempo.
Knowledge Tree è un sistema che può diventare rapidamente un concreto strumento di lavoro per l’azienda. L’interfaccia, semplice e piuttosto gradevole, è personalizzabile con il logo dell’organizzazione. L’esistenza di un plugin, prelevabile gratuitamente e facile da installare, per la traduzione dell’intero pacchetto in lingua italiana, rende ancora più agevole e intuitivo l’approccio alla piattaforma.
Molte sono le funzionalità di Knowledge Tree, ma quelle sicuramente più interessanti, sono legate all’impostazione di workflow personalizzabili, per memorizzare e gestire lo stato di un documento ed i passaggi che attraversa durante il suo ciclo di vita. Il workflow comprende, infatti, l’insieme delle operazioni che debbono essere progressivamente compiute su un documento (es. creazione in bozza, revisione, approvazione, distribuzione). Molto importante anche la ricerca dei documenti sulla base di diversi criteri anche combinati fra loro (tipologia di documento, data di creazione/modifica, titolo, dimensione del file, stato del documento rispetto ai workflow impostati, testo contenuto nel documento, etc.). Le combinazioni di ricerca possono anche essere memorizzate per consentire successive applicazioni del medesimo criterio di interrogazione.
La possibilità di avere un forum per ogni singolo documento, consente di creare un immediato e specifico luogo di confronto tra diversi utenti.
