Le web app per la collaboration online consentono, attraverso la condivisione delle informazioni, di semplificare il lavoro di gruppo. Una delle più utilizzate è Google Calendar, tramite cui organizzare appuntamenti via pc, smartphone o tablet.
=> Google Calendar, pianificare e condividere
Un ufficio con più sedi dislocate o colleghi e consulenti in remoto può avvantaggiarsi delle sue funzioni gratuite per la sincronizzazione degli impegni condivisi: con le credenziali di accesso, è possibile accedere alla bacheca virtuale dell’azienda per visualizzare o modificare eventi di ogni genere (riunioni, orari di lavoro, turnazione ferie, ecc.), appuntati su uno o più calendari web.
Primi passi
Per sfruttare le varie Google Apps occorre registrare un regolare account e successivamente, nella home di Google, cliccare sull’icona APP e poi su Calendar.
Compare la schermata col calendario (inizialmente vuoto)
Visualizzazione
È possibile modificare la visualizzazione del calendario scegliendo tra le opzioni a disposizione, dai pulsanti in alto a destra della schermata.
A seconda della scelta operata le caselle del calendario verranno raggruppate in giorni, settimane o mesi. In alternativa, esistono combinazioni da tastiera che possono agevolare la scelta:
- Tasto ‘1’ o ‘d’ per la visualizzazione quotidiana
- Tasto ‘2’ o ‘w’ per la visualizzazione settimanale
- Tasto ‘3’ o ‘m’ per la visualizzazione mensile
Creare un evento
Basta cliccare in corrispondenza del giorno e orario desiderato e digitare una breve descrizione.
Il risultato sarà il seguente:
Modificare un evento
Cliccando sopra l’evento avrete la possibilità di eliminarlo o di modificarlo:
Per modificare l’evento si può anche fare doppio click veloce sulla casella corrispondente nel calendario. Il risultato sarà simile al seguente:
Eventi periodici
Se vogliamo che l’evento venga ripetuto più volte nel tempo, possiamo:
- Fare doppio click in corrispondenza della data/ora corretta del calendario.
- Cliccare su Ripeti.
Il risultato sarà il seguente:
Promemoria
Una volta registrato un evento può essere utile richiedere al pc di ricordare la scadenza attraverso opportune segnalazioni: Mail o Popup. Per impostare le notifiche (Promemoria) occorre fare doppio click su un evento e successivamente agire sui menù cerchiati di rosso in basso.
Condivisione di calendari
Vediamo come condividere i calendari con utenti autorizzati, nel nostro esempio con i collaboratori dell’azienda. A questo scopo:
- cliccare sul triangolino nero a destra del nome
- cliccare su Condividi questo calendario
Nella nuova finestra, all’interno del campo “persona”, digitare la mail dell’utente con cui condividere il calendario.
Prima di salvare e tornare al calendario, occorre impostare i permessi per l’utente appena indicato, agendo sul menu Impostazioni autorizzazione sulla destra.
Le opzioni di scelta disponibili sono:
- Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione…
l’utente potrà agire liberamente sul calendario modificandolo a piacimento, condividendolo con altri utenti o non condividerlo più. - Apportare modifiche agli eventi…
l’utente potrà agire sul calendario ma non decidere sulle condivisioni utenti. - Vedere tutti i dettagli dell’evento…
l’utente potrà vedere i dettagli dei vari eventi segnati e null’altro. - Vedere solo disponibile/occupato…
l’utente visualizzerà solo le caselle del calendario occupate da eventi ma non avrà modo per visualizzarne i dettagli.
Sovrapporre i calendari
Con Google Calendar è possibile creare più calendari ed eventualmente sovrapporli, come fogli trasparenti, creando un unico calendario.
Per aggiungere un nuovo calendario:
- Cliccare sul triangolino nero accanto a «i miei Calendari»
- Cliccare su “crea Nuovo Calendario”
Digitare il nome del calendario (nell’esempio “Resp. Marketing”) e gli indirizzi email con cui condividerlo. Al termine cliccare su CREA CALENDARIO.
A questo punto, i vari calendari creati si sovrapporranno automaticamente. Le colorazioni dei vari eventi indicano che appartengono a calendari diversi.
Per visualizzare solo un calendario, cliccare sulla freccetta nera accanto al nome e poi su «Visualizza solo questo calendario». Oppure cliccare sul nome, una volta col tasto sinistro (per nasconderlo) e una seconda volta per ri-visualizzarlo.
