Il dipendente in trasferta risparmia tempo nella compilazione della nota spese e l’azienda acquisisce i dati dei fornitori ed effettua i rimborsi del caso. Sono i vantaggi della app SAP Concur per la gestione della nota spese di trasferta delle aziende, raccontati a PMI.it da Massimo Tripodi, country manager di SAP Concur, nel corso dell’evento SAP Now di Milano.
Le trasferte rappresentano in genere il secondo o il terzo costo operativo per le aziende. E non viene adeguatamente controllato.
Lo testimonia un’indagine dell’Osservatorio The cost of doing nothing di SAP Concur, secondo cui il 75% dei CFO afferma che le attività delle loro aziende spesso superano i limiti di spesa annuali.
Le spese di viaggio dei dipendenti in media rappresentano il 10% dei fondi annuali, e l’81% delle imprese dichiara di riscontrare inesattezze e ammanchi. Risultato: i due terzi dei CFO temono che i dipendenti non rispettino totalmente le policy aziendali in fatto di spese di viaggio, il 77% dichiara difficoltà nel rintracciare in maniera facile e veloce i dipendenti in trasferta in caso di emergenza.
La digitalizzazione, in questo senso, va incontro alle esigenze delle imprese. Il software Concur risolve alla radice il problema, per due motivi:
- ogni dipendente ha una configurazione relativa alla propria posizione all’interno della policy aziendale, per cui non può effettuare spese che non sono previste;
- tutte le spese effettuate vengono automaticamente inviate al gestionale senza più compilare la classica nota spese.
Questo è un vantaggio in particolare per il dipendente, che, secondo quanto comunica SAP Concur, in media spende 4 ore e mezzo al mese per gestire la nota spese.
Non c’è solo la app: il dipendente può utilizzare il programma anche da desktop.
Il software è compatibile con tutti i principali gestionali, dialoga con gli strumenti di pagamento (ad esempio, se il dipendente ha una carta aziendale, non dovrà nemmeno fotografare lo scontrino, perché il dato arriva direttamente all’amministrazione).
Per l’azienda ci sono anche altri vantaggi, oltre al risparmio di costi determinato dalla riduzione degli errori, o delle “creste”. In primis, i dati su tutte le spese dei dipendenti arrivano al sistema in modo strutturato, e diventano veri e propri report. Che consentono, ad esempio, di misurare le performance dei fornitori a cui si rivolgono per le trasferte (ad esempio, le agenzie di viaggio). Questo consente, ad esempio, di migliorare la qualità degli accordi commerciali, oltre che il servizio. Altro vantaggio: la app consente di effettuare automaticamente rimborso IVA. Una funzionalità importante, sottolinea Tripodi, perché:
il rimborso IVA sulle spese di trasferta normalmente riesce a farlo il 5% delle aziende, a causa della documentazione necessaria, spesso difficile da produrre.
