Quando i dipendenti operano fuori sede, la gestione delle note spese è più complessa. Per tenere sotto controllo i costi operativi monitorando le trasferte in termini chilometrici dicendo addio ai modelli cartacei, BlueXpense consente di sfruttare i vantaggi della dematerializzazione agendo da “personal assistant”: la Mobile App segue la giornata lavorativa dei collaboratori che si muovono sul territorio, rendendo immediata la registrazione dei tragitti effettuati e delle spese sostenute.
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Con BlueXpense il collaboratore può pianificare la giornata importando attività e appuntamenti da CRM, caricare i giustificativi semplicemente fotografandoli e inserire i percorsi su mappa interattiva con un semplice click. E’ possibile anche utilizzare il dispositivo GPS Twinkle per rilevare automaticamente i percorsi evitando all’azienda l’onere di confermare i km dichiarati. L’App può essere impostata secondo il profilo aziendale del lavoratore: dipendente, responsabile, etc. Le funzioni di modifica, cancellazione e ricerca agevolano l’utente in ogni fase. Il software elabora le informazioni generando automaticamente la nota spese e prevede tutto ciò che serve per gestirne in maniera completa l’intero ciclo di vita: gli iter approvativi, la firma digitale remota, l’integrazione con servizi di OCR (riconoscimento ottico del testo), soluzioni di gestione documentale, sistemi di file sharing oltre che con l’applicazione Siav Touch Backoffice, appositamente pensata per il controllo puntuale dei giustificativi di spesa tramite una scrivania touch. La nuova App è disponibile per iOS, Android, Windows Phone e su richiesta BlackBerry 10. E’ completata da una dashboard Web semplice e ricca di funzionalità, che consente di svolgere tutte le operazioni di configurazione del sistema, creazione nota spese e approvazione anche con firma digitale.
