I documenti vengono organizzati all’interno della piattaforma secondo una logica gerarchica, creando cartelle e relative sotto-cartelle tematiche.
Un altro aspetto importante è che Knowledge Tree consente di gestire, in relazione a gruppi di utenti creati in piattaforma, i permessi per le operazioni che si possono compiere sul documento (scrittura, lettura, cancellazione, etc.). In questo modo è possibile assegnare a utenti, che fanno riferimento ad unità funzionali diverse all’interno di una medesima organizzazione, livelli di permesso differenti.
Knowledge Tree presenta una barra di navigazione con tre pulsanti che corrispondono ad altrettante sezioni funzionali:
- La bacheca (Dashboard), che si visualizza all’apertura della piattaforma e che riporta il messaggio di ingresso.
- Esplora documenti (Browse Documents), la sezione che serve per creare la struttura logica dei documenti archiviati e per lavorare con i documenti e le cartelle che compongono il repository.Tutti gli utenti che hanno il permesso di accedere a Knowledge Tree possono visionare e lavorare sulle cartelle e sui documenti archiviati secondo i permessi predefiniti.
- Amministrazione sistema (DMS Administration), la sezione che consente all’amministratore di sistema e a tutti gli utenti iscritti abilitati alle funzioni di amministrazione di gestire la piattaforma attraverso la definizione dei gruppi di utenti, degli attributi/metadata da assegnare ai documenti, dei diversi workflow, etc.
Screenshot della gestione file
Conclusioni
Nelle aziende la gestione documentale rappresenta un fattore sempre più importante. Essa ha infatti notevoli ricadute in termini di efficienza economica e di efficacia organizzativa e di mercato.
Knowledge Tree rappresenta una soluzione interessante per le piccole e medie imprese, in quanto disponibile in versione gratuita e dotata di un’interfaccia semplice e agevole. La piattaforma allo stesso tempo presenta tutte le principali funzioni che un sistema documentale dovrebbe offrire, dalla gestione dei workflow, alla definizione di un sistema di regole di sicurezza per il controllo e la gestione degli accessi e delle azioni sui contenuti, dalla memorizzazione dei documenti web-based, alla presenza di un potente motore di ricerca tra i contenuti.
Abbiamo testato la versione 3.4.5 del’applicazione su un PC desktop (Intel Core 2 Duo e 2GB di RAM e Windows Vista)e le prestazioni non sono da formula uno. Probabilmente la lentezza è dovuta alla configurazione non ottimizzata dei server (Apache e MySQL), ma questo ci fa riflettere sul tipo di attenzioni da dedicare alla configurazione nell’ambiente di lavoro.
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