Le aziende gestiscono ormai quantità di dati e file non indifferenti, che negli archivi digitali aumentano di giorno in giorno. Si consolida quindi la necessità di adottare valide metodologie di gestione, per evitare inutili perdite di tempo e rallentamenti significativi del flusso di lavoro aziendale.
Senza ricorrere a sofisticate soluzioni di archiviazione dati, per snellire le operazioni di ricerca e consultazione dei file è possibile adottare dei “piccoli trucchi”.
Ad esempio, per mezzo di un semplice foglio di calcolo (creato, ad esempio, con l’applicativo open source gratuito della suite OpenOffice.org, CALC), si può creare un elenco di file contenuti in una data cartella, che permetta di accedere ad essi senza dover per forza sfogliare le risorse del computer.
La procedura per creare questo elenco, in modo semplice, è la seguente. L’elenco dei file contenuti in una cartella può esser facilmente stampato, effettuando un “print screen” di quanto visualizzato dal monitor.
Questa immagine può essere copiata in un word editor e successivamente stampata.
In questo modo, ci si ritrova in mano una copia cartacea dell’elenco dei file, utile per la fase successiva di inserimento dell’elenco.
Il passo successivo consiste nel creare – all’interno della cartella per la quale vogliamo creare l’elenco di file – il foglio di calcolo nel quale inserire i nomi dei file. Ogni nome deve essere collegato (inserendo un collegamento ipertestuale) al file corrispondente.
L’elenco può essere reso più funzionale inserendo delle colonne contenenti la data di creazione del file, la data dell’ultima modifica, il nome di chi ha creato il file ed il nome di chi ha fatto l’ultima modifica di esso.
L’elenco creato, potrà essere inserito, come collegamento, nel desktop del computer.
In questo modo, avremo a disposizione un elenco dei file, importanti per l’azienda, rapidamente consultabile.
