Sta diventando sempre più rilevante nelle realtà aziendali la gestione ottimale degli asset IT. Un asset è un’entità posseduta dall’azienda, di cui interessa tracciare il ciclo di vita. Partendo dalle realtà più semplici nelle quali gli asset di interesse sono Personal Computer (desktop e portatili), si può arrivare a situazioni più complesse che gestiscono come asset dai software installati, agli apparati di rete, ai palmari, e qualche volta anche apparati come gli ups, o i televisori lcd sui muri della società.
Il servizio deputato alla gestione di queste entità viene chiamato Asset Management. I suoi compiti sono molteplici, ed in genere crescono con l’affermarsi della piattaforma nella società. Sostanzialmente il servizio di Asset Management deve provvedere alla gestione delle informazioni del ciclo di vita degli asset. Il grado di copertura del ciclo rende più o meno complesso il servizio e la piattaforma che lo supporterà. Il ciclo di vita degli asset è composto da diverse fasi.
- Approvvigionamento (Procurement)
- Messa in esercizio (Deploy)
- Esercizio (Use)
- Aggiornamento (Upgrade)
- Manutenzione
- Ritiro
- Dismissione
A seconda della complessità della realtà aziendale e della numerosità degli asset, possono essere considerate piattaforme più o meno sofisticate di Asset Management. Una piattaforma di Asset Management sostanzialmente prevede una base dati centralizzata che conterrà le informazioni di tutti gli asset aziendali, e una serie di processi che insistono sulla base dati e che permettono le operazioni di aggiornamento e interrogazione. Quindi si può partire da una semplice applicazione custom per la gestione di questa base dati fino ad arrivare a prodotti consolidati sul mercato che dispongono già di tutto il necessario, compresi tool predefiniti di integrazione con gli altri elementi del sistema informativo societario.
Approvvigionamento
È la fase iniziale del ciclo degli asset e comprende attività di prospetto di acquisto, ordine pezzi e loro immagazzinamento. Alcune piattaforme permettono la pianificazione dell’acquisto di asset in relazione a progetti IT.
Queste attività che sono quelle classiche di una gestione di magazzino possono rientrare o meno nella competenza del servizio. Se non sono gestite direttamente, normalmente si prevede un processo di integrazione, questo perchè risulta fondamentale nella fase di immagazzinamento l’identificazione degli asset. La loro corretta etichettatura sarà importante per tutto il resto del ciclo di vita dell’asset.
Ad ogni entità che viene considerato asset, viene assegnato un numero univoco, chiamato AssetTag o AssetNumber, che permetterà di individuarlo univocamente. In questa fase vengono anche trattate le informazioni vitali concernenti i contratti che possono essere di acquisto/garanzia e manutenzione (Contract Management).
Messa in esercizio
La fase di messa in esercizio dell’asset assolve a diverse importanti funzioni. Il principale scopo è quello di rendere utilizzabile l’asset, con una corretta configurazione.
Esistono diverse applicazioni deputate allo scopo, che rientrano nell’area Sistemi ed esercizio. Anche in questo caso è necessario che vi sia una corretta integrazione con la piattaforma di Asset Management. Nella pratica il processo di messa in esercizio prevede il prelievo da magazzino e l’installazione fisica della macchina nell’ufficio. I tecnici dell’area sistemi provvedono a tutte le operazioni di configurazione. Viene installato l’ambiente software, copiando sull’hd della macchina una immagine contenente oltre al sistema operativo tutti i driver della macchina e le applicazioni base. Questa procedura di standardizzazione viene fatta all’arrivo di uno stock di macchine. Essendo tutte uguali viene installata e configurata una macchina in laboratorio. Viene poi fatta una cattura dell’impronta dell’hd che conterrà tutto ciò che serve a quella macchina per essere operativa. Questa immagine viene conservata in un archivio software di configurazioni macchine, e potrà servire ogni volta che occorrerà installare o ripristinare una macchina, in seguito a malfunzionamenti.
In questa fase è prevista anche una configurazione di asset identification. Vengono cioè inserite nella macchina delle informazioni atte a poterla identificare. Talvolta si installano dei software, detti agenti, che permettono il colloquio remoto con console di gestione. Questo permette ai sistemisti di effettuare manutenzione da remoto, e al processo di integrazione con l’Asset Management di recuperare informazioni. Quelle più importanti sono l’AssetTag della macchina e l’ufficio nella quale è stata attivata. Ma possono essere di interesse tutte le informazioni riguardanti la configurazione hardware e software della macchina. Sapere dove è localizzata la macchina rende facile un’eventuale processo di Cost Accounting.
Fase di esercizio
La fase di esercizio dell’asset nella realtà aziendale coinvolgerà tutta una serie di altri servizi come la business continuity, il monitoring, il tuning, e la sicurezza che comprende anche piattaforme di backup.
Per quanto riguarda l’Asset Management, nella fase di esercizio interessano le cosiddette Change Request; sostanzialmente il servizio di Asset Management deve essere aggiornato tempestivamente ad ogni cambiamento di stato della macchina. A questo scopo esistono i sistemi di Discovery, che quasi sempre utilizzano gli agenti citati per reperire informazioni di dettaglio degli asset: a seconda della complessità dell’agente, questo è in grado di segnalare alla centrale, un server applicativo direttamente collegato al DB centrale, un gran numero di dettagli dell’asset. Principalmente dettagli hardware, ma non solo, perchè risulta molto importante, ad esempio, la rilevazione dei software installati.
Stanno nascendo anche nuovi sistemi di discovery agentless, che riescono a reperire informazioni senza bisogno dell’installazione preventiva di un agent. Nella fase di esercizio, il servizio di Asset Management è deputato a produrre reportistica di stato del parco asset. Questi report sono molto utili per svariate tematiche. Danno un supporto alla gestione amministrativa per quanto riguarda l’ammortamento cespiti, permettono una facile gestione delle licenze software di un’azienda, consentono una migliore pianificazione di acquisti.
Aggiornamento, manutenzione e fasi finali
L’aggiornamento e la manutenzione degli asset attingono informazioni dal servizio di Asset Management. Sia informazioni sulle componenti dell’asset sia quelle relative al fornitore addetto alla presa in carico del pezzo non funzionante, con gestione della garanzia. Ma anche la registrazione dei costi, e quella del tracciamento delle anomalie, che permettono un’ottimizzazione sia della spesa, che dell’efficienza relativa al lavoro prodotto con l’utilizzo dell’asset.
Le fasi finali del ciclo di vita dell’asset sono il Ritiro e la Dismissione. Il primo prevede uno stoccaggio dell’asset nel magazzino, con la possibilità di ritorno in esercizio. Il secondo l’uscita dell’asset dal parco della società con la sua rottamazione.
Considerazioni conclusive
Molto importante è il punto di innesto del servizio di Asset Management nel ciclo di vita degli asset. Frequentemente si adotta l’approcio leggero entrando con il servizio nella fase di esercizio. L’asset viene identificato nel sistema, quando è acceso ed utilizzato. Quindi si inizia con un censimento che riesce a garantire la corretta gestione del parco esistente. Ma se il parco cresce nel tempo e cresce sopratutto la sua dinamicità, si rischia di inseguire costantemente lo stato attuale, senza raggiungerlo. Per questo è preferibile quanto prima cercare di attivare procedure di Asset Management sin dalla fase di approviggionamento.
Le motivazioni per l’introduzione di un servizio di Asset Management, dovrebbero a questo punto essere abbastanza chiare. Parametri fondamentali sono la numerosità degli asset, e la loro dinamicità, ma anche le previsioni di crescita a medio lungo termine. Quando il cosidetto TCO (Total cost of ownership) diventa rilevante è necessario cominciare ad impostare una politica di gestione del parco macchine che permette da una parte di avere il controllo della posizione infrastrutturale IT, e dall’altra di tenere sotto controllo i costi imputati ad essa, e il ROI (Return of Investments).
