Un software EPM (acronimo di Enterprise Performance Management) è un termine che racchiude tutti gli strumenti destinati a supportare i processi di project management di una determinata azienda.
Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, questi tipi di strumenti non sono nuovi. Tuttavia, negli ultimi tempi sono diventati sempre più popolari e sono entrati a far parte del ventaglio di servizi per lo sviluppo software personalizzato.
Principali utilizzi di uno strumento EPM SaaS
A seconda delle esigenze di ogni azienda si possono trovare soluzioni EPM molto variegate: ad esempio esistono formati applicativi oppure online, con un maggior o minor numero di moduli, software di proprietà o free ecc.
Controllo sul progetto
- Una delle funzioni più importanti di uno strumento EPM è l’upload dei progetti presenti nel portfolio della società. Ciò che è veramente interessante è che il sistema di controllo degli accessi dei progetti prevede una gestione dei permessi. Ciò consentirà solo agli utenti autorizzati di eseguire determinate azioni.
- Quando i progetti sono stati caricati su EPM SaaS, sarà necessaria una pianificazione. Ciò comprende molte risorse, che vanno dalla creazione di calendari in cui sono indicate le risorse disponibili al carico di lavoro (sotto forma di attività e milestone), a i prezzi e diversi interventi che possono essere realizzati durante il progetto.
All’interno della progettazione, e a seconda di ogni strumento EPM, possiamo trovare una quantità maggiore o minore di dettagli. Più flessibile è lo strumento, migliore sarà il servizio che fornirà all’utente.
- Per quanto riguarda la soluzione di risparmio, è molto importante che il software ERP consenta di salvare diverse linee di base. È il modo per determinare come si è evoluta la pianificazione nel corso della vita utile del progetto. Questa funzione ha molti usi: ad esempio, fare il punto della situazione in qualsiasi momento. Sarà quindi utile per sapere cosa migliorare per i progetti futuri.
- Nel reporting devono essere presenti meccanismi che consentano di segnalare qualsiasi problema o rischio che possa sorgere. L’obiettivo di questi dati è quello di poter prevedere qualsiasi evento che possa influenzare il normale sviluppo del progetto e che possa pregiudicarne l’adempimento (in termini di qualità, costo o prezzo).
Oggi è possibile trovare molti strumenti EPM SaaS che consentono di effettuare il processo di reporting online. Questa formula è molto più pratica, poiché richiede solo un browser e l’autorizzazione per accedere al portafoglio.
Gestione dei dati del progetto
Esistono due formule per eseguire la gestione delle informazioni nel progetto:
- uno strumento esterno viene utilizzato per gestire i report già esistenti;
- si ricorre alla funzionalità inclusa nello strumento EPM SaaS.
In ogni caso, questa gestione dovrebbe consentire un’organizzazione a livello di macroprogetto. L’idea di questa “view” è quella di poter visualizzare l’intero piano a livello globale per poi scendere a livelli di dettaglio con una vista più specifica.
Uno dei vantaggi dell’utilizzo di uno strumento EPM SaaS è che di solito ha codici colore che ci consentono di indicare lo stato di qualsiasi progetto. Quindi, solo dando una rapida occhiata, possiamo sapere se il progetto ha bisogno di attenzione o meno.
La cosa più logica sarebbe segnare con il colore rosso se qualcosa va storto, giallo per qualcosa che potrebbe essere migliorato e verde per quello che va bene, come se fosse un semaforo.
Integrazione del database
Questo è un altro motivo valido per adottare una soluzione EPM nella tua azienda. Grazie ad software EPM è possibile assegnare i dati aziendali una sola volta all’interno del sistema e fare in modo che tali informazioni vengano utilizzate da tutti i collaboratori (è possibile concedere permessi per impedire accessi non autorizzati).
Ciò che si ottiene con questo sistema è evitare dati ridondanti e duplicati.
Ci sono molti dati che dovrebbero essere registrati nei database, come budget, acquisti, asset, vendite.
Ottimizzazione del tempo
Investendo in un EPM è possibile migliorare il lavoro collettivo tra i dipendenti. Ogni minuto speso per ogni attività sarà più efficace ed efficiente.
Gli EPM, allo stesso modo dei motori di ricerca che utilizziamo quotidianamente su Internet, hanno un proprio motore di ricerca all’interno del database. Pertanto, se vuoi trovare informazioni specifiche, puoi farlo in tempi record.
Inoltre, con un EPM anche l’incertezza può essere ridotta. Ciò è dovuto al fatto che in ogni momento saremo in grado di vedere lo stato attuale dei KPI definiti, consentendoci di eseguire azioni correttive prima che le cose peggiorino.
