La fatturazione elettronica prevede la produzione, trasmissione e conservazione a norma dei documenti fiscali in modalità esclusivamente digitale e dematerializzata, a garanzia della piena tracciabilità e della massima integrità nel tempo. Le fatture sono generate in formato XML (eXtendible Markup Language), inviate tramite il Sistema di Interscambio (SdI) predisposto dall’Agenzia delle Entrate e gestite elettronicamente nel ciclo attivo e passivo, con successiva conservazione a norma.
I soggetti passivi IVA (imprese e professionisti) possono scegliere di riceverle tramite due differenti tipologie di recapito telematico: PEC (posta elettronica certificata) o codice destinatario, specifico codice univoco di sette cifre rilasciato dall’Agenzia delle Entrate ai titolari di un canale di trasmissione delle fatture presso il Sistema di Interscambio (da richiedersi all’Agenzia stessa, che lo rilascia alle Partite IVA già accreditate oppure agli intermediari accreditati).
L’intero iter consente di emettere fatture sempre valide e tracciabili, per una più efficace gestione contabile con fornitori e clienti.
Le fatture elettroniche devono anche essere conservate a norma. Per farlo, è possibile utilizzare il servizio gratuito proposto dall’Agenzia delle Entrate (che riguarda però le sole fatture emesse e ricevute in formato xml conformi) facendone richiesta dalla propria area riservata e caricando poi manualmente i documenti. In alternativa, si può optare per soluzioni commerciali fornite da partner qualificati, più complete ed integrabili con i propri sistemi, automatizzate e personalizzabili (come ad esempio il servizio di conservazione sostitutiva DocFly di Aruba).
Fatturazione elettronica: normativa, obblighi, soggetti coinvolti
In Italia l’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto per la prima volta nel 2014, per le operazioni da e verso la Pubblica Amministrazione (B2G). Dal primo luglio 2018 anche i subappaltatori e i sub-contraenti nell’ambito di un contratto stipulato con la PA sono tenuti a emettere fattura elettronica, analogamente alle cessioni di carburanti diverse da quelle operate presso le stazioni di rifornimento. Dallo scorso settembre l’obbligo è stato esteso alle operazioni in ambito Tax free Shopping mentre, a partire dal 1 gennaio 2019, la nuova procedura riguarda tutti gli scambi tra i soggetti con Partita IVA (B2B) e la fatturazione verso i consumatori finali (B2C).
Fanno eccezione:
- Le Partite IVA in regime dei minimi o forfettario;
- i soggetti che erogano prestazioni sanitarie comunicate tramite Sistema Tessera Sanitaria;
- le associazioni sportive dilettantistiche;
- alcuni operatori del settore Agricoltura.
Semplificazioni e sanzioni ridotte
Se è vero che l’obbligo di fatturazione elettronica è destinato a portare nel tempo numerosi vantaggi, è innegabile che la transizione verso il nuovo processo digitale potrebbe non risultare indolore per tutti i soggetti coinvolti. Per rendere più facile il cambiamento, il Decreto Fiscale collegato alla Legge di Bilancio ha quindi stabilito alcune agevolazioni e introdotto la previsione di sanzioni ridotte in caso di mancato adeguamento alla normativa, almeno per il primo periodo.
- Per i primi 6 mesi del 2019 non saranno applicate sanzioni in caso di emissione tardiva delle fatture, purché inviate entro il termine di liquidazione IVA del periodo. È prevista la riduzione dell’80% della sanzione, inoltre, qualora la fattura emessa tardivamente rientri nella liquidazione periodica del mese o del trimestre successivo.
- Dal primo luglio 2019, la fattura può essere emessa entro 10 giorni dalla prestazione o dalla vendita, indicando comunque l’emissione non contestuale.
Le semplificazioni, invece, riguardano la possibilità di esercitare il diritto alla detrazione IVA – entro il 16 di ogni mese – relativamente alle fatture ricevute e annotate entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione. Inoltre, il termine per la registrazione delle fatture viene fissato al giorno 15 del mese successivo a quello della relativa operazione, superando il limite attuale pari a 15 giorni dall’emissione della fattura.
Fatture elettroniche con la Web App di Aruba
Sempre nell’ottica di rendere più semplice il passaggio alla fatturazione elettronica, imprese e professionisti possono fare riferimento a servizi di supporto offerti da provider certificati come Aruba: l’applicazione web “Fatturazione Elettronica”, ad esempio, permette di automatizzare e gestire in modo veloce l’intero processo di generazione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture.
La Web App garantisce il totale rispetto della normativa e assicura elevati standard di sicurezza, mettendo a disposizione un capiente spazio di conservazione e rendendo molte impostazioni personalizzabili dagli utenti.
Le funzionalità sono molteplici: creazione guidata di fatture elettroniche in formato XML; verifiche di compilazione (controlli XSD e extraschema); apposizione della firma elettronica (CAdES) su tutte le fatture; invio e ricezione delle fatture attraverso SDI e trasmissione di comunicazioni finanziarie (spesometro, liquidazione IVA); gestione delle notifiche ricevute dal SDI; conservazione a norma dei documenti fiscali.
Scopri tutte le caratteristiche del servizio visitando la sezione dedicata sul sito Aruba.
